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Ausfüllen der Steuerformulare für die Bildagentur 123rf

Ich weiß nicht, war­um die Bildagentur 123rf erst jetzt anfängt, bestimm­te Steuerinformationen von ihren Anbietern abzu­fra­gen, wäh­rend ande­re Agenturen wie Shutterstock oder Fotolia das schon seit über fünf Jahren ver­lan­gen.

Der Grund ist jedoch jedes Mal der Gleiche: Vorgaben der US-Finanzbehörde IRS, um steu­er­li­che Vorgaben kor­rekt umset­zen zu kön­nen.

Für Fotografen ist es sinn­voll und wich­tig, die Steuer-Informationen voll­stän­dig aus­zu­fül­len, weil so in den meis­ten Fällen eine deut­li­ch höhe­re Besteuerung der Agentureinnahmen ver­mie­den wer­den kann.

Während bei den ande­ren Agenturen bei der Umsetzung die­ser Behördenanforderungen teil­wei­se ein völ­li­ges Chaos herrsch­te, hat 123rf von den Fehlern der ande­ren Agenturen gelernt und das Ausfüllen des „W8-BEN-Antrags“ deut­li­ch erleich­tert.

Wie fülle ich das Formular richtig aus?

  1. Logge Dich bei 123rf ein und gehe dann ins „Tax Center“, der Link ist auf der Startseite ganz unten rechts zu fin­den.
  2. Dort star­tet ihr dann den „123 Tax Wizard“, also eine Art Ausfüllhilfe.
  3. Klickt auf „No“, bei „Do you know your Tax Group?“ (Kennst Du Deine Steuergruppe?)
  4. In mei­nem Fall kli­cke ich dann auf „I sub­mit as an indi­vi­dual at 123rf“ (Ich lie­fe­re Bilder als Einzelperson an 123rf). Achtung: Wer Bilder als Unternehmen, Handelsgesellschaft, GmbH, LLC oder ähn­li­ches lie­fert, muss unter Umständen eine der ande­ren Möglichkeiten ankli­cken.
  5. Danach wird das Land des per­ma­nen­ten Wohnsitzes abge­fragt, in mei­nem Fall „Germany“.

    123rf tax-01
    Screenshot des „Tax Wizard“
  6. Klicke dana­ch auf „Fill in E-form“ (Fülle das „W-8BEN“-Formular elek­tro­ni­sch aus) im roten Kästchen.
  7. Dann öff­net sich das „Form W-8BEN“, aber glück­li­cher­wei­se sind die meis­ten Daten schon aus dem Profil von 123rf über­nom­men wor­den.
  8. Kontrolliert bit­te euren Namen bei 1. sowie ihre Anschrift bei 4. Sollten da Fehler ent­hal­ten sein, müsst ihr die­se Daten bei 123rf unter „Mein Konto/Anschrift ändern“ kor­ri­gie­ren.
  9. Bei 6. habe ich mei­ne US-Steuernummer ein­ge­tra­gen, wer kei­ne hat, klickt rechts ein­fach auf „I have no SSN, ITIN or EIN“ (Ich habe kei­ne US-Steuernummer)
  10. Bei 7. habe ich mei­ne deut­sche Umsatzsteuer-ID ein­ge­tra­gen, bin aber ehr­li­ch gesagt unsi­cher, ob nicht auch die Steueridentifikationsnummer oder die „nor­ma­le“ Steuernummer aus­reicht. Da das Feld aber als „optio­nal“ (frei­wil­lig) gekenn­zeich­net ist, müss­tet ihr auch nichts ein­tra­gen, wenn ihr nicht wollt. 

    Screenshot des W8-BEN-Formulars
    Screenshot des W-8BEN-Formulars
  11. Die Häkchen und ande­ren Details sind von 123rf schon kor­rekt vor­aus­ge­füllt, ganz unten müsst ihr dann nur noch unter­schrei­ben, indem ihr euren Vor- und Nachnamen ein­tippt. Dieser muss iden­ti­sch sein mit dem Namen bei 1.
  12. Fertig! Danach wer­det ihr wie­der zum „Tax Center“ gelei­tet, wo jetzt in grün „Tax Form W-8BEN Submitted“ (Steuerformular abge­schickt) ste­hen soll­te.
  13. Nach eini­gen Wochen soll­te sich der Status in „Tax Form W-8BEN Approved“ (Steuerformular bestä­tigt) ändern.

Habt ihr das Steuerformular auch schon aus­ge­füllt?

