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Ausfüllen der Steuerformulare für die Bildagentur 123rf

Ich weiß nicht, warum die Bildagentur 123rf erst jetzt anfängt, bestimmte Steuerinformationen von ihren Anbietern abzufragen, während andere Agenturen wie Shutterstock oder Fotolia das schon seit über fünf Jahren verlangen.

Der Grund ist jedoch jedes Mal der Gleiche: Vorgaben der US-Finanzbehörde IRS, um steuerliche Vorgaben korrekt umsetzen zu können.

Für Fotografen ist es sinnvoll und wichtig, die Steuer-Informationen vollständig auszufüllen, weil so in den meisten Fällen eine deutlich höhere Besteuerung der Agentureinnahmen vermieden werden kann.

Während bei den anderen Agenturen bei der Umsetzung dieser Behördenanforderungen teilweise ein völliges Chaos herrschte, hat 123rf von den Fehlern der anderen Agenturen gelernt und das Ausfüllen des „W8-BEN-Antrags“ deutlich erleichtert.

Wie fülle ich das Formular richtig aus?

  1. Logge Dich bei 123rf ein und gehe dann ins „Tax Center„, der Link ist auf der Startseite ganz unten rechts zu finden.
  2. Dort startet ihr dann den „123 Tax Wizard“, also eine Art Ausfüllhilfe.
  3. Klickt auf „No“, bei „Do you know your Tax Group?“ (Kennst Du Deine Steuergruppe?)
  4. In meinem Fall klicke ich dann auf „I submit as an individual at 123rf“ (Ich liefere Bilder als Einzelperson an 123rf). Achtung: Wer Bilder als Unternehmen, Handelsgesellschaft, GmbH, LLC oder ähnliches liefert, muss unter Umständen eine der anderen Möglichkeiten anklicken.
  5. Danach wird das Land des permanenten Wohnsitzes abgefragt, in meinem Fall „Germany“.

    123rf tax-01
    Screenshot des „Tax Wizard“
  6. Klicke danach auf „Fill in E-form“ (Fülle das „W-8BEN“-Formular elektronisch aus) im roten Kästchen.
  7. Dann öffnet sich das „Form W-8BEN“, aber glücklicherweise sind die meisten Daten schon aus dem Profil von 123rf übernommen worden.
  8. Kontrolliert bitte euren Namen bei 1. sowie ihre Anschrift bei 4. Sollten da Fehler enthalten sein, müsst ihr diese Daten bei 123rf unter „Mein Konto/Anschrift ändern“ korrigieren.
  9. Bei 6. habe ich meine US-Steuernummer eingetragen, wer keine hat, klickt rechts einfach auf „I have no SSN, ITIN or EIN“ (Ich habe keine US-Steuernummer)
  10. Bei 7. habe ich meine deutsche Umsatzsteuer-ID eingetragen, bin aber ehrlich gesagt unsicher, ob nicht auch die Steueridentifikationsnummer oder die „normale“ Steuernummer ausreicht. Da das Feld aber als „optional“ (freiwillig) gekennzeichnet ist, müsstet ihr auch nichts eintragen, wenn ihr nicht wollt.

    Screenshot des W8-BEN-Formulars
    Screenshot des W-8BEN-Formulars
  11. Die Häkchen und anderen Details sind von 123rf schon korrekt vorausgefüllt, ganz unten müsst ihr dann nur noch unterschreiben, indem ihr euren Vor- und Nachnamen eintippt. Dieser muss identisch sein mit dem Namen bei 1.
  12. Fertig! Danach werdet ihr wieder zum „Tax Center“ geleitet, wo jetzt in grün „Tax Form W-8BEN Submitted“ (Steuerformular abgeschickt) stehen sollte.
  13. Nach einigen Wochen sollte sich der Status in „Tax Form W-8BEN Approved“ (Steuerformular bestätigt) ändern.

Habt ihr das Steuerformular auch schon ausgefüllt?

