Platzsparende Archivierung von Belegexemplaren und Referenzen

Seit über 10 Jahren ver­kau­fe ich Stockfotos. Im Laufe der Zeit haben sich meh­re­re Regalmeter Belegexemplare mei­ner Fotos in Zeitungen, Zeitschriften, auf Flyern, Kalender, in Werbeanzeigen und Produktverpackungen ange­sam­melt.

Einer mei­ner prall­ge­füll­ten Sammelmappen mit Belegexemplaren

Vor allem am Anfang mei­ner Tätigkeit habe ich mich wie ein klei­nes Kind über jeden Fotofund unglaub­lich gefreut und ihn sorg­fäl­tig archi­viert.

Das wur­de ein­fach zuviel und des­halb habe ich kon­se­quent aus­ge­mis­tet. Ich will kurz tei­len, nach wel­chen Kriterien ich ent­schie­den habe, was bleibt und was nicht, falls eure eige­ne Sammlung hof­fent­lich bald an Umfang zunimmt.

Früher habe ich ein­fach jede Zeitung, Zeitschrift oder was auch immer mit einem Post‐It auf der Seite ver­se­hen, wo mein Bild zu fin­den war und in einen Sammelordner getan (sie­he Foto oben).

Zusätzlich hat­te ich ein­zel­ne Seiten, die ich von Freunden, Verwandten oder Models erhal­ten habe, in eine Sammelmappe abge­legt:

Über 10 Zentimeter lose Blätter als Belegexemplare

Nun habe ich kon­se­quent aus­ge­mis­tet und Veröffentlichungen nur nach bestimm­ten Kriterien auf­ge­ho­ben.

Als ein­zel­ne Seiten wer­den auf­ge­ho­ben:

  • Mein Bild auf einer Titelseite
  • Doppelseiten (Foto über mehr als eine Seite)
  • bekann­te Magazine (FAZ, Spiegel, BRAVO, Focus, Freundin, …)
  • die ers­te Veröffentlichung
  • Interessante Varianten (Fotomontagen mit mei­nen Bildern als Ausgangsmaterial, unge­wöhn­li­che Text‐Bild‐Schere, o.ä.)
  • Bilder mit engen Freunden oder Verwandten als Motiv

Komplette Hefte habe ich nur auf­ge­ho­ben, wenn mehr als fünf Bilder von mir im Innenteil waren.

Tipps zur korrekten Archivierung:

  • Doppelseiten immer mit Klebeband kle­ben (sonst tren­nen sich irgend­wann bei­de Seiten im Laufe der Zeit und kön­nen nicht mehr zuge­ord­net wer­den)

    Mit Klebeband gekleb­te Doppelseite
  • Die Quelle muss immer ersicht­lich sein, dazu gehört Medienname, Ausgabe (ggf. Datum) und Seitenzahl. Bei eini­gen Medien ste­hen alle Informationen am Seitenrand, z.B. „Süddeutsche Zeitung, 09.06.2017, S. 17“, bei ande­ren muss alles oder nur ein Teil der Angaben nach­ge­tra­gen wer­den:
    Beispiel für das Nachtragen der kom­plet­ten Quellenangabe

    Beispiel für das Nachtragen eines Teils der Quellenangaben
  • Um spä­ter den Kontext einer Veröffentlichung zu ver­ste­hen, soll­te immer die gan­ze Seite auf­ge­ho­ben wer­den. Gegenbeispiel: Manchmal haben mir Models oder Freunde mei­ne Bilder gege­ben, bei denen nur das Foto aus­ge­schnit­ten war, ohne den Artikel drum­her­um, ohne Angabe, in wel­cher Zeitschrift es ver­öf­fent­licht wur­de usw. Das hat lei­der kei­nen archi­va­ri­schen Wert.
  • Die Aufbewahrung soll­te dun­kel ohne Sonnenlicht und flach erfol­gen, damit die Seiten nicht ver­blei­chen oder kni­cken.
  • Digitale Archivierung: Statt der ana­lo­gen Archivierung kön­nen die Veröffentlichungen als gescannt oder foto­gra­fiert und als PDF archi­viert wer­den, was deut­lich platz­spa­ren­der ist.

