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Online-Backup für Fotografen und andere Tipps zu Datensicherung

Vor kurzem hatte ich auf meiner Facebook-Seite den Link zu diesem Artikel gepostet, in dem eine Firma für Online-Datensicherung die Festplatten verschiedener Hersteller miteinander vergleicht.

In den Kommentaren kamen einige Fragen zur konkreten Gestaltung einer Datensicherung auf und da meine beiden Artikel zum Thema schon etwas älter sind, möchte ich das wichtige Thema noch mal ins Gedächtnis aller Fotografen rufen.

Warum ist Datensicherung wichtig?

Datensicherung erfüllt das gleiche Prinzip wie eine Versicherung. Wir alle hoffen, dass wir nie eine brauchen, aber wenn der Ernstfall eingetreten ist, sind wir sehr froh, wenn wir eine haben. Der Ernstfall kann ein Einbruch ins Fotostudio sein, bei dem alle technischen Geräte gestohlen werden, ein Feuer, was das Arbeitszimmer vernichtet oder ein plötzlicher Ausfall der Festplatten, auf denen unsere Daten gespeichert sind. Vor allem den letzten Punkt vergessen viele Leute gerne, dabei haben auch Festplatten eine Art „Haltbarkeitsdatum“, welches im Schnitt zwischen zwei bis zehn Jahren schwankt. Deshalb ist die Wahl der richtigen Festplatte von großer Bedeutung und ich lege allen ans Herz, vor Kauf einer neuen Festplatte den oben verlinkten Artikel gründlich zu lesen.

Was für Daten sollten gesichert werden?

Alle Daten, die im Falle eines Verlusts entweder nicht mehr problemlos wiederhergestellt werden können (der Offline-Dump der Wikipedia mit über 100 GB gehört also nicht dazu) oder eine starke Einschränkung bei der Arbeit bedeuten würden, sollten gesichert werden.

Ich selbst trenne bei der Datensicherung zwischen zwei Bereichen:

  1. meinem „Stockfotomaterial„:
    • RAW-Dateien/Videos
    • entwickelte JPG-Fotos und gerenderte Videos
    • Model-, Agentur- und andere Verträge als Scans
    • meine Excel-Tabellen mit Verwaltungsinformationen, Model-Kontakten und Umsatz-Statistiken
  2. meinem „Arbeitsmaterial„:
    • im Grunde meine gesamte Arbeitsfestplatte, auf der sich unter anderem befinden:
    • meine geschäftlichen Emails
    • meine Textdateien
    • Layout-Entwürfe
    • meine Webseiten-, Blog- und Forum-Daten

Diese sichere ich auf zwei verschiedene Arten:

Das Stockfoto-Material sichere ich regelmäßig auf zwei externe Festplatten (aktuell die WD My Book 4 TB*). Regelmäßig heißt, sobald die Daten anfallen, also nach einem Shooting, nach dem Ende eines Bildbearbeitungssession etc. Die beiden Festplatten tausche ich ca. alle zwei Jahre gegen ein Modell mit mehr Speicherplatz aus. Aktuell bin ich in der vierten Generation angekommen: 500GB, 1 TB, 2TB, 4 TB. Die alten Daten kopiere ich dann auf beide neue Platten und lagere eine der alten Platten bei einem Freund aus. So habe ich die Daten immer doppelt vorrätig, falls eine der Platten den Geist aufgibt. Ich nutze zwei Platten, um eine Art „manuelles RAID-1-System“ zu haben. Es gibt zwar Systeme, die eine noch bessere Verfügbarkeit garantieren, aber da gibt es eben auch zusätzliche Probleme und die Einrichtung ist komplizierter. Zusätzlich werden die Festplatten mit einem Online-Backup-Dienst gesichert. Dazu gleich mehr.