Fotolia verlangt jetzt auch Steuer-Informationen

Nachdem die Microstock-Bildagentur Shutterstock vor einem halben Jahr mit der Einführung von Steuerformularen für viel Wirbel gesorgt hat, zieht die Bildagentur Fotolia jetzt nach.

fotolia-steuer-bibliothek

Von vielen unbemerkt findet sich seit kurzem im Mitgliedsbereich ganz rechts der Menü-Eintrag „Steuer-Bibliothek“ (siehe Screenshot). Wer da raufklickt, kommt zu dem W-8 BEN-Formular, was die US-Regierung verlangt, um Steuern von us-amerikanischen Käufern korrekt abzurechnen. Da die USA mit Deutschland ein Steuerabkommen haben, empfiehlt es sich für deutsche Fotografen bei Fotolia, das Fomular korrekt auszufüllen, um in den Genuss von Steuererleichterungen zu kommen, bzw. genauer formuliert: Keine zusätzlichen Steuern zahlen zu müssen.

Einzelpersonen füllen das Formular am besten so aus:

  1. In der Steuer-Bibliothek im Abschnitt „Personen mit Wohnsitz in Ländern mit Besteuerungsabkommen“ (darunter fällt auch Deutschland) den Link „Online W-8 BEN Formular“ anklicken.
  2. Bei 1. (Name der natürlichen Person) den Namen des angemeldeten Fotografen eingeben.
  3. Bei 2. (Gründungsland der Gesellschaft) nur „N/A“ eintragen. Das steht für „not applicable“ und bedeutet „nicht zutreffend“, da Einzelpersonen ja keine Gesellschaften gründen.
  4. Bei 3. (Typ der Nutzungsberechtigten) „Einzelperson“ anklicken.
  5. Bei 4. die beim Meldeamt hinterlegte Wohnadresse angeben. Nummer steht für Hausnummer, die Felder „Wohnung“ und „Landkreis“ können ggf. frei gelassen werden.
  6. Bei 9.a (hauptansässig in) aus der Liste „Deutschland“ wählen
  7. Den Rest alles frei lassen.
  8. Auf „Vorschau“ klicken
  9. Im neuen Fenster bei „Unterschrift“ den Namen eingeben (muss identisch mit dem bei Schritt 2 sein.
  10. Auf „Absenden“ klicken.

Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass alle meine Angaben ohne Gewähr sind und jeder im Einzelfall selbst für seine Angaben verantwortlich ist.

Hilfe gibt es zum Beispiel im Steuer-Thread des Fotolia-Forums oder – komplizierter – auf der offiziellen Hilfe-Seite der us-amerikanischen Steuerbehörde IRS.

Update 06.01.2010: Hier gibt es neue Infos zur Besteuerung bei Fotolia.

Ausfüllen der Steuerformulare für Shutterstock

Wie berichtet verlangt die Microstock-Bildagentur Shutterstock seit einer Weile Steuerinformationen von ihren Fotografen, um die US-Finanzbehörde IRS zufriedenzustellen. Nach einigen Wochen heillosem Durcheinander bietet die Agentur nun etwas Hilfe, indem sie ein Online-Tax Center eingerichtet hat. Da es trotzdem in englisch gehalten ist, hier etwas Übersetzungshilfe. Ich weise aber ausdrücklich darauf hin, dass alle meine Angaben ohne Gewähr sind und jeder im Einzelfall selbst für seine Angaben verantwortlich ist.

Nichts im Portmonee

Deutsche Fotografen bei Shutterstock fallen in die Gruppe A2. Das bedeutet, dass man eine Einzelperson (im Gegensatz zu einer Firma) ist, deren Herkunftsland mit den USA ein Steuer-Abkommen geschlossen haben. Hieß es am Anfang von Shutterstock noch, dass eine US-Steuernummer (TIN) notwendig sei, um sein Honorar ohne die pauschalen 30% Abzüge zu erhalten, ist dies nun nicht mehr nötig.

