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Steuerproblem bei Adobe Stock behoben: Wie bekomme ich eine Erstattung?

Gestern am Dienstag, den 11.12.2018, gab es kurz­fris­tig von ca. 14 bis 18 Uhr ein Problem mit der Kommissionsberechnung bei Adobe Stock bzw. Fotolia.

Beispielhafte Darstellung der Quellensteuer‐Anzeige bei Adobe Stock

Wie meh­re­re Fotografen unab­hän­gig von­ein­an­der fest­stell­ten, wur­den ihnen in die­sen vier Stunden bei etli­chen oder allen Verkäufen 30% abge­zo­gen. Am ein­fachs­ten erkenn­bar ist das bei den Abo‐Verkäufen, wel­che unter der Mindestvergütung (je nach Ranking zwi­schen 33–38 Cent) lagen. Eine Übersicht über die ins­ge­samt ein­be­hal­te­ne Quellensteuer fin­det ihr im Adobe Stock‐Backend unter „Auswertung“ (Dateityp: Quellensteuer) oder bei Fotolia unter „Statistik“ („Wie hoch ist die Quellensteuersumme?“).

Mutmaßlich liegt das an einem Fehler bei der Erkennung des hin­ter­leg­ten Steuerformulars, denn am Vortag erhiel­ten vie­le Fotografen eine Email von Adobe, in der sie auf­ge­for­dert wur­den, ihr W‐8BEN‐Steuerformular zu aktua­li­sie­ren.

Diese Aufforderung erhiel­ten auch Fotografen, deren Steuerformular als „bestä­tigt“ mar­kiert war und noch eini­ge Jahre gül­tig ist. Aber auch Fotografen, wel­che kei­ne Email‐Benachrichtigung erhiel­ten, waren vom Berechnungsfehler betrof­fen. Die Email wird unter ande­rem hier in der Microstockgroup dis­ku­tiert. Selbst wer das Steuerformular nach Erhalt der Email neu abge­schickt hat­te, war teil­wei­se von den Abzügen betrof­fen.

Um eine Erstattung der Differenz zu den falsch berech­ne­ten Verkäufen in dem Zeitraum zu bekom­men, müs­sen sich betrof­fe­ne Fotografen laut Adobe Stock‐Support an den Kundendienst von Adobe Stock oder Fotolia wen­den.

Den Fotolia‐Support erreicht ihr mit dem Kontaktformular im Fotografenbereich, die Email des Adobe Stock‐Support lau­tet contributor-support@adobe.com. Für kon­kre­te Steuerfragen ist das Steuerteam erreich­bar unter der Emailadresse adobetax@adobe.com.

Wer von euch war auch betrof­fen?

Update 13.12.2018:
Gestern abend gab es die­se Nachricht vom Adobe Stock Mitarbeiter Mat Hayward im Microstockgroup‐Forum:

Yesterday a small num­ber of con­tri­bu­tors had taxes with­held that were eit­her in excess of what should have been with­held or should not have been with­held at all. In most cases the total amount was less than a dol­lar. The issue was quick­ly iden­ti­fied and cor­rec­ted and we now have a list of all accounts that were impac­ted. Sometime in the next week we will be adding credits into tho­se accounts to com­pen­sa­te for the incor­rect with­hol­ding. Thank you very much for your pati­ence as we get the impac­ted accounts refun­ded and we apo­lo­gi­ze for any incon­ve­ni­en­ce this may have cau­sed you.

This issue is not rela­ted to the email you recei­ved about your tax form. If you recei­ved the email, it is an indi­ca­ti­on your cur­rent tax form will be expi­ring by the end of the year. Please update it at your ear­liest con­ve­ni­en­ce.“

Ausfüllen der Steuerformulare für die Bildagentur 123rf

Ich weiß nicht, war­um die Bildagentur 123rf erst jetzt anfängt, bestimm­te Steuerinformationen von ihren Anbietern abzu­fra­gen, wäh­rend ande­re Agenturen wie Shutterstock oder Fotolia das schon seit über fünf Jahren ver­lan­gen.

Der Grund ist jedoch jedes Mal der Gleiche: Vorgaben der US‐Finanzbehörde IRS, um steu­er­li­che Vorgaben kor­rekt umset­zen zu kön­nen.

Für Fotografen ist es sinn­voll und wich­tig, die Steuer‐Informationen voll­stän­dig aus­zu­fül­len, weil so in den meis­ten Fällen eine deut­lich höhe­re Besteuerung der Agentureinnahmen ver­mie­den wer­den kann.