Mein Arbeitsmaterial ist meine aktuelle Festplatte. Es ist aber nicht die einzige Festplatte in meinem Rechner, sondern neben der SSD-Systemplatte nur eine von zwei Festplatten. Wer an der genauen Modellnummer interessiert ist: Ich nutze die WD 2002FAEX 2 TB*. Die Daten der einen Platte werden mit der automatischen Windows-Sicherung regelmäßig auf die andere Platte kopiert.

Erfahrungen mit einem Online-Backup-Dienst

Zusätzlich nutze ich für beide Daten-Bereich einen Online-Backup-Dienst. In meinem Fall nehme ich Backblaze*, weil die unbegrenzten Speicherplatz anbieten, was bei mehreren Terabyte an Daten wichtig ist. Die Kosten belaufen sich auf 5 Dollar pro Monat, ich jedoch habe das Abo für zwei Jahre abgeschlossen, was mich dann im Schnitt nur ca. 3 Euro pro Monat kostet. Das ist unschlagbar. Und es funktioniert. Zwar habe ich bisher noch keinen Computercrash gehabt, aber unterwegs mal paar wichtige Daten vergessen. Da habe ich mich bei Backblaze eingeloggt, die gewünschten Daten auf meiner Festplatte angeklickt und paar Minuten später habe ich per Email eine Zip-Datei mit den benötigten Daten bekommen. Im Grunde sowas wie eine Art „Ersatz-NAS„.

Der größte Nachteil bei Backblaze ist, wie lange es dauert, bis die Daten das erste Mal gesichert sind. Da ich insgesamt ca. 5 TB an Daten habe, dauerte die erste Sicherung ca. ein halbes Jahr (bei 2,5 Mb/s), wo ich auch den Rechner oft nachts angelassen habe. Da wäre es schöner, einen Anbieter zu haben, dem man zu Beginn eine Festplatte schicken könnte. Aber nachdem ich diese „Durststrecke“ überstanden habe, sichert Backblaze nur die neu erstellten oder geänderten Dateien und ist im Hintergrund nicht mehr bemerkbar. Backblaze bietet aber auch an, nur bestimmte Ordner und nicht nur komplette Festplatten zu sichern, weshalb ich nach und nach die wichtigsten Ordner sichern lassen habe, damit sich der Dienst nicht zum Anfang mit den großen, von mir sowieso auch extern gesicherten RAW-Dateien aufhalten muss.

Ich kann nur über meine Erfahrungen mit Backblaze schreiben, weil ich keinen anderen Dienst nutze. Der Vollständigkeit halber will ich aber andere, ähnliche Dienste erwähnen. Es gibt zum Beispiel noch Crashplan, Livedrive oder Carbonite. Die vier Dienste sind preislich sehr ähnlich und bieten alle unbegrenzten Speicherplatz. Sie unterschieden sich vor allem in der verwendeten Software und Detaileinstellungen wie der Dauer der Versionsarchivierung, der Bequemlichkeit der Einrichtung etc.

Zusätzlich habe ich einen kostenlosen Dropbox-Account*, mit dem ich ebenfalls wichtige Dateien auf alle meine Rechner verteile und diese bei einer versehentlichen Löschung ebenfalls wieder rekonstruieren kann.

Datenschutz beim Cloud-Backup?

Der größte Kritikpunkt bei der Nutzung von Cloud-Backups ist, das andere Leute Zugriff auf die eigenen Daten hätten. Ich halte das für übertrieben. Zum einen werden die Daten in den Rechenzentren der Anbieter gut verschlüsselt. Klar, die NSA wird diese Verschlüsselung sicher knacken können, aber wenn sie das kann, kann sie auch direkt über das Internet auf euren Rechner zugreifen. Einige Dienste wie Crashplan bieten auch an, die Daten nicht auf den eigenen Servern zu sichern, sondern diese an einen anderen Ort zu schicken, beispielsweise auf die externe Festplatte eines Verwandten oder einen selbst betriebenen Server.

Wie sichert ihr eure Daten? Welche Tipps gebt ihr anderen Fotografen zur Datensicherung?