Warum ist die Aufbewahrung von Belegexemplaren relevant?

Zum einen kön­nen Veröffentlichungen bei der Verwertungsgesellschaft Bild‐Kunst ein­ge­reicht wer­den für eine Geldauszahlung.

Zum ande­ren kön­nen sie als Nachweis für das eige­ne Können gegen­über poten­ti­el­len Kunden die­nen, denn immer­hin wur­de das eige­ne Foto aus einem Pool von tau­sen­den oder gar Millionen Bildern gewählt, weil es nach Ansicht der Bildredaktion am pas­sends­ten war.

Die Belegexemplare kön­nen auch zur Motivation und zur Inspiration die­nen, denn die Artikel zu den Fotos ent­hal­ten nütz­li­che Keywords für die Verschlagwortung oder rele­van­te Themen, die eben­falls foto­gra­fiert wer­den könn­ten. Manchmal ver­su­che ich auch, gefun­de­ne Fotomontagen mei­ner Bilder selbst nach­zu­stel­len, weil ja offen­sicht­lich ein Bedarf nach die­ser Variante bestand, die ich nicht voll­stän­dig abde­cken konn­te. So sind schon eini­ge Bestseller in mei­nem Portfolio gelan­det.

Auch die auf den Bildern abge­bil­de­ten Models freu­en sich in der Regel, ihr Gesicht auf einer Veröffentlichung zu sehen, weil die­se Sichtbarkeit für eini­ge Models ein Teil des Grundes ist, über­haupt als Model aktiv zu sein.

Wie finde ich Belegexemplare meiner Bilder?

Schon vor fast 10 Jahren habe ich die­sen Artikel ver­öf­fent­licht mit 10 Tipps zum Finden der eige­nen Bilder, von denen die meis­ten immer noch aktu­ell sind. Während damals noch eini­ge Bildagenturen wie Waldhäusl oder Bildmaschine die kon­kre­ten Veröffentlichungen nann­ten oder sogar regel­mä­ßig Belegexemplare schick­ten, gibt es heu­te lei­der noch weni­ge Agenturen mit die­sem Service.

Es gibt sicher noch vie­le ande­re Möglichkeiten, sei­ne Belegexemplare auf­zu­he­ben oder bestimmt auch Gründe, es nicht mehr zu tun.

Wie macht ihr das?

7 Gedanken zu „Platzsparende Archivierung von Belegexemplaren und Referenzen“

  1. Du betreibst aber schon einen enor­men Aufwand.
    Ich habe noch kei­ne ein­zi­ge Veröffentlichung archi­viert.
    Wenn ich ehr­lich bin habe ich bis jetzt nicht mal nach­ge­forscht wie mei­ne Bilder ver­wen­det wer­den.

  2. Hallo Robert,

    wie machst du das eigent­lich bei PDFs? Druckst du die­se aus und mel­dest du sie bei der VG‐Bildkunst? Ich selbst habe bis jetzt immer nur die Links dazu gespei­chert. Aber wenn ich so dar­über nach­den­ke, kön­nen die ja auch ruck­zuck weg sein…

    Gruß
    Gabi

  3. @max: Ja, anfangs habe ich AUfwand betrie­ben, aber mitt­ler­wei­le suche ich nicht mehr aktiv, son­dern hef­te nur das ab, was mir über den Weg läuft oder was Models und Freunde mir zuschi­cken.

  4. Hi Robert, wie sieht es denn mit der Nutzung die­ser Referenzen aus?
    Darf ich bspw. auf mei­ner Website die Namen (oder Logos) der Magazine nen­nen, die mei­ne Fotos gekauft haben mit einem Vermerk á la „fea­tured in …“?

  5. @Frederik: Bei den Logos wäre ich ohne Rücksprache der Magazine vor­sich­tig und der Vermerk „fea­tured in“ könn­te auch etwas irre­füh­rend sein, weil er eine akti­ve Vorstellung impli­ziert. Unproblematischer dürf­te ein Vermerk wie „Fotos erschie­nen in fol­gen­den Zeitschriften“ sein.

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