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Erstellen einer Excel-Tabelle zur Fotoverwaltung

Wer mehr als eine Handvoll Fotos über Bildagenturen verkauft, verliert schnell den Überblick, welche Datei er wann an welche Agentur geliefert hat.

Das wird schnell ärgerlich, wenn man z.B. ein Foto in einer Zeitung ohne Bildcredit gedruckt sieht und wissen möchte, über welche Agentur das vielleicht verkauft worden ist. Außerdem hilft eine gute Fotoverwaltung, zu sehen, ob Fotos korrekt vertrieben werden, von denen Agenturen verlangen, dass sie nicht an Bildagenturen gegeben werden dürfen, die ihre Fotos billiger anbieten.

Es gibt Datenbanken wie iMatch oder ThumbsPlus, die riesige Fotobestände verwalten können. Oft haben sie jedoch den Nachteil, dass sie erstens etwas kosten, zweitens für viele Zwekce zu überdimensioniert und darum auch drittens schwer zu lernen sind.

Ich möchte heute eine einfache, aber wirkungsvolle Methode vorstellen, mit der bequem die Übersicht gewahrt bleibt, welche Fotos in welchen Bildagenturen schlummern.

excel-tabelle-fotoverwaltung
Wir nehmen eine Excel-Tabelle (das Ganze funktioniert aber auch mit der Open-Source-Variante Calc) und tragen in die erste Spalte „Dateiname“ ein. Rechts daneben kommt in jede Spalte der Name einer Bildagentur, bei der Fotos angeboten werden, z.B. Getty Images, Corbis, Jupitermedia.

Jetzt klicken wir links auf die 2 der Zeile 2. Damit wird die gesamte zweite Zeile markiert. Im Menüpunkt „Fenster“ klicken wir jetzt auf „Fenster fixieren„. Das bewirkt, dass die erste Zeile immer oben zu sehen ist, auch wenn wir später so viele Fotos in der Tabelle haben, dass wir nach unten scrollen müssen.

Als nächstes müssen die Fotos mit ihren Dateinamen in die Tabelle. Dafür gibt es ein kleines, hilfreiches und kostenloses Programm namens MaxLister. In diesem Programm wählt man einfach einen Ordner, von dessen Inhalt dann eine simple Textdatei erstellt wird, wahlweise mit oder ohne Unterordner. Wenn wir dort unseren Foto-Ordner angeben, bekomen wir eine handliche Liste mit den Dateinamen unserer Fotos, die wir einfach dank „Copy & Paste“ in unsere Excel-Tabelle verfrachten.

Hier wird deutlich, warum es sinnvoll ist, dafür zu sorgen, dass die Fotos keine Dateinamen bekommen, die sich wiederholen könnten. Denn wer in zwei verschiedenen Ordnern die Datei „foto_01.jpg“ hat, wird später in der Excel-Tabelle nicht mehr wissen, welches „foto_01“ gemeint ist. Ich benenne beispielsweise alle meine Fotos nach diesem Schema um: „JAHRESCODE_MODELNAME_KURZE-BILDBESCHREIBUNG_ORIGINALDATEINAME.jpg“. So kann ich in meiner Excel-Tabelle die Fotos immer nach Jahr und danach nach Model sortieren.

Nun tragen wir einfach in die Spalten mit den Bildagenturen ein, ob ein Foto dort zu finden ist oder nicht.

Ich nutze dazu vier Begriffe:

  • warten (das Foto befindet sich in der Warteschleife der Bildagentur und muss noch freigeschaltet oder abgelehnt werden)
  • drin (das Foto wurde von der Bildagentur angenommen und wird zum Verkauf angeboten)
  • abgelehnt (das Foto ist super, nur die Bildagentur ist anderer Meinung *grummel*)
  • rausgenommen (das Foto wurde von der Bildagentur angenommen, aber ich habe es aus irgendwelchen Gründen später herausgenommen)

Wer will, kann das Ganze auch farbig markieren. Ich markiere Felder farbig, wenn ich irgendwann Ungereimtheiten entdecke und diese bei den Agenturen überprüfen will.
Hinter die Begriffe schreibe ich immer das Datum, damit ich weiß, wie lange ein Foto schon in einer Bildagentur vorhanden ist. Fertig.

Wer das noch nie gemacht hat, wird am Anfang eine Weile brauchen. Aber wer nach jeder Upload-Welle die Informationen in die Tabelle einträgt, braucht nur wenig Zeit.

Jetzt bin ich neugierig: Wie behaltet ihr den Überblick über Eure Fotos in den Bildagenturen?