Während bei den ande­ren Agenturen bei der Umsetzung die­ser Behördenanforderungen teil­wei­se ein völ­li­ges Chaos herrsch­te, hat 123rf von den Fehlern der ande­ren Agenturen gelernt und das Ausfüllen des „W8‐BEN‐Antrags“ deut­lich erleich­tert.

Wie fülle ich das Formular richtig aus?

  1. Logge Dich bei 123rf ein und gehe dann ins „Tax Center“, der Link ist auf der Startseite ganz unten rechts zu fin­den.
  2. Dort star­tet ihr dann den „123 Tax Wizard“, also eine Art Ausfüllhilfe.
  3. Klickt auf „No“, bei „Do you know your Tax Group?“ (Kennst Du Deine Steuergruppe?)
  4. In mei­nem Fall kli­cke ich dann auf „I sub­mit as an indi­vi­du­al at 123rf“ (Ich lie­fe­re Bilder als Einzelperson an 123rf). Achtung: Wer Bilder als Unternehmen, Handelsgesellschaft, GmbH, LLC oder ähn­li­ches lie­fert, muss unter Umständen eine der ande­ren Möglichkeiten ankli­cken.
  5. Danach wird das Land des per­ma­nen­ten Wohnsitzes abge­fragt, in mei­nem Fall „Germany“.

    123rf tax-01
    Screenshot des „Tax Wizard“
  6. Klicke danach auf „Fill in E‐form“ (Fülle das „W-8BEN“-Formular elek­tro­nisch aus) im roten Kästchen.
  7. Dann öff­net sich das „Form W‐8BEN“, aber glück­li­cher­wei­se sind die meis­ten Daten schon aus dem Profil von 123rf über­nom­men wor­den.
  8. Kontrolliert bit­te euren Namen bei 1. sowie ihre Anschrift bei 4. Sollten da Fehler ent­hal­ten sein, müsst ihr die­se Daten bei 123rf unter „Mein Konto/Anschrift ändern“ kor­ri­gie­ren.
  9. Bei 6. habe ich mei­ne US‐Steuernummer ein­ge­tra­gen, wer kei­ne hat, klickt rechts ein­fach auf „I have no SSN, ITIN or EIN“ (Ich habe kei­ne US‐Steuernummer)
  10. Bei 7. habe ich mei­ne deut­sche Umsatzsteuer‐ID ein­ge­tra­gen, bin aber ehr­lich gesagt unsi­cher, ob nicht auch die Steueridentifikationsnummer oder die „nor­ma­le“ Steuernummer aus­reicht. Da das Feld aber als „optio­nal“ (frei­wil­lig) gekenn­zeich­net ist, müss­tet ihr auch nichts ein­tra­gen, wenn ihr nicht wollt.

    Screenshot des W8-BEN-Formulars
    Screenshot des W‐8BEN‐Formulars
  11. Die Häkchen und ande­ren Details sind von 123rf schon kor­rekt vor­aus­ge­füllt, ganz unten müsst ihr dann nur noch unter­schrei­ben, indem ihr euren Vor‐ und Nachnamen ein­tippt. Dieser muss iden­tisch sein mit dem Namen bei 1.
  12. Fertig! Danach wer­det ihr wie­der zum „Tax Center“ gelei­tet, wo jetzt in grün „Tax Form W‐8BEN Submitted“ (Steuerformular abge­schickt) ste­hen soll­te.
  13. Nach eini­gen Wochen soll­te sich der Status in „Tax Form W‐8BEN Approved“ (Steuerformular bestä­tigt) ändern.

Habt ihr das Steuerformular auch schon aus­ge­füllt?

Steuerformular bei Fotolia erneuern

2009 hat­te die Bildagentur Fotolia ange­fan­gen, Steuerformulare von ihren Fotografen zu ver­lan­gen, um eine Doppelbesteuerung für Bildverkäufe in den USA zu ver­mei­den.

Die damals aus­ge­füll­ten Formulare lau­fen bei Fotolia Ende 2013 aus.

Wer ver­mei­den will, für sei­ne Verkäufe an US‐Käufer ab 2014 gleich 30% Steuer pau­schal abzu­füh­ren*, der soll­te das not­wen­di­ge W‐8BEN‐Formular ein­fach erneut aus­fül­len.

Dazu auf die „Steuerbibliothek“ kli­cken (sie­he Screenshot) und – wie hier aus­führ­lich erklärt – das Formular neu aus­fül­len. Die not­wen­di­gen Daten kön­nen ggf. auch im alten Formular nach­ge­schla­gen wer­den.

Wenn ihr fer­tig seid, soll­te das Ganze unge­fähr so aus­se­hen:

* Ich bin kein Steuerexperte, alle Angaben also ohne Gewähr.

