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Steuerproblem bei Adobe Stock behoben: Wie bekomme ich eine Erstattung?

Gestern am Dienstag, den 11.12.2018, gab es kurz­fris­tig von ca. 14 bis 18 Uhr ein Problem mit der Kommissionsberechnung bei Adobe Stock bzw. Fotolia.

Beispielhafte Darstellung der Quellensteuer‐Anzeige bei Adobe Stock

Wie meh­re­re Fotografen unab­hän­gig von­ein­an­der fest­stell­ten, wur­den ihnen in die­sen vier Stunden bei etli­chen oder allen Verkäufen 30% abge­zo­gen. Am ein­fachs­ten erkenn­bar ist das bei den Abo‐Verkäufen, wel­che unter der Mindestvergütung (je nach Ranking zwi­schen 33–38 Cent) lagen. Eine Übersicht über die ins­ge­samt ein­be­hal­te­ne Quellensteuer fin­det ihr im Adobe Stock‐Backend unter „Auswertung“ (Dateityp: Quellensteuer) oder bei Fotolia unter „Statistik“ („Wie hoch ist die Quellensteuersumme?“).

Mutmaßlich liegt das an einem Fehler bei der Erkennung des hin­ter­leg­ten Steuerformulars, denn am Vortag erhiel­ten vie­le Fotografen eine Email von Adobe, in der sie auf­ge­for­dert wur­den, ihr W‐8BEN‐Steuerformular zu aktua­li­sie­ren.

Diese Aufforderung erhiel­ten auch Fotografen, deren Steuerformular als „bestä­tigt“ mar­kiert war und noch eini­ge Jahre gül­tig ist. Aber auch Fotografen, wel­che kei­ne Email‐Benachrichtigung erhiel­ten, waren vom Berechnungsfehler betrof­fen. Die Email wird unter ande­rem hier in der Microstockgroup dis­ku­tiert. Selbst wer das Steuerformular nach Erhalt der Email neu abge­schickt hat­te, war teil­wei­se von den Abzügen betrof­fen.

Um eine Erstattung der Differenz zu den falsch berech­ne­ten Verkäufen in dem Zeitraum zu bekom­men, müs­sen sich betrof­fe­ne Fotografen laut Adobe Stock‐Support an den Kundendienst von Adobe Stock oder Fotolia wen­den.

Den Fotolia‐Support erreicht ihr mit dem Kontaktformular im Fotografenbereich, die Email des Adobe Stock‐Support lau­tet contributor-support@adobe.com. Für kon­kre­te Steuerfragen ist das Steuerteam erreich­bar unter der Emailadresse adobetax@adobe.com.

Wer von euch war auch betrof­fen?

Update 13.12.2018:
Gestern abend gab es die­se Nachricht vom Adobe Stock Mitarbeiter Mat Hayward im Microstockgroup‐Forum:

Yesterday a small num­ber of con­tri­bu­tors had taxes with­held that were eit­her in excess of what should have been with­held or should not have been with­held at all. In most cases the total amount was less than a dol­lar. The issue was quick­ly iden­ti­fied and cor­rec­ted and we now have a list of all accounts that were impac­ted. Sometime in the next week we will be adding credits into tho­se accounts to com­pen­sa­te for the incor­rect with­hol­ding. Thank you very much for your pati­ence as we get the impac­ted accounts refun­ded and we apo­lo­gi­ze for any incon­ve­ni­en­ce this may have cau­sed you.

This issue is not rela­ted to the email you recei­ved about your tax form. If you recei­ved the email, it is an indi­ca­ti­on your cur­rent tax form will be expi­ring by the end of the year. Please update it at your ear­liest con­ve­ni­en­ce.“

Steuerformulare bei Bildagenturen neu ausfüllen

Bei vie­len wird ver­mut­lich das Steuerformular bei den Bildagenturen abge­lau­fen sein, weil es nur jeweils vier Jahre gül­tig ist und nach der gro­ßen Einführungswelle 2009 meist 2013 erneu­ert wur­de.

2017 ist also das Jahr, in dem ihr spä­tes­tens bei euren wich­tigs­ten Bildagenturen kon­trol­lie­ren soll­tet, ob euer Steuerformular noch aktu­ell ist und es ggf. neu aus­fül­len.

Hier eine gro­be Anleitung, wo das Formular bei den Agenturen zu fin­den ist und was ihr aus­fül­len müsst.