Fotolia verlangt jetzt auch Steuer-Informationen

Nachdem die Microstock-Bildagentur Shutterstock vor einem hal­ben Jahr mit der Einführung von Steuerformularen für viel Wirbel gesorgt hat, zieht die Bildagentur Fotolia jetzt nach.

fotolia-steuer-bibliothek

Von vie­len unbe­merkt fin­det sich seit kur­zem im Mitgliedsbereich ganz rechts der Menü-Eintrag „Steuer-Bibliothek“ (sie­he Screenshot). Wer da raufklickt, kommt zu dem W-8 BEN-Formular, was die US-Regierung ver­langt, um Steuern von us-amerikanischen Käufern kor­rekt abzu­rech­nen. Da die USA mit Deutschland ein Steuerabkommen haben, emp­fiehlt es sich für deut­sche Fotografen bei Fotolia, das Fomular kor­rekt aus­zu­fül­len, um in den Genuss von Steuererleichterungen zu kom­men, bzw. genau­er for­mu­liert: Keine zusätz­li­chen Steuern zah­len zu müs­sen.

Einzelpersonen fül­len das Formular am bes­ten so aus:

  1. In der Steuer-Bibliothek im Abschnitt „Personen mit Wohnsitz in Ländern mit Besteuerungsabkommen“ (dar­un­ter fällt auch Deutschland) den Link „Online W-8 BEN Formular“ ankli­cken.
  2. Bei 1. (Name der natür­li­chen Person) den Namen des ange­mel­de­ten Fotografen ein­ge­ben.
  3. Bei 2. (Gründungsland der Gesellschaft) nur „N/A“ ein­tra­gen. Das steht für „not app­lica­ble“ und bedeu­tet „nicht zutref­fend“, da Einzelpersonen ja kei­ne Gesellschaften grün­den.
  4. Bei 3. (Typ der Nutzungsberechtigten) „Einzelperson“ ankli­cken.
  5. Bei 4. die beim Meldeamt hin­ter­leg­te Wohnadresse ange­ben. Nummer steht für Hausnummer, die Felder „Wohnung“ und „Landkreis“ kön­nen ggf. frei gelas­sen wer­den.
  6. Bei 9.a (haupt­an­säs­sig in) aus der Liste „Deutschland“ wäh­len
  7. Den Rest alles frei las­sen.
  8. Auf „Vorschau“ kli­cken
  9. Im neu­en Fenster bei „Unterschrift“ den Namen ein­ge­ben (muss iden­ti­sch mit dem bei Schritt 2 sein.
  10. Auf „Absenden“ kli­cken.

Ich wei­se aus­drück­li­ch dar­auf hin, dass alle mei­ne Angaben ohne Gewähr sind und jeder im Einzelfall selbst für sei­ne Angaben ver­ant­wort­li­ch ist.

Hilfe gibt es zum Beispiel im Steuer-Thread des Fotolia-Forums oder – kom­pli­zier­ter – auf der offi­zi­el­len Hilfe-Seite der us-amerikanischen Steuerbehörde IRS.

Update 06.01.2010: Hier gibt es neue Infos zur Besteuerung bei Fotolia.

Ausfüllen der Steuerformulare für Shutterstock

Wie berich­tet ver­langt die Microstock-Bildagentur Shutterstock seit einer Weile Steuerinformationen von ihren Fotografen, um die US-Finanzbehörde IRS zufrie­den­zu­stel­len. Nach eini­gen Wochen heil­lo­sem Durcheinander bie­tet die Agentur nun etwas Hilfe, indem sie ein Online-Tax Center ein­ge­rich­tet hat. Da es trotz­dem in eng­li­sch gehal­ten ist, hier etwas Übersetzungshilfe. Ich wei­se aber aus­drück­li­ch dar­auf hin, dass alle mei­ne Angaben ohne Gewähr sind und jeder im Einzelfall selbst für sei­ne Angaben ver­ant­wort­li­ch ist.

Nichts im Portmonee

Deutsche Fotografen bei Shutterstock fal­len in die Gruppe A2. Das bedeu­tet, dass man eine Einzelperson (im Gegensatz zu einer Firma) ist, deren Herkunftsland mit den USA ein Steuer-Abkommen geschlos­sen haben. Hieß es am Anfang von Shutterstock noch, dass eine US-Steuernummer (TIN) not­wen­dig sei, um sein Honorar ohne die pau­scha­len 30% Abzüge zu erhal­ten, ist dies nun nicht mehr nötig.

