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Ausfüllen der Steuerformulare für die Bildagentur 123rf

Ich weiß nicht, warum die Bildagentur 123rf erst jetzt anfängt, bestimmte Steuerinformationen von ihren Anbietern abzufragen, während andere Agenturen wie Shutterstock oder Fotolia das schon seit über fünf Jahren verlangen.

Der Grund ist jedoch jedes Mal der Gleiche: Vorgaben der US-Finanzbehörde IRS, um steuerliche Vorgaben korrekt umsetzen zu können.

Für Fotografen ist es sinnvoll und wichtig, die Steuer-Informationen vollständig auszufüllen, weil so in den meisten Fällen eine deutlich höhere Besteuerung der Agentureinnahmen vermieden werden kann.

Während bei den anderen Agenturen bei der Umsetzung dieser Behördenanforderungen teilweise ein völliges Chaos herrschte, hat 123rf von den Fehlern der anderen Agenturen gelernt und das Ausfüllen des „W8-BEN-Antrags“ deutlich erleichtert.

Wie fülle ich das Formular richtig aus?

  1. Logge Dich bei 123rf ein und gehe dann ins „Tax Center„, der Link ist auf der Startseite ganz unten rechts zu finden.
  2. Dort startet ihr dann den „123 Tax Wizard“, also eine Art Ausfüllhilfe.
  3. Klickt auf „No“, bei „Do you know your Tax Group?“ (Kennst Du Deine Steuergruppe?)
  4. In meinem Fall klicke ich dann auf „I submit as an individual at 123rf“ (Ich liefere Bilder als Einzelperson an 123rf). Achtung: Wer Bilder als Unternehmen, Handelsgesellschaft, GmbH, LLC oder ähnliches liefert, muss unter Umständen eine der anderen Möglichkeiten anklicken.
  5. Danach wird das Land des permanenten Wohnsitzes abgefragt, in meinem Fall „Germany“.

    123rf tax-01
    Screenshot des „Tax Wizard“
  6. Klicke danach auf „Fill in E-form“ (Fülle das „W-8BEN“-Formular elektronisch aus) im roten Kästchen.
  7. Dann öffnet sich das „Form W-8BEN“, aber glücklicherweise sind die meisten Daten schon aus dem Profil von 123rf übernommen worden.
  8. Kontrolliert bitte euren Namen bei 1. sowie ihre Anschrift bei 4. Sollten da Fehler enthalten sein, müsst ihr diese Daten bei 123rf unter „Mein Konto/Anschrift ändern“ korrigieren.
  9. Bei 6. habe ich meine US-Steuernummer eingetragen, wer keine hat, klickt rechts einfach auf „I have no SSN, ITIN or EIN“ (Ich habe keine US-Steuernummer)
  10. Bei 7. habe ich meine deutsche Umsatzsteuer-ID eingetragen, bin aber ehrlich gesagt unsicher, ob nicht auch die Steueridentifikationsnummer oder die „normale“ Steuernummer ausreicht. Da das Feld aber als „optional“ (freiwillig) gekennzeichnet ist, müsstet ihr auch nichts eintragen, wenn ihr nicht wollt.

    Screenshot des W8-BEN-Formulars
    Screenshot des W-8BEN-Formulars
  11. Die Häkchen und anderen Details sind von 123rf schon korrekt vorausgefüllt, ganz unten müsst ihr dann nur noch unterschreiben, indem ihr euren Vor- und Nachnamen eintippt. Dieser muss identisch sein mit dem Namen bei 1.
  12. Fertig! Danach werdet ihr wieder zum „Tax Center“ geleitet, wo jetzt in grün „Tax Form W-8BEN Submitted“ (Steuerformular abgeschickt) stehen sollte.
  13. Nach einigen Wochen sollte sich der Status in „Tax Form W-8BEN Approved“ (Steuerformular bestätigt) ändern.

Habt ihr das Steuerformular auch schon ausgefüllt?

Frag den Fotograf: Die Angst vor dem Modelvertrag

Kurz nachdem ich mich entschieden hatte, mehr Leserfragen öffentlich im Blog zu beantworten, trudelten fast zeitgleich zwei Mails ein, die eine sehr ähnliche Frage enthielten. Deshalb möchte ich beide Emails heute zusammen beantworten.

Dagmar schrieb in ihrer Mail:

„…bevor ich loslege, grüße ich dich aus dem sehr sommerlichen Hilden bei Düsseldorf.

