Je größer das eigene Stockfoto-Portfolio wird, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Oder im Umkehrschluss: Desto wichtiger ist es, Ordnung und Struktur in den eigenen Datenbestand zu bringen. Ein Mittel, was dabei helfen kann, ist eine „Modelvertrag-Tabelle“.
Lee Torrens hat diese Art der Tabelle vor einem halben Jahr als „Release Matching Spreadsheet“ in seinem Blog vorgestellt und nachdem ich sie erstellt hatte, hat sie mir schon zwei Mal viel Arbeit erspart.
Was ist eine Modelvertrag-Tabelle?
In einer Modelvertrag-Tabelle werden alle Bilder eines Fotografen aufgelistet und welche Modelverträge und Eigentumsfreigaben zu den jeweiligen Fotos gehören. Diese Tabelle wird genutzt, um den Bildbestand eines Fotografen schneller und automatisiert zu Bildagenturen zu liefern.
Die Vorteile einer solchen Tabelle
Wer für sein gesamtes Portfolio eine Modelvertrag-Tabelle hat, kann sich das Zuordnen von Modelverträgen und Eigentumsfreigaben für jedes einzelne Foto per Hand sparen, wenn er seine Bilder bei Agenturen hochlädt. Das geht leider momentan noch nicht bei den meisten Microstock-Bildagenturen, aber beim Hochladen zu weiteren Bildagenturen wird die Tabelle hilfreich. Vor allem Macrostock-Agenturen sind es gewohnt, diese Daten als Excel-Tabelle zu erhalten.
Auch für Verhandlungen mit neuen Bildagenturen kann es ein großer Pluspunkt sein, diese Tabelle zu haben. Wenn Agenturen wissen, dass sie diese Daten automatisiert für alle Bilder übernehmen können, stärkt das die Verhandlungsmacht des Fotografen und er kann in anderen Bereich mehr herausschlagen. Tipps für erfolgreiche Verhandlungen mit Bildagenturen gibt es hier bald in einem eigenen Artikel.
Ein weiterer Vorteil ist die Übersicht, die der Fotograf mit seiner Modelvertrag-Tabelle behält. Ich habe zum Beispiel mittlerweile über 200 verschiedene Models fotografiert. Einige davon kenne ich auch privat oder habe sie so oft fotografiert, dass ich mir deren Namen problemlos merken kann. Aber es kam schon vor, dass ich bei einem Gruppenfoto wissen musste, wer die abgebildeten Personen sind. Früher musste ich mir die eingescannten Model Releases im Ordner chronologisch sortiert anzeigen lassen und suchen, damit ich den Namen finde. Heute gebe ich einfach den Dateinamen in die Suchfunktion meiner Modelvertrag-Tabelle ein und ich werde zur Zeile geführt, in der die dazugehörigen Verträge stehen.
Viele Profi-Fotografen wie Andres Rodriguez, Yuri Arcurs, Mark Butler oder Ron Chapple nutzen so eine Tabelle, um ihr Portofolio breiter streuen zu können.
Der Nachteil einer Modelvertrag-Tabelle
Der Aufbau einer solchen Tabelle bedeutet etwas Arbeit, vor allem, wenn man schon einige tausend Bilder angesammelt hat, die nachträglich zugeordnet werden müssen. Außerdem bedeutet es doppelte Arbeit bei neuen Shootings, weil einerseits die Bilder in der Excel-Tabelle erfasst und trotzdem manuell bei den meisten Microstock-Agenturen mit MR und PR versehen werden müssen.
Den Lohn für eine solche Tabelle erhalten Fotografen vor allem dann, wenn sie dabei sind, ihren gesamten Bildbestand an neue oder weitere Bildagenturen zu liefern. Fast immer ist ein Teil der Forderung bei den Verhandlungen, dass das Portfolio so automatisiert wie möglich ins Agentur-Archiv übernommen wird. Idealerweise liefert der Fotograf nur eine externe Festplatte mit den Fotos, den Verträgen in einem eigenen Ordner und der Modelvertrag-Tabelle. Um den Rest kümmert sich die Agentur. Das Risiko, viel Zeit beim manuellen Hochladen zu neuen Agenturen zu verschwenden, die sich vielleicht als nicht lukrativ erweisen, wird so minimiert.
Wie muss eine Modelvertrag-Tabelle aussehen?
Wenn ihr euch entschieden habt, auch so eine Tabelle anzulegen, gibt es nur einige Grundregeln zu beachten.
In die erste Spalte der Tabelle kommt immer der Name des Fotos und in die danach folgenden Spalten jeweils die Modelverträge und Eigentumsfreigaben, die zu diesem Foto gehören. Das Ganze sieht dann beispielsweise so aus:
Die Farben in der ersten Spalte sind nur intern zur Auswertung für mich.
Ganz wichtig ist, dass die Tabelle maschinenlesbar sein muss. Das heißt, das wirklich jedes Foto, welches einen Vertrag benötigt, auch in der Tabelle einzeln aufgeführt wird. Abkürzungen wie „Alle Fotos im Ordner X benötigen Vertrag Y“ funktionieren nicht. Fotos, welche keine Verträge benötigen, wie beispielsweise Obst-Freisteller oder Landschaftsaufnahmen, können, müssen aber nicht aufgeführt werden.
Die Tabelle kann mittels einer Tabellenkalkulationssoftware leicht in viele verschiedene Formate exportiert werden, aber als Standard nehmen Bildagenturen am liebsten das CSV-Format.
Sinnvoll ist es, das gesamte Portofolio in einer Tabelle abzudecken. Es wäre zwar möglich, verschiedene Tabellen für unterschiedliche Motive anzulegen, solange sie vom Format her 100% identisch sind, aber mir ist noch kein Grund eingefallen, was das für Vorteile hätte.
Nutzt ihr schon so eine Tabelle? Oder wie behaltet ihr die die Zuordnung Eurer Modelverträge?