Jetzt muss nur noch der W8-BEN-Antrag ausgefüllt werden. Das geht online bei Shutterstock so:

1. Im Mitgliedsbereich unter „Ihr Account“ überprüfen, um die eingegebenen Daten wie Name und Adresse korrekt sind und sie ggf. korrigieren. Das ist wichtig, weil Shutterstock diese Angaben automatisch in das W8-BEN-Formular übernimmt. Es darf keine Postfach-Adresse angegeben werden.

2. Im oben erwähnten „Tax Center“ unten auf den Link „Online W8-BEN Form“ klicken.

3. In Zeile 2 „N/A“ eintragen (steht für „not applicable“ – nicht zutreffend, da dort nach einem Firmensitz gefragt wird),

4. In Zeile 3 „Individual“ auswählen. Der Rest wird freigelassen.

5. Wer will, kann freiwillig in Zeile 7 „Foreign tax identifying number“ seine deutsche Steuernummer eintragen. Welche (Bundes-Steuernummer, Umsatzsteuernummer, …), ist jedoch nicht klar.

6. Als digitale Unterschrift unten seinen Namen eintragen – genau so wie er oben im Formular in Zeile 1 steht.

Danach auf „Submit“ drücken und das Ganze wird zur Überprüfung geschickt.

Hast Du versehentlich etwas falsch ausgefüllt? Einfach das Ganze noch mal ausfüllen und abschicken. Ich hoffe zumindest, dass das ausreichend ist.

Bei größeren Fragen hilft die Steuerfragen-Email von Shutterstock.

Shutterstock verlangt Steuerformulare

Seit letzter Woche gibt es bei den Fotografen der Microstock-Bildagentur Shutterstock große Aufregung.

Grund ist eine Email an alle Fotografen, die nicht aus den USA stammen, dass die oberste Steuerbehörde der USA, der Internal Revenue Service (IRS), ab sofort einen Nachweis verlangt, damit die Bildagentur keine Steuern an die Behörde abführen muss. Aber wie Behörden so sind, wird es ab hier furchtbar kompliziert.

Wir konzentrieren uns vor allem auf die Details, die für deutsche Fotografen bei Shutterstock wichtig sind.

Die USA und Deutschland haben einen Vertrag zur Einkommenssteuer geschlossen, der es ermöglicht, dass Shutterstock keine 30% Steuern an die IRS abführen muss.

Um das möglich zu machen, muss jedoch ein Formular ausgefüllt werden mit dem langen Namen  „U.S. Internal Revenue Service (IRS) Form W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“ oder kurz „W-8BEN“ genannt.

Um dieses korrekt auszufüllen, wird wiederum eine Art US-Steuernummer benötigt, die sogenannte „U.S. Individual Taxpayer Identification Number„, kurz ITIN.

Jetzt wird es schwierig:
Um diese Nummer zu erhalten, muss das Formular „Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number“ ausgefüllt und per Post eingeschickt werden.

Dazu wird unter anderem entweder eine beglaubigte Kopie des Reisepasses oder mindestens zwei andere beglaubigte Kopien von Ausweis, Führerschein oder Geburtsurkunde benötigt.

Eine genaue Anleitung in deutsch, wie das Formular ausgefüllt werden muss, gibt es hier in einem deutschen Thread des Shutterstock-Forums.

Das Problem ist jedoch, dass den Fotografen bisher nur eine Email von Shutterstock vorliegt. Die IRS verlangt jedoch einen Brief des Unternehmens (inklusive Briefkopf und Unterschrift). Shutterstock behauptet zwar zur Zeit, dass es ausreiche, die Email auszudrucken und mitzuschicken, aber von vielen anderen Stellen, u.A. US-Konsulaten, wird darauf hingewiesen, dass eine Mail nicht die Anforderungen erfülle.

Eine weitere offene Frage ist, welche deutsche Steuernummer in dem Forumular stehen soll: Die „normale“ Steuernummer (die, mit dem Zahlencode des zuständigen Finanzamts vorne), die Umsatzsteuer-ID oder die neu zugeteilte „persönliche Identifikationsnummer„, welche das Bundesamt letztes Jahr herausgegeben hat?