* Affiliate-Link

Datensicherung vor Neuinstallation eines Computers

Jedes Mal, wenn ich mir einen neuen Rechner kaufe, mache ich das mit einem lachenden und einem weinenden Auge. Einerseits steigert jeder neue Rechner meine Produktivität und ich freue mich wie ein Kleinkind, wenn die nervigen „bitte warten“-Anzeigen oder die Ladebalken verschwinden. Auf der anderen Seite graust es mich davor, mein Betriebssystem neu zu installieren und meine gesamten Daten transferieren zu müssen, weil es viele kleine Dinge gibt, die übersehen werden können.

Deshalb gibt es heute – nur leicht fachfremd – einige Tipps aus meinen teils leidvollen Erfahrungen zur Installation neuer Computer.

Für die Nerds: Cinebench-Wert 12,6!

Es gibt einige Faustregeln zu beachten:

Regel Nummer 1

Die oberste und wichtigste Regel, die ich allen meinen Freunden predige, ist eine strikte Trennung von Systemdateien und persönlichen Dateien. Systemdateien sind vor allem das gesamte Betriebssystem, sowie alle installierten Programme, Plugins und Tools. Persönliche Daten sind alles andere, also zum Beispiel Textdokumente, Excel-Tabellen, Fotos, Musik, Videos und so weiter. Mit Trennung meine ich nicht nur verschiedene Ordner, sondern zwei verschiedene Festplatten. Um ganz auf Nummer Sicher zu gehen, empfehle ich wirklich zwei verschiedene Platten und nicht nur zwei verschiedene Partitionen (die ja auf einer Platte liegen können), damit im Falle einer notwendigen Formatierung nur das Betriebssystem gelöscht werden muss, die privaten Daten aber erhalten bleiben. Ich gebe jedoch zu, dass dies seit Windows XP nicht mehr so wichtig ist wie vorher.

Die Trennung der Daten erleichtert es aber trotzdem, eine Datensicherung zu machen, denn die Systemdateien müssen nicht gesichert werden (bis auf einige Ausnahmen siehe unten), denn fast alle Programme gibt es als kostenlosen Download im Internet. Selbst die kostenpflichtigen Programme sind meist als Trial-Version zum Runterladen erhältlich und man muss ich beim Kauf nur die Seriennummer oder den Registrierungsschlüssel in seinen privaten Daten aufheben.

Regel Nummer 2

Datensicherung, Datensicherung, Datensicherung. Nicht immer ist eine bloße Leistungssteigerung der Grund für einen Computerwechsel. Zu oft ist es auch ein kaputter alter Computer, der einfach nicht mehr starten will oder eine Festplatte, die nicht mehr funktioniert. Dann hilft der neue Rechner nicht viel, wenn die bisherigen Daten verschwunden sind. Deshalb: Datensicherung. Die Mindestanforderung ist Redundanz, das heißt, alle Daten müssen mindestens doppelt vorhanden sein. Fällt eine Festplatte aus, sind die Daten auf der zweiten Platte gesichert. Dabei gibt es jedoch zwei Probleme. Erstens kann ein Laie nicht immer sofort erkennen, ob eine Festplatte (oder ein anderer Datenträger) defekt ist und zweitens können auch beide zeitnah kaputt gehen, zum Beispiel, weil sie bei einem Einbruch gestohlen werden oder bei einem Wohnungsbrand zerstört werden.

Ich kopiere die Daten manuell auf eine externe Festplatte, aber es gibt auch Tools wie Norton Ghost*, Windows Sichern und Wiederherstellen oder für Apple Time Machine.

Deshalb ist es sinnvoll, in regelmäßigen, nicht zu großen Abständen eine weitere Festplatte außerhalb der eigenen Wohnung zu lagern. Ich gebe zu, dass ich das aus Bequemlichkeitsgründen nicht so oft mache, weshalb ich mich für einen Online-Backup-Service entschieden habe, der täglich vollautomatisch alle Daten meines Computers online speichert und ich im Falle eines Computerverlustes darauf zugreifen kann. Ich nutze Backblaze*, aber es gibt auch andere gute Anbieter wie Crashplan usw.