Shutterstock verlangt Steuerformulare

Seit letz­ter Woche gibt es bei den Fotografen der Microstock‐Bildagentur Shutterstock gro­ße Aufregung.

Grund ist eine Email an alle Fotografen, die nicht aus den USA stam­men, dass die obers­te Steuerbehörde der USA, der Internal Revenue Service (IRS), ab sofort einen Nachweis ver­langt, damit die Bildagentur kei­ne Steuern an die Behörde abfüh­ren muss. Aber wie Behörden so sind, wird es ab hier furcht­bar kom­pli­ziert.

Wir kon­zen­trie­ren uns vor allem auf die Details, die für deut­sche Fotografen bei Shutterstock wich­tig sind.

Die USA und Deutschland haben einen Vertrag zur Einkommenssteuer geschlos­sen, der es ermög­licht, dass Shutterstock kei­ne 30% Steuern an die IRS abfüh­ren muss.

Um das mög­lich zu machen, muss jedoch ein Formular aus­ge­füllt wer­den mit dem lan­gen Namen  „U.S. Internal Revenue Service (IRS) Form W‐8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“ oder kurz „W‐8BEN“ genannt.

Um die­ses kor­rekt aus­zu­fül­len, wird wie­der­um eine Art US‐Steuernummer benö­tigt, die soge­nann­te „U.S. Individual Taxpayer Identification Number“, kurz ITIN.

Jetzt wird es schwie­rig:
Um die­se Nummer zu erhal­ten, muss das Formular „Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number“ aus­ge­füllt und per Post ein­ge­schickt wer­den.

Dazu wird unter ande­rem ent­we­der eine beglau­big­te Kopie des Reisepasses oder min­des­tens zwei ande­re beglau­big­te Kopien von Ausweis, Führerschein oder Geburtsurkunde benö­tigt.

Eine genaue Anleitung in deutsch, wie das Formular aus­ge­füllt wer­den muss, gibt es hier in einem deut­schen Thread des Shutterstock‐Forums.

Das Problem ist jedoch, dass den Fotografen bis­her nur eine Email von Shutterstock vor­liegt. Die IRS ver­langt jedoch einen Brief des Unternehmens (inklu­si­ve Briefkopf und Unterschrift). Shutterstock behaup­tet zwar zur Zeit, dass es aus­rei­che, die Email aus­zu­dru­cken und mit­zu­schi­cken, aber von vie­len ande­ren Stellen, u.A. US‐Konsulaten, wird dar­auf hin­ge­wie­sen, dass eine Mail nicht die Anforderungen erfül­le.

Eine wei­te­re offe­ne Frage ist, wel­che deut­sche Steuernummer in dem Forumular ste­hen soll: Die „nor­ma­le“ Steuernummer (die, mit dem Zahlencode des zustän­di­gen Finanzamts vor­ne), die Umsatzsteuer‐ID oder die neu zuge­teil­te „per­sön­li­che Identifikationsnummer“, wel­che das Bundesamt letz­tes Jahr her­aus­ge­ge­ben hat?

Was pas­siert, wenn das W‐8BEN nicht aus­ge­füllt wird?
Shutterstock behält dann 30% der Einnahmen des Fotografen ein, die aus Verkäufen an US‐Kunden stam­men und lei­tet die­se an die IRS wei­ter. Wenn das W8BEN aus­ge­füllt wird, über­weist Shutterstock wie gewohnt die kom­plet­ten Einnahmen des Fotografen.

Um obi­ge Fragen zu klä­ren, habe ich eine Anfrage an Shutterstock gestar­tet, bis­lang jedoch noch kei­ne Antwort erhal­ten. Wenn ich mehr Informationen habe, wer­de ich sie hier ver­öf­fent­li­chen.

Bisher gibt es im Shutterstock‐Forum eine offi­zi­el­le FAQ, die jedoch wich­ti­ge Fragen noch nicht beant­wor­tet.

Im Forum wur­de außer­dem ein eige­ner Bereich nur für die Steuer‐Fragen ein­ge­rich­tet und es exis­tie­ren vie­le Posts mit Informationen zu bestimm­ten Ländern und in ver­schie­de­nen Sprachen.

Noch ein for­ma­ler Hinweis am Ende: Diese Angaben sind alle ohne Gewähr, ich bin kein Steuerberater und habe nichts in die­ser Richtung stu­diert.

UPDATE 02.06.2009 – 10 Uhr:
Mir wur­de soeben von Shutterstock bestä­tigt, dass in Deutschland die Email als Nachweis nicht aus­reicht. Es wird des­halb gebe­ten, den ITIN‐Antrag noch nicht abzu­schi­cken. An einer Lösung wird gear­bei­tet.