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Steuerformular bei Adobe Stock aktualisieren – Ausfüllhilfe

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In regel­mä­ßi­gen Abständen muss das Steuerformular bei Adobe Stock aktua­li­siert wer­den. Für eini­ge Anbieter gab es in den letz­ten Tagen Erinnerungsemails, wel­che dar­auf hin­wie­sen, dass das aktu­el­le Steuerformular nur bis zum 31.12.2022 gül­tig sei und erneu­ert wer­den müsse.

Es ist sehr emp­feh­lens­wert, das recht­zei­tig zu machen, da sonst Adobe Stock von jedem Verkauf zusätz­lich zur nor­ma­len Verkaufsprovision noch 30% Quellensteuer ein­be­hält.

Hier nun eine aktu­el­le Schritt-​für-​Schritt-​Anleitung, um das Formular kor­rekt aus­zu­fül­len. Ich wei­se aber aus­drück­lich dar­auf hin, dass alle mei­ne Angaben ohne Gewähr sind und jeder im Einzelfall selbst für sei­ne Angaben ver­ant­wort­lich ist.

  1. In den Anbieter-​Bereich von Adobe Stock einloggen
  2. In der Menüleiste oben auf „Contributor Account (Anbieterkonto)“ klicken
  3. Dann in der Leiste links auf „Tax Information (Steuerinformationen)“ klicken
  4. Unten im Bereich „Tax Information (Steuerinformationen)“ auf „Update (Aktualisieren)“ klicken
  5. Dann das Info-​Feld durch­le­sen und danach unten rechts auf „Continue (Weiter)“ klicken
  6. Als nächs­tes kommt die Auswahl, ob ihr als Einzelperson oder Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft oder Unternehmen eure Bilder anbie­tet. Für die meis­ten ist „Einzelperson“ die rich­ti­ge Auswahl, soll­tet ihr als Unternehmen anbie­ten, müsst ihr natür­lich das anklicken.
  7. Im nächs­ten Schritt wer­det ihr gefragt, ob ihr (von oben nach unten) ent­we­der euren Wohnsitz in den USA habt, aus einem Land kommt, wel­ches ein Steuerabkommen mit den USA hat oder aus einem Land ohne ein sol­ches Steuerabkommen. Deutschland, Österreich und die Schweiz haben ein sol­ches Abkommen mit den USA, also hier die mitt­le­re Auswahl anklicken
  8. Im ach­ten Schritt öff­net sich dann das tat­säch­li­che W‑8BEN-​Formular. Es kann sein, dass ihr eini­ge Cookie-​Hinweise und Datenschutz-​Vereinbarungen bestä­ti­gen müsst, bevor ihr das Formular aus­fül­len könnt.
    Das meis­te ist von Adobe schon vor­aus­ge­füllt. Für euch sind nur die gelb mar­kier­ten Felder rele­vant, wenn über­haupt. Gehen wir die­se Felder mal der Reihe nach durch:
    1. Vor- und Nachname
    2. Eure Staatsbürgerschaft
    3. Eure Meldeanschrift (hier dür­fen kei­ne c/​o‑Adressen oder z.Hd. ver­wen­det wer­den) mit Straße, Ort und Postleitzahl
    4. Falls die Postanschrift von der Meldeanschrift abweicht, könnt ihr die­se hier ein­tra­gen, sonst frei­las­sen
    5. US-​Steuernummer ITIN: Kann frei­ge­las­sen wer­den
    6a. Ausländische Steueridentifikationsnummer: Hier könnt ihr eure deut­sche Steueridentifikationsnummer ein­tra­gen, kann ver­mut­lich aber auch frei­ge­las­sen wer­den.
    8. Geburtsdatum im Format MM-​DD-​YYYY. Wer also z.B. am 27.11.1985 gebo­ren ist, trägt hier 11-​27-​1985 ein.