Dieses Jahr bin ich in die Stockfotografie eingestiegen, verfolge regelmäßig deinen Blog, lese gerade dein Buch und ziehe absolut den Hut davor, was du für dich auf die Beine gestellt hast. Du bist ein absolutes Vorbild für mich. Gratuliere von Herzen!

Jetzt hab ich als Anfängerin aber mal zwei Fragen an dich:

Buchst du immer deine Models und machst dann deine Fotos? Oder siehst du auch spontan eine Situation/ Motiv und sprichst die Personen an ob sie mit der Veröffentlichung und dem Verkauf von dem eben gemachten Foto einverstanden sind?

Letztens habe ich auf einem Damm mehrere Rentner nebeneinander auf einer Bank sitzen sehen. Vorne eine gepflegte grüne Wiese, dahinter Himmel. Das Bild wäre genial gewesen! Habe mich nicht getraut sie anzusprechen…

Wie um Himmels Willen machst du das dann? Hältst du denen den Vertrag unter die Nase und sagst so was wie

„Sind Sie einverstanden, dass ihr Bild veröffentlicht und verkauft wird? Ich kann Ihnen zwar nicht sagen mit welchen Überschriften und für was Sie dann Werbung machen – da hab ich keinen Einfluss drauf?“

Wenn ich mich in deren Lage versetze – ganz ehrlich – „mehr wie sonderbar“ – würde ich denken…!

Wenn sie spontan dann doch damit einverstanden wären, würden Sie von mir Geld bekommen? Wenn ja wieviel? Man weiß ja vorher gar nicht ob das Foto sich dann überhaupt verkauft.“

Lars schrieb mir folgendes aus einer anderen Ecke Deutschlands:

„Hallo Herr Kneschke,

ich habe ihren Blog schon sehr oft gelesen und mir auch ihr Buch (3.Auflage) gekauft. Leider konnte ich in den Informationsquellen keine Infos dazu finden, wie sie den „Models“ oder sagen wir einfach mal Bekannten oder Freunden sagen, dass sie die Bilder im Internet verkaufen wollen.

Ich denke wenn ich das meine Leute fragen werde, wird die Antwort sofort ein Nein sein, da es sich komisch anhört und man ja selber gar keine Kontrolle mehr über den weiteren Verlauf der Bilder hat.

Mich würde es riesig interessieren wie sie das ansprechen. Gibt es irgendwelche Tipps damit sich das ganze nicht so abschreckend anhört? Vor allem wirkt auch das Ausfüllen eines Vertrages ebenfalls abschreckend.

Ich wäre ihnen zu riesigem Dank verpflichtet und würde mich sehr über eine Antwort zu dem Thema freuen 🙂

Zu meiner Person: Ich heiße Lars, bin 24 Jahre alt und seit 2 Monaten alles am fotografieren was geht. Mir bereitet die Fotografie Unmengen Spaß und ich bin sehr interessiert an dem Thema. Damit jetzt auch noch Geld verdienen zu können, wäre ein riesen Traum von mir. Selbst wenn es nur 10€ im Monat sind, würde mir das eine große Freude machen. Leider traue ich mich nicht wirklich meine Freunde/Bekannten zu fragen ob ich sie fotografieren darf, um die Fotos im Internet zu verkaufen und das bremst mich erheblich aus.“

Die Hauptfrage beider Mails ist: Wie erkläre ich meinen Models, dass ich sie fotografieren will und was mit den Fotos geschieht? Auf die Nebenfragen will ich zwischendurch eingehen.

Zunächst einmal: Ich fotografiere so gut wie nicht spontan für Bildagenturen. Ich habe in meinen Anfängen die Erfahrung gemacht, dass eine sorgfältige Planung deutlich lukrativere Ergebnisse bringt als ein zufälliges „Drauflos“-Fotografieren. Außerdem lege ich eben Wert darauf, dass meine Models wissen, was sie zu erwarten haben und das ist etwas, was sich nicht zwischen Tür und Angel erklären lässt.

Deshalb lade ich die Leute, die von mir fotografiert werden wollen, meist zu einem Vorgespräch ein. Dort zeige ich ihnen Beispielbilder von mir, damit sie merken, welchen Bildstil ich haben will. Helle, bunte, optimistisch wirkende Fotos.

Außerdem habe ich eine dicke Mappe mit bisherigen Veröffentlichen von mir, wo Bilder für Zeitungsartikel, Flyer, Broschüren, Poster, Bücher oder Produkte benutzt wurden. Ich mache den Models klar, dass ich kaum Einfluss darauf habe, wo genau die Bilder eingesetzt werden und auch nur selten von einer konkreten Verwendung erfahre. Nur wenige, bestimmte Verwendungszwecke werden in den Nutzungsbedingungen ausgeschlossen.