Wer es noch eine Nummer sicherer haben will, der nutzt zwei Raid5/6-Systeme, die einmal am Arbeitsplatz und einmal woanders installiert werden. Aber das führt hier zu weit.

Regel Nummer 3

Kommen wir zu den Ausnahmen. Die Trennung von System und Arbeitsdaten ist schön und gut, aber in der Praxis reicht das nicht aus. Ich habe viele komplexe Programme wie Photoshop, Capture One, Cinema 4D und so weiter, die ich mir persönlich konfiguriere, mit eigenen Tastaturkürzeln versehe, viele Plugins installiere und so weiter. Je nach Programm ist es einfacher oder schwieriger, diese Voreinstellungen auf einem neuen System wiederherzustellen. Leider gibt es nur wenige Programme wie den FTP-Client FileZilla, die eine sehr bequeme Import/Export-Funktion der Voreinstellungen anbieten.

Fotografen sollten vor allem darauf achten, dass sie ihre Arbeitsfläche in Photoshop speichern, die dortigen Tastaturkürzel, eventuell angelegte Aktionen, Pinsel, Farbverläufe etc. Ähnliches gilt für Lightroom. Auch in MicrosoftOffice oder OpenOffice sind viele Voreinstellungen möglich, die man sich sichern oder mindestens merken sollte.

Auch einige Firewalls erlauben den Import/Export der Voreinstellungen, damit nicht einen Monat lang bei jeder Netzwerkverbindung nervende Hinweisfenster aufploppen.

Wer wie ich fast ständig im Internet arbeitet, wird eine lange Liste an Login-Daten und Passwörtern für unzählige Webseiten, Bildagenturen und Foren haben. Es ist deutlich sicherer, verschiedene Passwörter für jeden Account zu nehmen, aber wer soll sich die alle merken. Dafür nutze ich einen Service namens Lastpass. Der ist als Plugin für fast alle Betriebssysteme (inklusive Apps für iOS und Android) erhältlich und speichert einerseits meine Login-Daten aller Webseiten und auch weitere wichtige Daten wie Software-Lizenzen, Reisepass-Nummern etc.

Meine Lesezeichen (viele hundert) habe ich ähnlich synchronisiert, mit einem Partnerdienst von Lastpass, Xmarks. Damit kann ich von jedem Rechner auf alle meine Lesezeichen zugreifen. Wer seine Lesezeichen nicht online sichert, sollte diese ebenfalls vorher exportieren.

Ich gehöre auch zu den Leuten, die mit Firefox ins Internet gehen und sich den Browser mit vielen hilfreichen Plugins anpassen. Glücklicherweise ist es sehr einfach, bei einer Neuinstallation diesen Zustand wieder herzustellen, indem ich den Ordner „C:UsersRobertAppDataRoamingMozilla“ (das „Robert“ ist bei eurem System logischerweise mit eurem Nutzernamen zu ersetzen) einfach kopiere und nach der Neuinstallation von Firefox wieder an diese Stelle kopiere.

Ähnlich sichere ich meine Emails. Ich kopiere einfach den Thunderbird-Ordner (C:UsersrobertAppDataRoamingThunderbird) und nach der Neuinstallation habe ich meine Emails, Plugins und Einstellungen wieder als wäre nichts gewesen. Übrigens sichere ich diesen Ordner alle sechs Monate und archiviere ihn als gepackte Zip-Datei, bevor ich ältere Emails in Thunderbird lösche, weil ich als Unternehmer gesetzlich verpflichtet bin, meinen Geschäftsverkehr zu archivieren. Außerdem habe ich so Zugriff auf meine jahrlange Email-Korrespondenz, ohne hunderttausende Mails aktiv im Postfach zu haben, was zu einer deutlich langsameren Verarbeitung führen würde.