    Die „Instructions“, also die Hinweise, wel­che stän­dig im Formular erwähnt wer­den, fin­det ihr übri­gens auf die­ser Webseite der us-​amerikanischen Steuerbehörde IRS.

    Den Rest frei­las­sen, dann unten das Häkchen bei „I cer­ti­fy that I have the capa­ci­ty to sign for the per­son iden­ti­fied on line 1 of this form.“ set­zen. Damit bestä­tigt ihr, in der recht­li­chen Lage zu sein, für die im Feld 1 genann­te Person das Dokument zu unter­schrei­ben.
    Dann bei „Sign here“ kli­cken und den eige­nen Namen ein­tip­pen oder auf ande­re Weise ein­tra­gen. Darunter bei „Print name of signer“ noch mal den Nachnamen eintippen.
  9. Wenn ihr alle erfor­der­li­chen Pflichtfelder aus­ge­füllt habt, erscheint unten ein blau­es „Click to sign“-Feld, was ihr betä­ti­gen könnt.
  10. Nun seid ihr fer­tig und es soll­te als Bestätigung ein klei­nes grü­nes Kästchen erschei­nen, dass alle Eingaben gespei­chert wur­den. Per Mail erhal­tet ihr dann eini­ge Nachrichten von Adobe: Eine Mail, dass eine Unterschrift ange­fragt wur­de, eine Mail mit eurer aus­ge­füll­ten Kopie des W‑8BEN-​Formulars sowie etwas spä­ter hof­fent­lich die Bestätigung, dass eurer Steuerformular akzep­tiert wur­de. Im Bereich „Steuerunformationen“ (sie­he Punkt 3) müss­te dann das neue Ablaufdatum vom Formular stehen.
Screenshot zu Schritt 2 und 3
Schritt 4
Schritt 5
Schritt 6
Schritt 7
Schritt 8
Schritt 9
Schritt 10
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Steuerproblem bei Adobe Stock behoben: Wie bekomme ich eine Erstattung?

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Gestern am Dienstag, den 11.12.2018, gab es kurz­fris­tig von ca. 14 bis 18 Uhr ein Problem mit der Kommissionsberechnung bei Adobe Stock bzw. Fotolia.

Beispielhafte Darstellung der Quellensteuer-​Anzeige bei Adobe Stock

Wie meh­re­re Fotografen unab­hän­gig von­ein­an­der fest­stell­ten, wur­den ihnen in die­sen vier Stunden bei etli­chen oder allen Verkäufen 30% abge­zo­gen. Am ein­fachs­ten erkenn­bar ist das bei den Abo-​Verkäufen, wel­che unter der Mindestvergütung (je nach Ranking zwi­schen 33–38 Cent) lagen. Eine Übersicht über die ins­ge­samt ein­be­hal­te­ne Quellensteuer fin­det ihr im Adobe Stock-​Backend unter „Auswertung“ (Dateityp: Quellensteuer) oder bei Fotolia unter „Statistik“ („Wie hoch ist die Quellensteuersumme?“).

Mutmaßlich liegt das an einem Fehler bei der Erkennung des hin­ter­leg­ten Steuerformulars, denn am Vortag erhiel­ten vie­le Fotografen eine Email von Adobe, in der sie auf­ge­for­dert wur­den, ihr W‑8BEN-​Steuerformular zu aktualisieren.

Diese Aufforderung erhiel­ten auch Fotografen, deren Steuerformular als „bestä­tigt“ mar­kiert war und noch eini­ge Jahre gül­tig ist. Aber auch Fotografen, wel­che kei­ne Email-​Benachrichtigung erhiel­ten, waren vom Berechnungsfehler betrof­fen. Die Email wird unter ande­rem hier in der Microstockgroup dis­ku­tiert. Selbst wer das Steuerformular nach Erhalt der Email neu abge­schickt hat­te, war teil­wei­se von den Abzügen betroffen.