Die potentiellen Models bekommen meinen Vertrag in deutsch und englisch ausgehändigt und haben genug Zeit, sich diesen in Ruhe durchzulesen. Außerdem sind beide Versionen jederzeit auf meiner Webseite nachlesbar.

Dazu mache ich paar Testfotos, um zu sehen, wie selbstsicher das Model vor der Kamera ist und ob es auf Kommando fotogen lachen kann.

Spätestens dann ist für beide Seiten klar, ob eine Zusammenarbeit in Frage kommt oder nicht. Wieviel die Models üblicherweise als Bezahlung erhalten, habe ich in einer Umfrage unter Stockfotografen ermittelt und die Ergebnisse in diesem kostenlosen Ebook bereitgestellt. Den Einwand, dass man nicht wisse, ob sich die Fotos auch verkaufen würden, lasse ich nicht gelten. Das Honorar ist – wie hier beschrieben – als Investition zu sehen. Das ist auch ein weiterer Grund gegen Spontan-Shootings: Je besser der Fotograf vorbereitet ist, desto leichter amortisieren sich die Ausgaben für das Model.

In beiden Mails schimmert aber etwas anderes durch: Angst. Die Angst, Menschen anzusprechen. Das is für einen People-Fotografen eine ernstzunehmende Hürde. Ein People-Fotograf muss ja nicht nur fotografieren, er ist auch Entertainer, Motivator, Seelentröster, Stilberater, Pausenfüller, Moderator, Regisseur und so weiter. Wer nur stumm fotografieren will, sollte sich lieber auf Food oder Landschaften spezialisieren.

Ich muss gestehen, dass ich auch eher schüchtern bin und es mir schwer fällt, ungezwungen mit fremden Menschen umzugehen. Aber mit etwas Übung klappt das schon. Anfangs habe ich ja keine Fremden gefragt, ob sie für mich modeln wollen, sondern Freunde. Da sagt man einfach: „Hey, du siehst doch gut aus, wollen wir nicht mal paar Fotos zusammen machen?“ Menschen fühlen sich ja in der Regel geschmeichelt, wenn sie für ihr Äußeres gelobt werden.

Der Vertrag und die Bezahlung zeugt dann von Professionalität. In Model-Foren lese ich immer wieder von windigen Fotografen, die Bilder nicht rausrücken oder die Fotos auf nicht abgesprochene Weise nutzen. Die Standard-Antwort ist dann immer: „Habt ihr denn keinen Vertrag abgeschlossen?“ Bei mir würden deshalb eher die Alarmglocken läuten, wenn ein Fotograf partout ohne Vertrag arbeiten will.

Wer sich nicht sicher ist, ob Leute auf den Modelvertrag eingehen würden, füllt den Vertrag einfach selbst aus und macht einige Selbstportraits, die dann den Bildagenturen angeboten werden. Wenn der Fotograf keine Probleme damit hat, seine Bilder einzustellen, warum sollte das Model welche haben?

Stockfotografie ist ja weder anrüchig noch illegal, sondern höchstens unbekannt. Deshalb helfen Offenheit und Geduld mein Erklären des Geschäftsmodells. Wer als Fotograf jedoch rumdruckst und selbst kein Vertrauen in sein Geschäftsmodell hat, kann das nicht von seinen Models erwarten. Über die hilfreichen Tugenden wie Vertrauen und Zuverlässigkeit habe ich aber in diesem Gastartikel für die fotocommunity mehr geschrieben.

Beantwortet das eure Fragen? Wie meistert ihr die Hürde, Menschen als Models zu gewinnen?

Fotolia verlangt jetzt auch Steuer-Informationen

Nachdem die Microstock-Bildagentur Shutterstock vor einem halben Jahr mit der Einführung von Steuerformularen für viel Wirbel gesorgt hat, zieht die Bildagentur Fotolia jetzt nach.

fotolia-steuer-bibliothek

Von vielen unbemerkt findet sich seit kurzem im Mitgliedsbereich ganz rechts der Menü-Eintrag „Steuer-Bibliothek“ (siehe Screenshot). Wer da raufklickt, kommt zu dem W-8 BEN-Formular, was die US-Regierung verlangt, um Steuern von us-amerikanischen Käufern korrekt abzurechnen. Da die USA mit Deutschland ein Steuerabkommen haben, empfiehlt es sich für deutsche Fotografen bei Fotolia, das Fomular korrekt auszufüllen, um in den Genuss von Steuererleichterungen zu kommen, bzw. genauer formuliert: Keine zusätzlichen Steuern zahlen zu müssen.