Wichtiger Hinweis:
Die Ausfüllhilfe gilt nur für Leute, die als „Individual“ bei den Bildagenturen hoch­la­den und ihren Sitz in Deutschland haben. Wer zum Beispiel eine GmbH oder GbR hat, in deren Namen er Bilder hoch­lädt, muss ggf. ein ande­res Formular aus­fül­len. Rechtlich ver­bind­lich kann euch da nur euer Steuerberater wei­ter­hel­fen. Deshalb alle Hinweise hier ohne Gewähr.

Fotolia / Adobe Stock

Die Steuerbibliothek von Fotolia fin­det ihr unter dem die­sem Link bzw. in eurem Anbieter‐Dashboard unten rechts unter Tools. Dort dann oben rechts auf „Meine Steuerformulare“ kli­cken und ihr seht, wie lan­ge euer Formular noch gül­tig ist.

Sollte es abge­lau­fen sein, müs­sen Einzelpersonen aus Deutschland das W8BEN‐Formular aus der Steuerbibliothek online aus­fül­len. Das Formular kann und soll­te online mit­tels Adobe Sign aus­ge­füllt wer­den und sieht unge­fähr so aus wie der Screenshot. Die Felder mit roten Sternchen sind die Pflichtfelder:

Was muss in die Felder?

  1. Euer Vor‐ und Nachname
  2. Euer Land (Deutschland)
  3. Eure Meldeadresse (Erste Zeile Straße und Hausnummer, ggf. Adresszusatz, zwei­te Zeile links der Ort und rechts noch mal das Land)
  4. Postanschrift, falls die von der Meldeadresse abweicht
  5. Wer eine US‐Steuernummer (ITIN) oder US‐Sozialversicherungsnummer (SSN) hat, kann die­se hier ein­tra­gen, ist aber frei­wil­lig
  6. Wer eine deut­sche „Steuer‐ID‐Nummer“ hat, kann die­se hier ein­tra­gen. Ist eben­falls frei­wil­lig. Ich tra­ge hier immer mei­ne Umsatzsteuer‐ID ein.
  7. frei­las­sen
  8. Geburtsdatum (ach­tet auf das Format Monat‐Tag‐Jahr)
  9. Deutschland ein­tra­gen als deut­scher Einwohner
  10. 0“ bei % rate ein­tra­gen und bei Type of inco­me „Royalty Income – Images/Other“. Wer zusätz­lich Videos anbie­tet, noch „Royalty Income – Motion Picture/Television“. Bei Reason noch mal „Royalty Income – Images/Other at 0% (und ggf. „Royalty Income – Motion Picture/Television at 0%“) ein­tra­gen
  11. Dann unten noch mal „bei Sign here“ euren Namen ein­tip­pen, dar­un­ter noch mal euren Namen (muss genau iden­tisch sein mit Feld 1.
  12. Dann auf „Abschicke“ bzw. „Submit“ kli­cken.

Shutterstock

Bei Shutterstock ist das Ausfüllen deut­lich ein­fa­cher, weil das meis­te schon vor­ge­druckt ist. Ihr müsst nur dar­auf ach­ten, dass eure Adresse kor­rekt ist bzw. die­se ggf. in eurem Profil aktua­li­sie­ren.

Das „Tax Center“ fin­det ihr hier bzw. unten rechts bei „Legal“ in der Linkleiste.

Das meis­te ist schon vor­aus­ge­füllt, die roten Sternchen zei­gen wie­der Pflichtfelder an, die nicht vor­han­de­nen Daten sind wie oben bei Fotolia aus­zu­fül­len.

Dreamstime

Bei Dreamstime fin­det ihr das „Tax Center“ hier oder wenn ihr oben rechts auf „My Account“ klickt und dann unten auf „Tax Center“.

Auch hier ist das meis­te vor­aus­ge­füllt, die rest­li­chen Daten wie­der wie oben über­neh­men. Einen wich­ti­gen Unterschied gibt es bei Dreamstime: Sie wol­len eine ID, also einen Identitätsnachweis als JPG‐Datei, der nicht grö­ßer als 500 KB sein darf. Ich habe z.B. die Vorderseite mei­nes aktu­el­len Personalausweises geschickt. Es gin­ge auch der Reisepass oder Führerschein zum Beispiel.

123rf

Das „Tax Center“ von 123rf fin­det ihr hier. Auch hier ist das meis­te vor­aus­ge­füllt, der Rest sie­he oben. Hilfreich ist das Baumdiagramm, durch das man sich han­geln kann, falls man nicht weiß, wel­ches Formular das Richtige ist:

Habt ihr eure Steuerformulare über­prüft? Sind sie auf dem neus­ten Stand?

