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9 Tipps für effektiveres Email-Management (auch für Fotografen)

Schauen wir der Wahrheit ins Auge: Auch Fotografen sit­zen meist deut­li­ch mehr am Computer als sie hin­ter der Kamera arbei­ten. Einer der Gründe sind die vie­len Emails, die man als Freiberufler bekommt: Auftragsanfragen, Geschäftsberichte, Dankesbriefe, Einladungen, Pressemeldungen, Kooperationsvorschläge, Info-Anforderungen und so wei­ter.

Ich habe mal gezählt: An einem durch­schnitt­li­chen Wochentag emp­fan­ge ich über 60 Mails – und ja, die Verkaufsbenachrichtigungen der Bildagenturen habe ich schon deak­ti­viert. 🙂

Deswegen ist es not­wen­dig, sich eine effek­ti­ve und effi­zi­en­te Arbeit mit Emails anzu­ge­wöh­nen, um die oft unnö­ti­ge Zeit zu ver­kür­zen, die wir uns mit dem Schreiben und Beantworten von Emails wid­men müs­sen.

  1. Benutze Filter-Systeme:
    Sowohl Google Mail, Thunderbird, Outlook, The Bat und alle ande­ren Email-Anbieter oder –Clients bie­ten Methoden, um ein­ge­hen­de Mails auto­ma­ti­sch zu bear­bei­ten. Zum Beispiel habe ich einen Filter, der alle Freischalt- und Ablehnungsemails von Bildagenturen in einen eige­nen Ordner ver­schiebt, den ich 1x die Woche mit mei­ner Excel-Tabelle abglei­che. Model-Bewerbungen haben einen eige­nen Ordner, mei­ne ver­schie­de­nen Projekte und so wei­ter.
  2. Sei streng mit Newslettern:
    In den letz­ten Jahren hat die Sitte um sich gegrif­fen, dass man ent­we­der ein kos­ten­lo­ses Ebook, eini­ge Gratis-Fonts, ein Hörbuch oder was auch immer nur bekam, wenn man sich bereit erklär­te, eine Emailadresse anzu­ge­ben, mit der man einen Newsletter bestell­te. Meist monat­li­ch, oder schlim­mer noch wöchent­li­ch, ganz zu schwei­gen von den däm­li­chen „Deal des Tages“-Newslettern, die logi­scher­wei­se täg­li­ch kom­men. Idealerweise gibt man gleich eine Wegwerf-Emailadresse an, die man nie abruft. Ich nut­ze z.B. gern 10MinuteMail. Manchmal lässt es sich jedoch nicht ver­mei­den, Newsletter zu abon­nie­ren. Wer sich dabei erwischt, mehr als 2x den glei­chen Newsletter zu löschen, ohne ihn mit Gewinn zu lesen, soll­te ihn gleich abbe­stel­len.
  3. Benachrichtigungen abbe­stel­len:
    Wo wir schon beim Abbestellen sind: Auch die gan­zen Benachrichtigungen, wenn Heiner dich in einem Foto mar­kiert hat, oder dei­ne Freundin Maria jetzt auch den Musik-Streamingdienst dei­ner Wahl benutzt, sind unnütz. Weg damit.
  4. Benutze aus­sa­ge­kräf­ti­ge Betreff-Zeilen:
    Oft genug bekom­me ich Mails ohne Betreffzeile oder wel­che, in denen nur „Hallo“ oder „Habe eine Frage“ steht. Hilfreicher sind Betreffs wie „Modelbewerbung von Jasmin aus Wuppertal“ oder „Frage nach Video-Equipment für Zeitraffer-Aufnahmen“.
  5. Fass dich kurz und sei hilf­reich:
    Meist rei­chen drei bis fünf Sätze, um den Zweck einer Email dar­zu­le­gen. Der Rest kann weg. Wer per Mail einen Termin ver­ein­ba­ren will, mache am bes­ten gleich drei kon­kre­te Vorschläge, wer die Unterschrift für einen Vertrag braucht, hängt die­sen gleich an.
  6. Schreibe deut­li­ch, was du will­st:
    Manchmal fra­ge ich mich, war­um gera­de ich eine bestimm­te Email bekom­men habe. Hat da jemand ver­ges­sen, mich aus der CC-Liste zu neh­men? Oder woll­te jemand nur mal ein Lob los­wer­den, ohne eine Handlung zu erwar­ten? Ich weiß es nicht immer. Deshalb: Schreibe am Ende der Mail deut­li­ch, dass der Empfänger tun soll­te: „Bitte fül­le das ange­häng­te Formular aus und schi­cke es inner­halb einer Woche per Post an mich zurück“ oder „Wie viel kos­tet es, wenn wir ihre Location für einen Tag mie­ten wol­len?“ oder „Kannst Du zu unse­rem Shooting dei­nen Hund mit­brin­gen?“
  7. Benutze Textbausteine:
    Wer mit den immer glei­chen Arten von Leuten zu tun hat, merkt bald, dass er oft das Gleiche ant­wor­tet. Deswegen gibt es Textbausteine, die man nach Belieben zusam­menkli­cken kann. Ich habe zum Beispiel vie­le Textbausteine für die Kommunikation mit Models, es gibt aber auch vie­le ande­re nütz­li­che Anwendungsbereiche. Konkret nut­ze ich das Quicktext-Addon für Thunderbird.
  8. Nüchtern blei­ben:
    Damit mei­ne ich nicht den Alkoholpegel, son­dern den Ton der Mails. . Ich ver­mei­de Smalltalk und per­sön­li­che Fragen in beruf­li­chen Mails, weil das fast auto­ma­ti­sch in unnö­ti­gen Antworten resul­tiert. Gleiches gilt für rhe­to­ri­sche Fragen und blu­mi­ge Verabschiedungen, gene­rell laden Fragezeichen zu Antworten ein. Lieber vie­le kur­ze Absätze schrei­ben statt lan­ger, blu­mi­ger Texte, denn das führt mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu, dass Rückfragen kom­men, die schon am Ende der Email beant­wor­tet wur­den. Bis dahin hat­te es nur kei­ner durch­ge­hal­ten.
  9. Nicht jede Email ver­dient eine Antwort:
    Dieser Tipp ist etwas knif­fe­lig, weil eini­ge Leute es gewohnt sind, sich für alles zu bedan­ken. Das kann aber leicht zu sinn­ent­leer­ten Email-Wechseln füh­ren wie: „Danke für den Tipp“, „Bitte, gern gesche­hen“, „Ach, kei­ne Ursache“, „Ja, trotz­dem dan­ke“ und so wei­ter. Deswegen ver­su­che ich, nicht bei jeder Mail ein Dankeschön zu schi­cken. Leute, die ich gut ken­ne, die ich bald per­sön­li­ch tref­fen wer­de oder von denen ich weiß, dass sie sowie­so mit über­vol­len Postfächern zu kämp­fen haben, blei­ben von Danke-Emails unbe­hel­ligt. Im Zweifel bedan­ke ich mich beim nächs­ten Treffen.

Welche Tipps und Tricks benutzt ihr, um eure Emails in den Griff zu bekom­men?