Um eine Erstattung der Differenz zu den falsch berech­ne­ten Verkäufen in dem Zeitraum zu bekom­men, müs­sen sich betrof­fe­ne Fotografen laut Adobe Stock-​Support an den Kundendienst von Adobe Stock oder Fotolia wenden.

Den Fotolia-​Support erreicht ihr mit dem Kontaktformular im Fotografenbereich, die Email des Adobe Stock-​Support lau­tet contributor-support@adobe.com. Für kon­kre­te Steuerfragen ist das Steuerteam erreich­bar unter der Emailadresse adobetax@adobe.com.

Wer von euch war auch betroffen?

Update 13.12.2018:
Gestern abend gab es die­se Nachricht vom Adobe Stock Mitarbeiter Mat Hayward im Microstockgroup-Forum:

„Yesterday a small num­ber of con­tri­bu­tors had taxes with­held that were eit­her in excess of what should have been with­held or should not have been with­held at all. In most cases the total amount was less than a dol­lar. The issue was quick­ly iden­ti­fied and cor­rec­ted and we now have a list of all accounts that were impac­ted. Sometime in the next week we will be adding cre­dits into tho­se accounts to com­pen­sa­te for the incor­rect with­hol­ding. Thank you very much for your pati­ence as we get the impac­ted accounts refun­ded and we apo­lo­gi­ze for any incon­ve­ni­ence this may have cau­sed you.

This issue is not rela­ted to the email you recei­ved about your tax form. If you recei­ved the email, it is an indi­ca­ti­on your cur­rent tax form will be expi­ring by the end of the year. Please update it at your ear­liest convenience.“

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Ausfüllen der Steuerformulare für die Bildagentur 123rf

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Ich weiß nicht, war­um die Bildagentur 123rf erst jetzt anfängt, bestimm­te Steuerinformationen von ihren Anbietern abzu­fra­gen, wäh­rend ande­re Agenturen wie Shutterstock oder Fotolia das schon seit über fünf Jahren verlangen.

Der Grund ist jedoch jedes Mal der Gleiche: Vorgaben der US-​Finanzbehörde IRS, um steu­er­li­che Vorgaben kor­rekt umset­zen zu können.

Für Fotografen ist es sinn­voll und wich­tig, die Steuer-​Informationen voll­stän­dig aus­zu­fül­len, weil so in den meis­ten Fällen eine deut­lich höhe­re Besteuerung der Agentureinnahmen ver­mie­den wer­den kann.

Während bei den ande­ren Agenturen bei der Umsetzung die­ser Behördenanforderungen teil­wei­se ein völ­li­ges Chaos herrsch­te, hat 123rf von den Fehlern der ande­ren Agenturen gelernt und das Ausfüllen des „W8-​BEN-​Antrags“ deut­lich erleichtert.

Wie fülle ich das Formular richtig aus?

  1. Logge Dich bei 123rf ein und gehe dann ins „Tax Center“, der Link ist auf der Startseite ganz unten rechts zu finden.
  2. Dort star­tet ihr dann den „123 Tax Wizard“, also eine Art Ausfüllhilfe.
  3. Klickt auf „No“, bei „Do you know your Tax Group?“ (Kennst Du Deine Steuergruppe?)
  4. In mei­nem Fall kli­cke ich dann auf „I sub­mit as an indi­vi­du­al at 123rf“ (Ich lie­fe­re Bilder als Einzelperson an 123rf). Achtung: Wer Bilder als Unternehmen, Handelsgesellschaft, GmbH, LLC oder ähn­li­ches lie­fert, muss unter Umständen eine der ande­ren Möglichkeiten anklicken.
  5. Danach wird das Land des per­ma­nen­ten Wohnsitzes abge­fragt, in mei­nem Fall „Germany“.