Einzelpersonen füllen das Formular am besten so aus:

  1. In der Steuer-Bibliothek im Abschnitt „Personen mit Wohnsitz in Ländern mit Besteuerungsabkommen“ (darunter fällt auch Deutschland) den Link „Online W-8 BEN Formular“ anklicken.
  2. Bei 1. (Name der natürlichen Person) den Namen des angemeldeten Fotografen eingeben.
  3. Bei 2. (Gründungsland der Gesellschaft) nur „N/A“ eintragen. Das steht für „not applicable“ und bedeutet „nicht zutreffend“, da Einzelpersonen ja keine Gesellschaften gründen.
  4. Bei 3. (Typ der Nutzungsberechtigten) „Einzelperson“ anklicken.
  5. Bei 4. die beim Meldeamt hinterlegte Wohnadresse angeben. Nummer steht für Hausnummer, die Felder „Wohnung“ und „Landkreis“ können ggf. frei gelassen werden.
  6. Bei 9.a (hauptansässig in) aus der Liste „Deutschland“ wählen
  7. Den Rest alles frei lassen.
  8. Auf „Vorschau“ klicken
  9. Im neuen Fenster bei „Unterschrift“ den Namen eingeben (muss identisch mit dem bei Schritt 2 sein.
  10. Auf „Absenden“ klicken.

Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass alle meine Angaben ohne Gewähr sind und jeder im Einzelfall selbst für seine Angaben verantwortlich ist.

Hilfe gibt es zum Beispiel im Steuer-Thread des Fotolia-Forums oder – komplizierter – auf der offiziellen Hilfe-Seite der us-amerikanischen Steuerbehörde IRS.

Update 06.01.2010: Hier gibt es neue Infos zur Besteuerung bei Fotolia.

Ausfüllen der Steuerformulare für Shutterstock

Wie berichtet verlangt die Microstock-Bildagentur Shutterstock seit einer Weile Steuerinformationen von ihren Fotografen, um die US-Finanzbehörde IRS zufriedenzustellen. Nach einigen Wochen heillosem Durcheinander bietet die Agentur nun etwas Hilfe, indem sie ein Online-Tax Center eingerichtet hat. Da es trotzdem in englisch gehalten ist, hier etwas Übersetzungshilfe. Ich weise aber ausdrücklich darauf hin, dass alle meine Angaben ohne Gewähr sind und jeder im Einzelfall selbst für seine Angaben verantwortlich ist.

Nichts im Portmonee

Deutsche Fotografen bei Shutterstock fallen in die Gruppe A2. Das bedeutet, dass man eine Einzelperson (im Gegensatz zu einer Firma) ist, deren Herkunftsland mit den USA ein Steuer-Abkommen geschlossen haben. Hieß es am Anfang von Shutterstock noch, dass eine US-Steuernummer (TIN) notwendig sei, um sein Honorar ohne die pauschalen 30% Abzüge zu erhalten, ist dies nun nicht mehr nötig.

Jetzt muss nur noch der W8-BEN-Antrag ausgefüllt werden. Das geht online bei Shutterstock so:

1. Im Mitgliedsbereich unter „Ihr Account“ überprüfen, um die eingegebenen Daten wie Name und Adresse korrekt sind und sie ggf. korrigieren. Das ist wichtig, weil Shutterstock diese Angaben automatisch in das W8-BEN-Formular übernimmt. Es darf keine Postfach-Adresse angegeben werden.

2. Im oben erwähnten „Tax Center“ unten auf den Link „Online W8-BEN Form“ klicken.

3. In Zeile 2 „N/A“ eintragen (steht für „not applicable“ – nicht zutreffend, da dort nach einem Firmensitz gefragt wird),

4. In Zeile 3 „Individual“ auswählen. Der Rest wird freigelassen.

5. Wer will, kann freiwillig in Zeile 7 „Foreign tax identifying number“ seine deutsche Steuernummer eintragen. Welche (Bundes-Steuernummer, Umsatzsteuernummer, …), ist jedoch nicht klar.

6. Als digitale Unterschrift unten seinen Namen eintragen – genau so wie er oben im Formular in Zeile 1 steht.

Danach auf „Submit“ drücken und das Ganze wird zur Überprüfung geschickt.

Hast Du versehentlich etwas falsch ausgefüllt? Einfach das Ganze noch mal ausfüllen und abschicken. Ich hoffe zumindest, dass das ausreichend ist.

Bei größeren Fragen hilft die Steuerfragen-Email von Shutterstock.