9 Tipps für effektiveres Email-Management (auch für Fotografen)

Schauen wir der Wahrheit ins Auge: Auch Fotografen sit­zen meist deut­li­ch mehr am Computer als sie hin­ter der Kamera arbei­ten. Einer der Gründe sind die vie­len Emails, die man als Freiberufler bekommt: Auftragsanfragen, Geschäftsberichte, Dankesbriefe, Einladungen, Pressemeldungen, Kooperationsvorschläge, Info-Anforderungen und so wei­ter.

Ich habe mal gezählt: An einem durch­schnitt­li­chen Wochentag emp­fan­ge ich über 60 Mails – und ja, die Verkaufsbenachrichtigungen der Bildagenturen habe ich schon deak­ti­viert. 🙂

Deswegen ist es not­wen­dig, sich eine effek­ti­ve und effi­zi­en­te Arbeit mit Emails anzu­ge­wöh­nen, um die oft unnö­ti­ge Zeit zu ver­kür­zen, die wir uns mit dem Schreiben und Beantworten von Emails wid­men müs­sen.

  1. Benutze Filter-Systeme:
    Sowohl Google Mail, Thunderbird, Outlook, The Bat und alle ande­ren Email-Anbieter oder -Clients bie­ten Methoden, um ein­ge­hen­de Mails auto­ma­ti­sch zu bear­bei­ten. Zum Beispiel habe ich einen Filter, der alle Freischalt- und Ablehnungsemails von Bildagenturen in einen eige­nen Ordner ver­schiebt, den ich 1x die Woche mit mei­ner Excel-Tabelle abglei­che. Model-Bewerbungen haben einen eige­nen Ordner, mei­ne ver­schie­de­nen Projekte und so wei­ter.
  2. Sei streng mit Newslettern:
    In den letz­ten Jahren hat die Sitte um sich gegrif­fen, dass man ent­we­der ein kos­ten­lo­ses Ebook, eini­ge Gratis-Fonts, ein Hörbuch oder was auch immer nur bekam, wenn man sich bereit erklär­te, eine Emailadresse anzu­ge­ben, mit der man einen Newsletter bestell­te. Meist monat­li­ch, oder schlim­mer noch wöchent­li­ch, ganz zu schwei­gen von den däm­li­chen „Deal des Tages“-Newslettern, die logi­scher­wei­se täg­li­ch kom­men. Idealerweise gibt man gleich eine Wegwerf-Emailadresse an, die man nie abruft. Ich nut­ze z.B. gern 10MinuteMail. Manchmal lässt es sich jedoch nicht ver­mei­den, Newsletter zu abon­nie­ren. Wer sich dabei erwischt, mehr als 2x den glei­chen Newsletter zu löschen, ohne ihn mit Gewinn zu lesen, soll­te ihn gleich abbe­stel­len.
  3. Benachrichtigungen abbe­stel­len:
    Wo wir schon beim Abbestellen sind: Auch die gan­zen Benachrichtigungen, wenn Heiner dich in einem Foto mar­kiert hat, oder dei­ne Freundin Maria jetzt auch den Musik-Streamingdienst dei­ner Wahl benutzt, sind unnütz. Weg damit.
  4. Benutze aus­sa­ge­kräf­ti­ge Betreff-Zeilen:
    Oft genug bekom­me ich Mails ohne Betreffzeile oder wel­che, in denen nur „Hallo“ oder „Habe eine Frage“ steht. Hilfreicher sind Betreffs wie „Modelbewerbung von Jasmin aus Wuppertal“ oder „Frage nach Video-Equipment für Zeitraffer-Aufnahmen“.
  5. Fass dich kurz und sei hilf­reich:
    Meist rei­chen drei bis fünf Sätze, um den Zweck einer Email dar­zu­le­gen. Der Rest kann weg. Wer per Mail einen Termin ver­ein­ba­ren will, mache am bes­ten gleich drei kon­kre­te Vorschläge, wer die Unterschrift für einen Vertrag braucht, hängt die­sen gleich an.
  6. Schreibe deut­li­ch, was du will­st:
    Manchmal fra­ge ich mich, war­um gera­de ich eine bestimm­te Email bekom­men habe. Hat da jemand ver­ges­sen, mich aus der CC-Liste zu neh­men? Oder woll­te jemand nur mal ein Lob los­wer­den, ohne eine Handlung zu erwar­ten? Ich weiß es nicht immer. Deshalb: Schreibe am Ende der Mail deut­li­ch, dass der Empfänger tun soll­te: „Bitte fül­le das ange­häng­te Formular aus und schi­cke es inner­halb einer Woche per Post an mich zurück“ oder „Wie viel kos­tet es, wenn wir ihre Location für einen Tag mie­ten wol­len?“ oder „Kannst Du zu unse­rem Shooting dei­nen Hund mit­brin­gen?“
  7. Benutze Textbausteine:
    Wer mit den immer glei­chen Arten von Leuten zu tun hat, merkt bald, dass er oft das Gleiche ant­wor­tet. Deswegen gibt es Textbausteine, die man nach Belieben zusam­menkli­cken kann. Ich habe zum Beispiel vie­le Textbausteine für die Kommunikation mit Models, es gibt aber auch vie­le ande­re nütz­li­che Anwendungsbereiche. Konkret nut­ze ich das Quicktext-Addon für Thunderbird.
  8. Nüchtern blei­ben:
    Damit mei­ne ich nicht den Alkoholpegel, son­dern den Ton der Mails. . Ich ver­mei­de Smalltalk und per­sön­li­che Fragen in beruf­li­chen Mails, weil das fast auto­ma­ti­sch in unnö­ti­gen Antworten resul­tiert. Gleiches gilt für rhe­to­ri­sche Fragen und blu­mi­ge Verabschiedungen, gene­rell laden Fragezeichen zu Antworten ein. Lieber vie­le kur­ze Absätze schrei­ben statt lan­ger, blu­mi­ger Texte, denn das führt mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu, dass Rückfragen kom­men, die schon am Ende der Email beant­wor­tet wur­den. Bis dahin hat­te es nur kei­ner durch­ge­hal­ten.
  9. Nicht jede Email ver­dient eine Antwort:
    Dieser Tipp ist etwas knif­fe­lig, weil eini­ge Leute es gewohnt sind, sich für alles zu bedan­ken. Das kann aber leicht zu sinn­ent­leer­ten Email-Wechseln füh­ren wie: „Danke für den Tipp“, „Bitte, gern gesche­hen“, „Ach, kei­ne Ursache“, „Ja, trotz­dem dan­ke“ und so wei­ter. Deswegen ver­su­che ich, nicht bei jeder Mail ein Dankeschön zu schi­cken. Leute, die ich gut ken­ne, die ich bald per­sön­li­ch tref­fen wer­de oder von denen ich weiß, dass sie sowie­so mit über­vol­len Postfächern zu kämp­fen haben, blei­ben von Danke-Emails unbe­hel­ligt. Im Zweifel bedan­ke ich mich beim nächs­ten Treffen.