    123rf tax-01
    Screenshot des „Tax Wizard“
  6. Klicke danach auf „Fill in E‑form“ (Fülle das „W‑8BEN“-Formular elek­tro­nisch aus) im roten Kästchen.
  7. Dann öff­net sich das „Form W‑8BEN“, aber glück­li­cher­wei­se sind die meis­ten Daten schon aus dem Profil von 123rf über­nom­men worden.
  8. Kontrolliert bit­te euren Namen bei 1. sowie ihre Anschrift bei 4. Sollten da Fehler ent­hal­ten sein, müsst ihr die­se Daten bei 123rf unter „Mein Konto/​Anschrift ändern“ kor­ri­gie­ren.
  9. Bei 6. habe ich mei­ne US-​Steuernummer ein­ge­tra­gen, wer kei­ne hat, klickt rechts ein­fach auf „I have no SSN, ITIN or EIN“ (Ich habe kei­ne US-Steuernummer)
  10. Bei 7. habe ich mei­ne deut­sche Umsatzsteuer-​ID ein­ge­tra­gen, bin aber ehr­lich gesagt unsi­cher, ob nicht auch die Steueridentifikationsnummer oder die „nor­ma­le“ Steuernummer aus­reicht. Da das Feld aber als „optio­nal“ (frei­wil­lig) gekenn­zeich­net ist, müss­tet ihr auch nichts ein­tra­gen, wenn ihr nicht wollt. 

    Screenshot des W8-BEN-Formulars
    Screenshot des W‑8BEN-​Formulars
  11. Die Häkchen und ande­ren Details sind von 123rf schon kor­rekt vor­aus­ge­füllt, ganz unten müsst ihr dann nur noch unter­schrei­ben, indem ihr euren Vor- und Nachnamen ein­tippt. Dieser muss iden­tisch sein mit dem Namen bei 1.
  12. Fertig! Danach wer­det ihr wie­der zum „Tax Center“ gelei­tet, wo jetzt in grün „Tax Form W‑8BEN Submitted“ (Steuerformular abge­schickt) ste­hen sollte.
  13. Nach eini­gen Wochen soll­te sich der Status in „Tax Form W‑8BEN Approved“ (Steuerformular bestä­tigt) ändern.

Habt ihr das Steuerformular auch schon ausgefüllt?

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Steuerformular bei Fotolia erneuern

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2009 hat­te die Bildagentur Fotolia ange­fan­gen, Steuerformulare von ihren Fotografen zu ver­lan­gen, um eine Doppelbesteuerung für Bildverkäufe in den USA zu vermeiden.

Die damals aus­ge­füll­ten Formulare lau­fen bei Fotolia Ende 2013 aus.

Wer ver­mei­den will, für sei­ne Verkäufe an US-​Käufer ab 2014 gleich 30% Steuer pau­schal abzu­füh­ren*, der soll­te das not­wen­di­ge W‑8BEN-​Formular ein­fach erneut ausfüllen.

Dazu auf die „Steuerbibliothek“ kli­cken (sie­he Screenshot) und – wie hier aus­führ­lich erklärt – das Formular neu aus­fül­len. Die not­wen­di­gen Daten kön­nen ggf. auch im alten Formular nach­ge­schla­gen werden.

Wenn ihr fer­tig seid, soll­te das Ganze unge­fähr so aussehen:

* Ich bin kein Steuerexperte, alle Angaben also ohne Gewähr.

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Shutterstock verlangt Steuerformulare

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Seit letz­ter Woche gibt es bei den Fotografen der Microstock-​Bildagentur Shutterstock gro­ße Aufregung.

Grund ist eine Email an alle Fotografen, die nicht aus den USA stam­men, dass die obers­te Steuerbehörde der USA, der Internal Revenue Service (IRS), ab sofort einen Nachweis ver­langt, damit die Bildagentur kei­ne Steuern an die Behörde abfüh­ren muss. Aber wie Behörden so sind, wird es ab hier furcht­bar kompliziert.

Wir kon­zen­trie­ren uns vor allem auf die Details, die für deut­sche Fotografen bei Shutterstock wich­tig sind.