Wer ungern in den Tiefen der Verzeichnisstrukturen stöbert, kann auch das Tool MozBackup nutzen, um seine Firefox- und Thunderbird-Daten zu exportieren und importieren.

Von Windows gibt es sogar ein Tool namens „Windows Easy Transfer„, welches Dateien und Windows-Einstellungen exportieren soll, aber das habe ich noch nicht getestet.

Zwei Tipps zum Ende

Einige Programme nutzt man seltener als andere. Damit ich nicht vergesse, bestimmte Programme zu installieren, mache ich mir vor der Neuinstallation vom alten System eine Liste der benötigten Programme. Das geht beispielsweise entweder mit einem Screenshot des Startmenüs oder einem Tool wie MaxLister oder CCleaner.

Bei der Neuinstallation gibt es eine prima Hilfe namens Ninite. Das ist ein praktisches Tool, welches für einen frei konfigurierbar zig Programme auf einmal installiert, z.B. Firefox, Thunderbird, IrfanView, Dropbox, Spotify, WinAmp, OpenOffice, VLC Player und viele andere.

Habt ihr weitere Tipps für die Neuinstallation?

* Affiliate

Das Beste aus dem Stockfotografie-Forum – Mai 2012

Das neu gegründete www.stockfotografie-forum.de ist jetzt ca. sechs Wochen alt. Da außerdem der Monat so gut wie zu Ende ist, ist es angebracht, auf einige Perlen des Forums zu verweisen, falls ihr diese bisher noch nicht gelesen habt. Wer noch nicht angemeldet ist, kann das auch schnell und einfach mit seinem Facebook- oder Twitter-Account machen.

Hier einige sehr lesenswerte Diskussionen mit vielen hilfreichen Tipps und Informationen in loser Reihenfolge (einige Beiträge lassen sich nur nach Anmeldung lesen):

Ich freue mich, wenn ihr euch an den Diskussionen beteiligt oder neue spannende Beiträge aufmacht.

Datensicherung: Lieber zuviel als zuwenig

In den letzten Tagen habe ich ca. 100 Gigabyte Rohmaterial (also unbearbeitete Fotos) meiner Kamera auf DVD gebrannt.

Damit habe ich endlich wieder meinen internen Standard wiederhergestellt, nach dem ich alle wichtigen Fotodaten mindestens drei Mal gespeichert haben müsse.
Als wichtige Fotodaten gelten bei mir:
– das Rohmaterial (die unbearbeiteten Fotos aus der Kamera als RAW und Vorschau-JPG)
– die bearbeiteten Fotos gross (als 48-Bit, unkomprimiertes TIFF, AdobeRGB)
– die bearbeiteten Fotos für die Agenturen (als 24-Bit, unkomprimiertes JPG, Adobe RGB)
– Verträge (Model-Releases, Property Releases, Agentur-Verträge)

Ich speichere diese Daten wie folgt:
– auf Marken-DVDs sortiert, mit der langsamsten Brenngeschwindigkeit (bei mir 4x)
– auf zwei externe Laufwerke (je 500 GB-Festplatten von Seagate mit passiv gekühltem Gehäuse), das sind mittlerweile ca. drei Terrabyte.

Die Agentur-DVDs und Veträge habe ich zusätzlich noch auf meiner internen Festplatte und natürlich im Internet bei meinen Agenturen.

Eins der zwei identischen Laufwerke wird, wenn es voll ist, an einem anderen Ort als die andere Festplatte aufbewahrt, sodaß die Daten auch im Falle eines Diebstahls oder Feuers gesichert sind.

Somit sind die allerwichtigsten Daten fünf Mal gesichert, die restlichen Fotodaten drei Mal. Da die Sicherung nicht automatisch, sondern per Hand erfolgt, ist das System leider noch nicht fehlerfrei. Aber immerhin sicherer als das vieler anderer, die Daten höchstens zwei Mal speichern. Die Faustregel von Datensicherung-Gurus liebt bei mindestens vier Sicherungen. Ich kann mich also noch verbessern.

Wie sichert ihr Eure Daten?