Welche Tipps und Tricks benutzt ihr, um eure Emails in den Griff zu bekom­men?

9 Gedanken zu „9 Tipps für effektiveres Email-Management (auch für Fotografen)“

  1. Eine Liste mit sehr guten Tipps, dan­ke dafür. Ich ertap­pe mich immer wie­der dabei, mich im „Irrelevanten“ zu ver­lie­ren, sei es, an der Formulierung in E-Mails zu fei­len oder mich im Informationsdschungel des Internets zu ver­lie­ren. Da geht dann mas­sig Zeit flö­ten… Etwas mehr Selbstmanagement täte mir also gut.

    Ach übri­gens, „Auch Fotografen sit­zen meist deut­li­ch am Computer“: hier fehlt ein „mehr“

    Grüße

  2. Ein sehr guter Hinweis! Ich habe es mir auch ange­wöhnt, in regel­mä­ßi­gen Abständen Newsletter wie­der abzu­be­stel­len. Die wenigs­ten sind wirk­li­ch inter­es­sant oder bie­ten einen tat­säch­li­chen Mehrwert (z.B. Rabatte…).

    Ausgiebig nut­ze ich auch die Möglichkeit, Mails auto­ma­ti­sch in den Papierkorb zu ver­schie­ben. Hin und wie­der bleibt es nicht aus, dass E-Mail-Adressen wei­ter­ver­kauft wer­den. Deswegen ver­wen­de ich für diver­se Newsletter und Registrierungen auch eine „Müll“-Adresse, die ich son­st für nichts ande­res ver­wen­de. Hier lan­det folg­li­ch auch die ein oder ande­re Spam-Mail. Da ich nicht all­zu viel von auto­ma­ti­schen Spam-Filtern hal­te, habe ich mir für ver­schie­de­ne Schlagworte selbst einen Filter ein­ge­rich­tet, der „pas­sen­de“ Mails gleich in die Tonne ver­schiebt. So pas­siert es prak­ti­sch nicht, dass wich­ti­ge Nicht-Spam-Mails aus­ver­se­hen aus­sor­tiert wer­den.