Was passiert, wenn das W-8BEN nicht ausgefüllt wird?
Shutterstock behält dann 30% der Einnahmen des Fotografen ein, die aus Verkäufen an US-Kunden stammen und leitet diese an die IRS weiter. Wenn das W8BEN ausgefüllt wird, überweist Shutterstock wie gewohnt die kompletten Einnahmen des Fotografen.

Um obige Fragen zu klären, habe ich eine Anfrage an Shutterstock gestartet, bislang jedoch noch keine Antwort erhalten. Wenn ich mehr Informationen habe, werde ich sie hier veröffentlichen.

Bisher gibt es im Shutterstock-Forum eine offizielle FAQ, die jedoch wichtige Fragen noch nicht beantwortet.

Im Forum wurde außerdem ein eigener Bereich nur für die Steuer-Fragen eingerichtet und es existieren viele Posts mit Informationen zu bestimmten Ländern und in verschiedenen Sprachen.

Noch ein formaler Hinweis am Ende: Diese Angaben sind alle ohne Gewähr, ich bin kein Steuerberater und habe nichts in dieser Richtung studiert.

UPDATE 02.06.2009 – 10 Uhr:
Mir wurde soeben von Shutterstock bestätigt, dass in Deutschland die Email als Nachweis nicht ausreicht. Es wird deshalb gebeten, den ITIN-Antrag noch nicht abzuschicken. An einer Lösung wird gearbeitet.

Stockfotografie-News 2009-05-29

Da es letzte Woche keine News gab, waren die Nachrichten so unruhig, dass sie mir schon gestern kurz entfleucht sind. Ich habe sie zurückgepfiffen, aufpoliert und schicke sie heute wieder ins Rennen.

  • Die Bildagentur Alamy bietet nun auch eine Auftragsvermittlung für Fotografen an. Teilnehmen dürfen Alamy-Fotografen, die mehr als 100 Bilder und mehr als 10 Verkäufe dort und eine eigene Webseite haben.
  • Billiger geht es nicht mehr: Fotolia hat mit PhotoXpress eine Webseite mit mehr als 350.000 kostenlosen Fotos gestartet. Doch ein kleiner Hinweis: Auch wenn die Bilder gratis sind, dürfen sie nicht für JEDEN Zweck genutzt werden. Was verboten ist, steht in den Lizenzbedingungen unter Punkt 3.
  • istockphoto hat einen langen Artikel mit Einzelheiten über die geplanten Fotoverkäufe über andere Webseiten veröffentlicht.
  • Panthermedia startet ein neues Abo-Angebot und reduziert bei einigen Fotos die Web-Preise. Das besondere am Abo-Modell ist, dass das Abo keine feste Zahl an Fotos enthält, sondern festgelegte Credits, die entweder für viele kleine Bilder oder weniger große Fotos genutzt werden können. Auf jeden Fall fairer für den Fotografen.
  • Nächste Woche Dienstag wird es für die Canon 5D Mark II endlich ein Firmware-Update geben, mit dem die Blende und ISO-Werte bei Videos manuell bestimmt werden können.
  • Da braut sich was zusammen: Shutterstock verlangt auf einmal Steuerformulare für Fotografen, die nicht aus den USA kommen und behält sich vor, sonst bis zu 30% des Verdienstes an die IRS (US-Steuerbehörde) abzuführen.
  • Die Webseite fotoskaufen.de vermittelt nun ebenfalls Foto-Aufträge.
  • Die Bildagentur Imagebroker bietet Fotografen und Interessenten die Möglichkeit, deren Mitarbeiter am 07.06.2009 in Dresden kennenzulernen.
  • Im März gab es bei Bildwerk3 einen Themenmonat zur Stockfotografie. Nun gibt es noch mal eine Übersicht über die 12 Artikel mit vielen Insider-Tipps. Allesamt sehr lesenswert!
  • Alles, was Du schon immer über Metadaten wissen wolltest, gibt es nun geballt auf einer Webseite.