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Ausfüllen der Steuerformulare für die Bildagentur 123rf

Ich weiß nicht, warum die Bildagentur 123rf erst jetzt anfängt, bestimmte Steuerinformationen von ihren Anbietern abzufragen, während andere Agenturen wie Shutterstock oder Fotolia das schon seit über fünf Jahren verlangen.

Der Grund ist jedoch jedes Mal der Gleiche: Vorgaben der US-Finanzbehörde IRS, um steuerliche Vorgaben korrekt umsetzen zu können.

Für Fotografen ist es sinnvoll und wichtig, die Steuer-Informationen vollständig auszufüllen, weil so in den meisten Fällen eine deutlich höhere Besteuerung der Agentureinnahmen vermieden werden kann.

Während bei den anderen Agenturen bei der Umsetzung dieser Behördenanforderungen teilweise ein völliges Chaos herrschte, hat 123rf von den Fehlern der anderen Agenturen gelernt und das Ausfüllen des „W8-BEN-Antrags“ deutlich erleichtert.

Wie fülle ich das Formular richtig aus?

  1. Logge Dich bei 123rf ein und gehe dann ins „Tax Center„, der Link ist auf der Startseite ganz unten rechts zu finden.
  2. Dort startet ihr dann den „123 Tax Wizard“, also eine Art Ausfüllhilfe.
  3. Klickt auf „No“, bei „Do you know your Tax Group?“ (Kennst Du Deine Steuergruppe?)
  4. In meinem Fall klicke ich dann auf „I submit as an individual at 123rf“ (Ich liefere Bilder als Einzelperson an 123rf). Achtung: Wer Bilder als Unternehmen, Handelsgesellschaft, GmbH, LLC oder ähnliches liefert, muss unter Umständen eine der anderen Möglichkeiten anklicken.
  5. Danach wird das Land des permanenten Wohnsitzes abgefragt, in meinem Fall „Germany“.

    123rf tax-01
    Screenshot des „Tax Wizard“
  6. Klicke danach auf „Fill in E-form“ (Fülle das „W-8BEN“-Formular elektronisch aus) im roten Kästchen.
  7. Dann öffnet sich das „Form W-8BEN“, aber glücklicherweise sind die meisten Daten schon aus dem Profil von 123rf übernommen worden.
  8. Kontrolliert bitte euren Namen bei 1. sowie ihre Anschrift bei 4. Sollten da Fehler enthalten sein, müsst ihr diese Daten bei 123rf unter „Mein Konto/Anschrift ändern“ korrigieren.
  9. Bei 6. habe ich meine US-Steuernummer eingetragen, wer keine hat, klickt rechts einfach auf „I have no SSN, ITIN or EIN“ (Ich habe keine US-Steuernummer)
  10. Bei 7. habe ich meine deutsche Umsatzsteuer-ID eingetragen, bin aber ehrlich gesagt unsicher, ob nicht auch die Steueridentifikationsnummer oder die „normale“ Steuernummer ausreicht. Da das Feld aber als „optional“ (freiwillig) gekennzeichnet ist, müsstet ihr auch nichts eintragen, wenn ihr nicht wollt.

    Screenshot des W8-BEN-Formulars
    Screenshot des W-8BEN-Formulars
  11. Die Häkchen und anderen Details sind von 123rf schon korrekt vorausgefüllt, ganz unten müsst ihr dann nur noch unterschreiben, indem ihr euren Vor- und Nachnamen eintippt. Dieser muss identisch sein mit dem Namen bei 1.
  12. Fertig! Danach werdet ihr wieder zum „Tax Center“ geleitet, wo jetzt in grün „Tax Form W-8BEN Submitted“ (Steuerformular abgeschickt) stehen sollte.
  13. Nach einigen Wochen sollte sich der Status in „Tax Form W-8BEN Approved“ (Steuerformular bestätigt) ändern.

Habt ihr das Steuerformular auch schon ausgefüllt?

Steuerformular bei Fotolia erneuern

2009 hatte die Bildagentur Fotolia angefangen, Steuerformulare von ihren Fotografen zu verlangen, um eine Doppelbesteuerung für Bildverkäufe in den USA zu vermeiden.

Die damals ausgefüllten Formulare laufen bei Fotolia Ende 2013 aus.

Wer vermeiden will, für seine Verkäufe an US-Käufer ab 2014 gleich 30% Steuer pauschal abzuführen*, der sollte das notwendige W-8BEN-Formular einfach erneut ausfüllen.