Jetzt muss nur noch der W8-BEN-Antrag aus­ge­füllt wer­den. Das geht online bei Shutterstock so:

1. Im Mitgliedsbereich unter „Ihr Account“ über­prü­fen, um die ein­ge­ge­be­nen Daten wie Name und Adresse kor­rekt sind und sie ggf. kor­ri­gie­ren. Das ist wich­tig, weil Shutterstock die­se Angaben auto­ma­ti­sch in das W8-BEN-Formular über­nimmt. Es darf kei­ne Postfach-Adresse ange­ge­ben wer­den.

2. Im oben erwähn­ten „Tax Center“ unten auf den Link „Online W8-BEN Form“ kli­cken.

3. In Zeile 2 „N/A“ ein­tra­gen (steht für „not app­lica­ble“ – nicht zutref­fend, da dort nach einem Firmensitz gefragt wird),

4. In Zeile 3 „Individual“ aus­wäh­len. Der Rest wird frei­ge­las­sen.

5. Wer will, kann frei­wil­lig in Zeile 7 „Foreign tax iden­ti­fy­ing num­ber“ sei­ne deut­sche Steuernummer ein­tra­gen. Welche (Bundes-Steuernummer, Umsatzsteuernummer, …), ist jedoch nicht klar.

6. Als digi­ta­le Unterschrift unten sei­nen Namen ein­tra­gen – gen­au so wie er oben im Formular in Zeile 1 steht.

Danach auf „Submit“ drü­cken und das Ganze wird zur Überprüfung geschickt.

Hast Du ver­se­hent­li­ch etwas fal­sch aus­ge­füllt? Einfach das Ganze noch mal aus­fül­len und abschi­cken. Ich hof­fe zumin­dest, dass das aus­rei­chend ist.

Bei grö­ße­ren Fragen hilft die Steuerfragen-Email von Shutterstock.

Shutterstock verlangt Steuerformulare

Seit letz­ter Woche gibt es bei den Fotografen der Microstock-Bildagentur Shutterstock gro­ße Aufregung.

Grund ist eine Email an alle Fotografen, die nicht aus den USA stam­men, dass die ober­s­te Steuerbehörde der USA, der Internal Revenue Service (IRS), ab sofort einen Nachweis ver­langt, damit die Bildagentur kei­ne Steuern an die Behörde abfüh­ren muss. Aber wie Behörden so sind, wird es ab hier furcht­bar kom­pli­ziert.

Wir kon­zen­trie­ren uns vor allem auf die Details, die für deut­sche Fotografen bei Shutterstock wich­tig sind.

Die USA und Deutschland haben einen Vertrag zur Einkommenssteuer geschlos­sen, der es ermög­licht, dass Shutterstock kei­ne 30% Steuern an die IRS abfüh­ren muss.

Um das mög­li­ch zu machen, muss jedoch ein Formular aus­ge­füllt wer­den mit dem lan­gen Namen  „U.S. Internal Revenue Service (IRS) Form W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“ oder kurz „W-8BEN“ genannt.

Um die­ses kor­rekt aus­zu­fül­len, wird wie­der­um eine Art US-Steuernummer benö­tigt, die soge­nann­te „U.S. Individual Taxpayer Identification Number“, kurz ITIN.

Jetzt wird es schwie­rig:
Um die­se Nummer zu erhal­ten, muss das Formular „Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number“ aus­ge­füllt und per Post ein­ge­schickt wer­den.

Dazu wird unter ande­rem ent­we­der eine beglau­big­te Kopie des Reisepasses oder min­des­tens zwei ande­re beglau­big­te Kopien von Ausweis, Führerschein oder Geburtsurkunde benö­tigt.

Eine genaue Anleitung in deut­sch, wie das Formular aus­ge­füllt wer­den muss, gibt es hier in einem deut­schen Thread des Shutterstock-Forums.

Das Problem ist jedoch, dass den Fotografen bis­her nur eine Email von Shutterstock vor­liegt. Die IRS ver­langt jedoch einen Brief des Unternehmens (inklu­si­ve Briefkopf und Unterschrift). Shutterstock behaup­tet zwar zur Zeit, dass es aus­rei­che, die Email aus­zu­dru­cken und mit­zu­schi­cken, aber von vie­len ande­ren Stellen, u.A. US-Konsulaten, wird dar­auf hin­ge­wie­sen, dass eine Mail nicht die Anforderungen erfül­le.

Eine wei­te­re offe­ne Frage ist, wel­che deut­sche Steuernummer in dem Forumular ste­hen soll: Die „nor­ma­le“ Steuernummer (die, mit dem Zahlencode des zustän­di­gen Finanzamts vor­ne), die Umsatzsteuer-ID oder die neu zuge­teil­te „per­sön­li­che Identifikationsnummer“, wel­che das Bundesamt letz­tes Jahr her­aus­ge­ge­ben hat?