    Noch ein guter Tipp, wie man Spam redu­zie­ren kann: In offen­sicht­li­chen Spam-Mails soll­te man es tun­lichst ver­mei­den, irgend­wel­che Abbestell-Links anzu­kli­cken! Spam-Versender wis­sen zunächst oft nicht, ob gekauf­te Adressen tat­säch­li­ch aktiv sind. Manche Spammer pro­bie­ren Adressen auch ein­fach blind aus. Sobald jemand aber auf einen Link in so einer Mail klickt, regis­triert der Versender, dass die­se Adresse aktiv ist und wird sie in der Folge mit Spam zuschüt­ten. Besonders fies sind E-Mails, die Grafiken und/oder Bilder ent­hal­ten, die aber nicht mit der E-Mail ver­schickt, son­dern erst beim Lesen der Mail vom Server des Absenders abge­ru­fen wer­den. Auch dabei wird regis­triert, dass eine bestimm­te Adresse aktiv ist. Die meis­ten E-Mail-Programme bie­ten daher aus Sicherheitsgründen in den Einstellungen zur Privatsphäre an, Inhalte, die nicht in der E-Mail ent­hal­ten sind, erst­mal nicht anzu­zei­gen. Bei Thunderbird erscheint dann z.B. über der Mail ein Balken mit einem Hinweis und einer Schaltfläche „Externe Inhalte anzei­gen“. Erst der akti­ve Klick auf die­sen Button lädt dann die Bilder nach.

    Seit ich dies kon­se­quent durch­zie­he, bekom­me ich tat­säch­li­ch inzwi­schen spür­bar weni­ger Spam. Ganz ver­mei­den kann man ihn lei­der nicht, aber für die letz­ten hart­nä­cki­gen Fälle habe ich ja mei­nen Filter…

  3. Wenn ich jeman­den um etwas bit­te (Formular zumai­len etc.), dann bedan­ke ich mich gleich im vor­aus. Damit erspart man sich ein­mal Danke und ein­mal Bitte.

  4. Hallo Herr Kneschke,

    jetzt weiß ich war­um sie mir nicht auf mei­ne Mail geant­wor­tet haben, bei der Flut von Mails am Tag.
    Ist die mei­ni­ge unter­ge­gan­gen. Nicht schlimm.
    😉
    AG Angela

  5. Eine wei­te­re Möglichkeit um Spam zu ver­mei­den und ein poten­zi­el­les Sicherheitsrisiko aus­zu­schlies­sen, ist es sei­ne E-Mail Postfächer immer als IMAP anzu­le­gen.
    Im Gegensatz zu den übli­chen POP 3-Postfächern, ver­blei­ben dann sämt­li­che E-Mails auf dem Server.
    Nur wenn man will wer­den sie, per Klick, auf den eige­nen Rechner gela­den. Auch das Löschen geschieht direkt auf dem Server.

  6. @tomi: Bei IMAP blei­ben die Mails zwar prin­zi­pi­ell auf dem Server, aber wenn Du sie Dir auf Deinem Rechner anse­hen will­st, müs­sen die Daten auch zu Dir über­tra­gen wer­den. Ansonsten könn­test Du die Mails ja auch gar nicht lesen. Selbst, wenn Du Dich über ein Web-Interface mit­tels Browser auf Deinem Mail-Account ein­loggst, ändert das nichts. Ein Vorteil zur Vermeidung von Spam bie­tet IMAP daher nicht.

    Allerdings hat IMAP jede Menge ande­re Vorteile, die auf­zu­zäh­len hier den Rahmen spren­gen wür­de. Einer der wich­tigs­ten sei nur erwähnt und das ist die Sicherheit vor dem Verlust wich­ti­ger Mails. Da sie wie gesagt auf dem Mailserver lie­gen blei­ben (bis Du sie löscht), wer­den sie dort auch gesi­chert. Ein Ausfall der eige­nen Festplatte führt daher zumin­dest nicht zum Verlust der E-Mails.

  7. Gute Tipps, beson­ders der mit den Textbausteinen!

    Meine per­sön­li­chen Tipps:
    – kurz hal­ten
    – auch mal Telefon nut­zen
    – mit Leute, die ich regel­mä­ßig tref­fe, brau­che ich nicht schrei­ben, außer für Dokumententausch
    – Bedanken vor­ab (hat man frü­her in Briefen auch gemacht) 😉
    – auf Newsletter/Auto-Benachrichtigung ver­zich­ten
    – aus­gie­big den Filter ein­set­zen

  8. Verwende sehr oft eine Sprachsteuerungssoftware. Diktieren statt schrei­ben geht wesent­li­ch schnel­ler.

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