Dazu auf die „Steuerbibliothek“ klicken (siehe Screenshot) und – wie hier ausführlich erklärt – das Formular neu ausfüllen. Die notwendigen Daten können ggf. auch im alten Formular nachgeschlagen werden.

Wenn ihr fertig seid, sollte das Ganze ungefähr so aussehen:

* Ich bin kein Steuerexperte, alle Angaben also ohne Gewähr.

Shutterstock verlangt Steuerformulare

Seit letzter Woche gibt es bei den Fotografen der Microstock-Bildagentur Shutterstock große Aufregung.

Grund ist eine Email an alle Fotografen, die nicht aus den USA stammen, dass die oberste Steuerbehörde der USA, der Internal Revenue Service (IRS), ab sofort einen Nachweis verlangt, damit die Bildagentur keine Steuern an die Behörde abführen muss. Aber wie Behörden so sind, wird es ab hier furchtbar kompliziert.

Wir konzentrieren uns vor allem auf die Details, die für deutsche Fotografen bei Shutterstock wichtig sind.

Die USA und Deutschland haben einen Vertrag zur Einkommenssteuer geschlossen, der es ermöglicht, dass Shutterstock keine 30% Steuern an die IRS abführen muss.

Um das möglich zu machen, muss jedoch ein Formular ausgefüllt werden mit dem langen Namen  „U.S. Internal Revenue Service (IRS) Form W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“ oder kurz „W-8BEN“ genannt.

Um dieses korrekt auszufüllen, wird wiederum eine Art US-Steuernummer benötigt, die sogenannte „U.S. Individual Taxpayer Identification Number„, kurz ITIN.

Jetzt wird es schwierig:
Um diese Nummer zu erhalten, muss das Formular „Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number“ ausgefüllt und per Post eingeschickt werden.

Dazu wird unter anderem entweder eine beglaubigte Kopie des Reisepasses oder mindestens zwei andere beglaubigte Kopien von Ausweis, Führerschein oder Geburtsurkunde benötigt.

Eine genaue Anleitung in deutsch, wie das Formular ausgefüllt werden muss, gibt es hier in einem deutschen Thread des Shutterstock-Forums.

Das Problem ist jedoch, dass den Fotografen bisher nur eine Email von Shutterstock vorliegt. Die IRS verlangt jedoch einen Brief des Unternehmens (inklusive Briefkopf und Unterschrift). Shutterstock behauptet zwar zur Zeit, dass es ausreiche, die Email auszudrucken und mitzuschicken, aber von vielen anderen Stellen, u.A. US-Konsulaten, wird darauf hingewiesen, dass eine Mail nicht die Anforderungen erfülle.

Eine weitere offene Frage ist, welche deutsche Steuernummer in dem Forumular stehen soll: Die „normale“ Steuernummer (die, mit dem Zahlencode des zuständigen Finanzamts vorne), die Umsatzsteuer-ID oder die neu zugeteilte „persönliche Identifikationsnummer„, welche das Bundesamt letztes Jahr herausgegeben hat?

Was passiert, wenn das W-8BEN nicht ausgefüllt wird?
Shutterstock behält dann 30% der Einnahmen des Fotografen ein, die aus Verkäufen an US-Kunden stammen und leitet diese an die IRS weiter. Wenn das W8BEN ausgefüllt wird, überweist Shutterstock wie gewohnt die kompletten Einnahmen des Fotografen.

Um obige Fragen zu klären, habe ich eine Anfrage an Shutterstock gestartet, bislang jedoch noch keine Antwort erhalten. Wenn ich mehr Informationen habe, werde ich sie hier veröffentlichen.

Bisher gibt es im Shutterstock-Forum eine offizielle FAQ, die jedoch wichtige Fragen noch nicht beantwortet.

Im Forum wurde außerdem ein eigener Bereich nur für die Steuer-Fragen eingerichtet und es existieren viele Posts mit Informationen zu bestimmten Ländern und in verschiedenen Sprachen.

Noch ein formaler Hinweis am Ende: Diese Angaben sind alle ohne Gewähr, ich bin kein Steuerberater und habe nichts in dieser Richtung studiert.

UPDATE 02.06.2009 – 10 Uhr:
Mir wurde soeben von Shutterstock bestätigt, dass in Deutschland die Email als Nachweis nicht ausreicht. Es wird deshalb gebeten, den ITIN-Antrag noch nicht abzuschicken. An einer Lösung wird gearbeitet.