Ausfüllen der Steuerformulare für die Bildagentur 123rf

Ich weiß nicht, war­um die Bildagentur 123rf erst jetzt anfängt, bestimm­te Steuerinformationen von ihren Anbietern abzu­fra­gen, wäh­rend ande­re Agenturen wie Shutterstock oder Fotolia das schon seit über fünf Jahren ver­lan­gen.

Der Grund ist jedoch jedes Mal der Gleiche: Vorgaben der US‐Finanzbehörde IRS, um steu­er­li­che Vorgaben kor­rekt umset­zen zu kön­nen.

Für Fotografen ist es sinn­voll und wich­tig, die Steuer‐Informationen voll­stän­dig aus­zu­fül­len, weil so in den meis­ten Fällen eine deut­lich höhe­re Besteuerung der Agentureinnahmen ver­mie­den wer­den kann.

Während bei den ande­ren Agenturen bei der Umsetzung die­ser Behördenanforderungen teil­wei­se ein völ­li­ges Chaos herrsch­te, hat 123rf von den Fehlern der ande­ren Agenturen gelernt und das Ausfüllen des „W8‐BEN‐Antrags“ deut­lich erleich­tert.

Wie fülle ich das Formular richtig aus?

  1. Logge Dich bei 123rf ein und gehe dann ins „Tax Center“, der Link ist auf der Startseite ganz unten rechts zu fin­den.
  2. Dort star­tet ihr dann den „123 Tax Wizard“, also eine Art Ausfüllhilfe.
  3. Klickt auf „No“, bei „Do you know your Tax Group?“ (Kennst Du Deine Steuergruppe?)
  4. In mei­nem Fall kli­cke ich dann auf „I sub­mit as an indi­vi­du­al at 123rf“ (Ich lie­fe­re Bilder als Einzelperson an 123rf). Achtung: Wer Bilder als Unternehmen, Handelsgesellschaft, GmbH, LLC oder ähn­li­ches lie­fert, muss unter Umständen eine der ande­ren Möglichkeiten ankli­cken.
  5. Danach wird das Land des per­ma­nen­ten Wohnsitzes abge­fragt, in mei­nem Fall „Germany“.

    123rf tax-01
    Screenshot des „Tax Wizard“
  6. Klicke danach auf „Fill in E‐form“ (Fülle das „W-8BEN“-Formular elek­tro­nisch aus) im roten Kästchen.
  7. Dann öff­net sich das „Form W‐8BEN“, aber glück­li­cher­wei­se sind die meis­ten Daten schon aus dem Profil von 123rf über­nom­men wor­den.
  8. Kontrolliert bit­te euren Namen bei 1. sowie ihre Anschrift bei 4. Sollten da Fehler ent­hal­ten sein, müsst ihr die­se Daten bei 123rf unter „Mein Konto/Anschrift ändern“ kor­ri­gie­ren.
  9. Bei 6. habe ich mei­ne US‐Steuernummer ein­ge­tra­gen, wer kei­ne hat, klickt rechts ein­fach auf „I have no SSN, ITIN or EIN“ (Ich habe kei­ne US‐Steuernummer)
  10. Bei 7. habe ich mei­ne deut­sche Umsatzsteuer‐ID ein­ge­tra­gen, bin aber ehr­lich gesagt unsi­cher, ob nicht auch die Steueridentifikationsnummer oder die „nor­ma­le“ Steuernummer aus­reicht. Da das Feld aber als „optio­nal“ (frei­wil­lig) gekenn­zeich­net ist, müss­tet ihr auch nichts ein­tra­gen, wenn ihr nicht wollt.

    Screenshot des W8-BEN-Formulars
    Screenshot des W‐8BEN‐Formulars
  11. Die Häkchen und ande­ren Details sind von 123rf schon kor­rekt vor­aus­ge­füllt, ganz unten müsst ihr dann nur noch unter­schrei­ben, indem ihr euren Vor‐ und Nachnamen ein­tippt. Dieser muss iden­tisch sein mit dem Namen bei 1.
  12. Fertig! Danach wer­det ihr wie­der zum „Tax Center“ gelei­tet, wo jetzt in grün „Tax Form W‐8BEN Submitted“ (Steuerformular abge­schickt) ste­hen soll­te.
  13. Nach eini­gen Wochen soll­te sich der Status in „Tax Form W‐8BEN Approved“ (Steuerformular bestä­tigt) ändern.

Habt ihr das Steuerformular auch schon aus­ge­füllt?