Die USA und Deutschland haben einen Vertrag zur Einkommenssteuer geschlos­sen, der es ermög­licht, dass Shutterstock kei­ne 30% Steuern an die IRS abfüh­ren muss.

Um das mög­lich zu machen, muss jedoch ein Formular aus­ge­füllt wer­den mit dem lan­gen Namen  „U.S. Internal Revenue Service (IRS) Form W‑8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“ oder kurz „W‑8BEN“ genannt.

Um die­ses kor­rekt aus­zu­fül­len, wird wie­der­um eine Art US-​Steuernummer benö­tigt, die soge­nann­te „U.S. Individual Taxpayer Identification Number“, kurz ITIN.

Jetzt wird es schwierig:
Um die­se Nummer zu erhal­ten, muss das Formular „Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number“ aus­ge­füllt und per Post ein­ge­schickt werden.

Dazu wird unter ande­rem ent­we­der eine beglau­big­te Kopie des Reisepasses oder min­des­tens zwei ande­re beglau­big­te Kopien von Ausweis, Führerschein oder Geburtsurkunde benötigt.

Eine genaue Anleitung in deutsch, wie das Formular aus­ge­füllt wer­den muss, gibt es hier in einem deut­schen Thread des Shutterstock-Forums.

Das Problem ist jedoch, dass den Fotografen bis­her nur eine Email von Shutterstock vor­liegt. Die IRS ver­langt jedoch einen Brief des Unternehmens (inklu­si­ve Briefkopf und Unterschrift). Shutterstock behaup­tet zwar zur Zeit, dass es aus­rei­che, die Email aus­zu­dru­cken und mit­zu­schi­cken, aber von vie­len ande­ren Stellen, u.A. US-​Konsulaten, wird dar­auf hin­ge­wie­sen, dass eine Mail nicht die Anforderungen erfülle.

Eine wei­te­re offe­ne Frage ist, wel­che deut­sche Steuernummer in dem Forumular ste­hen soll: Die „nor­ma­le“ Steuernummer (die, mit dem Zahlencode des zustän­di­gen Finanzamts vor­ne), die Umsatzsteuer-​ID oder die neu zuge­teil­te „per­sön­li­che Identifikationsnummer“, wel­che das Bundesamt letz­tes Jahr her­aus­ge­ge­ben hat?

Was pas­siert, wenn das W‑8BEN nicht aus­ge­füllt wird?
Shutterstock behält dann 30% der Einnahmen des Fotografen ein, die aus Verkäufen an US-​Kunden stam­men und lei­tet die­se an die IRS wei­ter. Wenn das W8BEN aus­ge­füllt wird, über­weist Shutterstock wie gewohnt die kom­plet­ten Einnahmen des Fotografen.

Um obi­ge Fragen zu klä­ren, habe ich eine Anfrage an Shutterstock gestar­tet, bis­lang jedoch noch kei­ne Antwort erhal­ten. Wenn ich mehr Informationen habe, wer­de ich sie hier veröffentlichen.

Bisher gibt es im Shutterstock-​Forum eine offi­zi­el­le FAQ, die jedoch wich­ti­ge Fragen noch nicht beantwortet.

Im Forum wur­de außer­dem ein eige­ner Bereich nur für die Steuer-​Fragen ein­ge­rich­tet und es exis­tie­ren vie­le Posts mit Informationen zu bestimm­ten Ländern und in ver­schie­de­nen Sprachen.

Noch ein for­ma­ler Hinweis am Ende: Diese Angaben sind alle ohne Gewähr, ich bin kein Steuerberater und habe nichts in die­ser Richtung studiert.

UPDATE 02.06.2009 – 10 Uhr:
Mir wur­de soeben von Shutterstock bestä­tigt, dass in Deutschland die Email als Nachweis nicht aus­reicht. Es wird des­halb gebe­ten, den ITIN-​Antrag noch nicht abzu­schi­cken. An einer Lösung wird gearbeitet.