Was pas­siert, wenn das W-8BEN nicht aus­ge­füllt wird?
Shutterstock behält dann 30% der Einnahmen des Fotografen ein, die aus Verkäufen an US-Kunden stam­men und lei­tet die­se an die IRS wei­ter. Wenn das W8BEN aus­ge­füllt wird, über­weist Shutterstock wie gewohnt die kom­plet­ten Einnahmen des Fotografen.

Um obi­ge Fragen zu klä­ren, habe ich eine Anfrage an Shutterstock gestar­tet, bis­lang jedoch noch kei­ne Antwort erhal­ten. Wenn ich mehr Informationen habe, wer­de ich sie hier ver­öf­fent­li­chen.

Bisher gibt es im Shutterstock-Forum eine offi­zi­el­le FAQ, die jedoch wich­ti­ge Fragen noch nicht beant­wor­tet.

Im Forum wur­de außer­dem ein eige­ner Bereich nur für die Steuer-Fragen ein­ge­rich­tet und es exis­tie­ren vie­le Posts mit Informationen zu bestimm­ten Ländern und in ver­schie­de­nen Sprachen.

Noch ein for­ma­ler Hinweis am Ende: Diese Angaben sind alle ohne Gewähr, ich bin kein Steuerberater und habe nichts in die­ser Richtung stu­diert.

UPDATE 02.06.2009 – 10 Uhr:
Mir wur­de soeben von Shutterstock bestä­tigt, dass in Deutschland die Email als Nachweis nicht aus­reicht. Es wird des­halb gebe­ten, den ITIN-Antrag noch nicht abzu­schi­cken. An einer Lösung wird gear­bei­tet.

Stockfotografie-News 2009-05-29

Da es letz­te Woche kei­ne News gab, waren die Nachrichten so unru­hig, dass sie mir schon ges­tern kurz ent­fleucht sind. Ich habe sie zurück­ge­pfif­fen, auf­po­liert und schi­cke sie heu­te wie­der ins Rennen.

  • Die Bildagentur Alamy bie­tet nun auch eine Auftragsvermittlung für Fotografen an. Teilnehmen dür­fen Alamy-Fotografen, die mehr als 100 Bilder und mehr als 10 Verkäufe dort und eine eige­ne Webseite haben.
  • Billiger geht es nicht mehr: Fotolia hat mit PhotoXpress eine Webseite mit mehr als 350.000 kos­ten­lo­sen Fotos gestar­tet. Doch ein klei­ner Hinweis: Auch wenn die Bilder gra­tis sind, dür­fen sie nicht für JEDEN Zweck genutzt wer­den. Was ver­bo­ten ist, steht in den Lizenzbedingungen unter Punkt 3.
  • istock­pho­to hat einen lan­gen Artikel mit Einzelheiten über die geplan­ten Fotoverkäufe über ande­re Webseiten ver­öf­fent­licht.
  • Panthermedia star­tet ein neu­es Abo-Angebot und redu­ziert bei eini­gen Fotos die Web-Preise. Das beson­de­re am Abo-Modell ist, dass das Abo kei­ne fes­te Zahl an Fotos ent­hält, son­dern fest­ge­leg­te Credits, die ent­we­der für vie­le klei­ne Bilder oder weni­ger gro­ße Fotos genutzt wer­den kön­nen. Auf jeden Fall fai­rer für den Fotografen.
  • Nächste Woche Dienstag wird es für die Canon 5D Mark II end­li­ch ein Firmware-Update geben, mit dem die Blende und ISO-Werte bei Videos manu­ell bestimmt wer­den kön­nen.
  • Da braut sich was zusam­men: Shutterstock ver­langt auf ein­mal Steuerformulare für Fotografen, die nicht aus den USA kom­men und behält sich vor, son­st bis zu 30% des Verdienstes an die IRS (US-Steuerbehörde) abzu­füh­ren.
  • Die Webseite fotoskaufen.de ver­mit­telt nun eben­falls Foto-Aufträge.
  • Die Bildagentur Imagebroker bie­tet Fotografen und Interessenten die Möglichkeit, deren Mitarbeiter am 07.06.2009 in Dresden ken­nen­zu­ler­nen.
  • Im März gab es bei Bildwerk3 einen Themenmonat zur Stockfotografie. Nun gibt es noch mal eine Übersicht über die 12 Artikel mit vie­len Insider-Tipps. Allesamt sehr lesens­wert!
  • Alles, was Du schon immer über Metadaten wis­sen woll­test, gibt es nun geballt auf einer Webseite.