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Vorteile und Nachteile einer Modelvertrag-Tabelle

Je grö­ßer das eige­ne Stockfoto-Portfolio wird, desto schwie­ri­ger wird es, den Überblick zu behal­ten. Oder im Umkehrschluss: Desto wich­ti­ger ist es, Ordnung und Struktur in den eige­nen Datenbestand zu brin­gen. Ein Mittel, was dabei hel­fen kann, ist eine „Modelvertrag-Tabelle“.

Lee Torrens hat die­se Art der Tabelle vor einem hal­ben Jahr als „Release Matching Spreadsheet“ in sei­nem Blog vor­ge­stellt und nach­dem ich sie erstellt hat­te, hat sie mir schon zwei Mal viel Arbeit erspart.

Was ist eine Modelvertrag-Tabelle?

In einer Modelvertrag-Tabelle wer­den alle Bilder eines Fotografen auf­ge­lis­tet und wel­che Modelverträge und Eigentumsfreigaben zu den jewei­li­gen Fotos gehö­ren. Diese Tabelle wird genutzt, um den Bildbestand eines Fotografen schnel­ler und auto­ma­ti­siert zu Bildagenturen zu lie­fern.

Die Vorteile einer solchen Tabelle

Wer für sein gesam­tes Portfolio eine Modelvertrag-Tabelle hat, kann sich das Zuordnen von Modelverträgen und Eigentumsfreigaben für jedes ein­zel­ne Foto per Hand spa­ren, wenn er sei­ne Bilder bei Agenturen hoch­lädt. Das geht lei­der momen­tan noch nicht bei den meis­ten Microstock-Bildagenturen, aber beim Hochladen zu wei­te­ren Bildagenturen wird die Tabelle hilf­reich. Vor allem Macrostock-Agenturen sind es gewohnt, die­se Daten als Excel-Tabelle zu erhal­ten.

Auch für Verhandlungen mit neu­en Bildagenturen kann es ein gro­ßer Pluspunkt sein, die­se Tabelle zu haben. Wenn Agenturen wis­sen, dass sie die­se Daten auto­ma­ti­siert für alle Bilder über­neh­men kön­nen, stärkt das die Verhandlungsmacht des Fotografen und er kann in ande­ren Bereich mehr her­aus­schla­gen. Tipps für erfolg­rei­che Verhandlungen mit Bildagenturen gibt es hier bald in einem eige­nen Artikel.

Ein wei­te­rer Vorteil ist die Übersicht, die der Fotograf mit sei­ner Modelvertrag-Tabelle behält. Ich habe zum Beispiel mitt­ler­wei­le über 200 ver­schie­de­ne Models foto­gra­fiert. Einige davon ken­ne ich auch pri­vat oder habe sie so oft foto­gra­fiert, dass ich mir deren Namen pro­blem­los mer­ken kann. Aber es kam schon vor, dass ich bei einem Gruppenfoto wis­sen mus­s­te, wer die abge­bil­de­ten Personen sind. Früher mus­s­te ich mir die ein­ge­scann­ten Model Releases im Ordner chro­no­lo­gi­sch sor­tiert anzei­gen las­sen und suchen, damit ich den Namen fin­de. Heute gebe ich ein­fach den Dateinamen in die Suchfunktion mei­ner Modelvertrag-Tabelle ein und ich wer­de zur Zeile geführt, in der die dazu­ge­hö­ri­gen Verträge ste­hen.

Viele Profi-Fotografen wie Andres Rodriguez, Yuri Arcurs, Mark Butler oder Ron Chapple nut­zen so eine Tabelle, um ihr Portofolio brei­ter streu­en zu kön­nen.

Der Nachteil einer Modelvertrag-Tabelle

Der Aufbau einer sol­chen Tabelle bedeu­tet etwas Arbeit, vor allem, wenn man schon eini­ge tau­send Bilder ange­sam­melt hat, die nach­träg­li­ch zuge­ord­net wer­den müs­sen. Außerdem bedeu­tet es dop­pel­te Arbeit bei neu­en Shootings, weil einer­seits die Bilder in der Excel-Tabelle erfasst und trotz­dem manu­ell bei den meis­ten Microstock-Agenturen mit MR und PR ver­se­hen wer­den müs­sen.

Den Lohn für eine sol­che Tabelle erhal­ten Fotografen vor allem dann, wenn sie dabei sind, ihren gesam­ten Bildbestand an neue oder wei­te­re Bildagenturen zu lie­fern. Fast immer ist ein Teil der Forderung bei den Verhandlungen, dass das Portfolio so auto­ma­ti­siert wie mög­li­ch ins Agentur-Archiv über­nom­men wird. Idealerweise lie­fert der Fotograf nur eine exter­ne Festplatte mit den Fotos, den Verträgen in einem eige­nen Ordner und der Modelvertrag-Tabelle. Um den Rest küm­mert sich die Agentur. Das Risiko, viel Zeit beim manu­el­len Hochladen zu neu­en Agenturen zu ver­schwen­den, die sich viel­leicht als nicht lukra­tiv erwei­sen, wird so mini­miert.

Wie muss eine Modelvertrag-Tabelle aussehen?

Wenn ihr euch ent­schie­den habt, auch so eine Tabelle anzu­le­gen, gibt es nur eini­ge Grundregeln zu beach­ten.

In die ers­te Spalte der Tabelle kommt immer der Name des Fotos und in die dana­ch fol­gen­den Spalten jeweils die Modelverträge und Eigentumsfreigaben, die zu die­sem Foto gehö­ren. Das Ganze sieht dann bei­spiels­wei­se so aus:


Die Farben in der ers­ten Spalte sind nur intern zur Auswertung für mich.

Ganz wich­tig ist, dass die Tabelle maschi­nen­les­bar sein muss. Das heißt, das wirk­li­ch jedes Foto, wel­ches einen Vertrag benö­tigt, auch in der Tabelle ein­zeln auf­ge­führt wird. Abkürzungen wie „Alle Fotos im Ordner X benö­ti­gen Vertrag Y“ funk­tio­nie­ren nicht. Fotos, wel­che kei­ne Verträge benö­ti­gen, wie bei­spiels­wei­se Obst-Freisteller oder Landschaftsaufnahmen, kön­nen, müs­sen aber nicht auf­ge­führt wer­den.

Die Tabelle kann mit­tels einer Tabellenkalkulationssoftware leicht in vie­le ver­schie­de­ne Formate expor­tiert wer­den, aber als Standard neh­men Bildagenturen am liebs­ten das CSV-Format.

Sinnvoll ist es, das gesam­te Portofolio in einer Tabelle abzu­de­cken. Es wäre zwar mög­li­ch, ver­schie­de­ne Tabellen für unter­schied­li­che Motive anzu­le­gen, solan­ge sie vom Format her 100% iden­ti­sch sind, aber mir ist noch kein Grund ein­ge­fal­len, was das für Vorteile hät­te.

Nutzt ihr schon so eine Tabelle? Oder wie behal­tet ihr die die Zuordnung Eurer Modelverträge?