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Steuerformular bei Fotolia erneuern

2009 hatte die Bildagentur Fotolia angefangen, Steuerformulare von ihren Fotografen zu verlangen, um eine Doppelbesteuerung für Bildverkäufe in den USA zu vermeiden.

Die damals ausgefüllten Formulare laufen bei Fotolia Ende 2013 aus.

Wer vermeiden will, für seine Verkäufe an US-Käufer ab 2014 gleich 30% Steuer pauschal abzuführen*, der sollte das notwendige W-8BEN-Formular einfach erneut ausfüllen.

Dazu auf die „Steuerbibliothek“ klicken (siehe Screenshot) und – wie hier ausführlich erklärt – das Formular neu ausfüllen. Die notwendigen Daten können ggf. auch im alten Formular nachgeschlagen werden.

Wenn ihr fertig seid, sollte das Ganze ungefähr so aussehen:

* Ich bin kein Steuerexperte, alle Angaben also ohne Gewähr.

Neues von Fotolia: Steuern, Preise und Honorare

Alles neu macht diesmal nicht der Mai, sondern der Januar.

Bei der Microstock-Bildagentur Fotolia gibt es gleich drei – mehr oder weniger erfreuliche – Nachrichten zum Jahresbeginn. Wenn die Meldung, dass die Bilder im Fotolia-Portfolio jetzt die 8-Millionen-Marke überschritten haben, mitgerechnet wird, sind es sogar vier Neuigkeiten.

Sparen und recnen

1. Steuern auf US-Verkäufe

Schon im November habe ich hier gemeldet, dass Fotolia wie die Agentur Shutterstock einige Monate vorher das Ausfüllen des W-8BEN-Formulares verlangt, um Steuern von us-amerikanischen Käufern korrekt abrechnen zu können. Zuerst schien es, das sei ausreichend. Aber im Fotolia-Forum schälte sich nun heraus, dass das nicht stimmt. Zur Zeit ist der Stand (nur für deutsche Fotografen gültig) folgender: Wer kein Formular ausfüllt, dem werden von allen Verkäufen 30% Quellensteuer abgezogen. Wer nur das W8-BEN-Formular ausfüllt, dem werden nur auf die US-Verkäufe 30% Steuern abgezogen.

Wer sehen will, wie viel seiner Verkäufe in die USA gingen und wie viel Steuern momentan zurückgehalten werden, kann das im Mitgliedsbereich von Fotolia unter „Statistik“ sehen. Dort gibt es die zwei neuen Auswahl-Möglichkeiten „Einkünfte durch US-Käufer“ und „Summe Withholding Tax“.

Wer verhindern will, dass auf seine US-Verkäufe die Steuern abgezogen werden, der muss zusätzlich zum W8-BEN-Formular eine ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) beantragt werden, die dann in das W8-Formular eingetragen wird. Um die ITIN zu erhalten, muss das W7-Formular ausgefüllt werden. Wie das genau steht, steht ausführlich hier. Vermutlich wird auch eine schriftliche Bestätigung der Bildagentur benötigt, warum man die ITIN braucht, deshalb bietet Fotolia an, über das Kontaktformular eine solche Bestätigung anzufordern. Ich habe das gestern gemacht und mal sehen, wann ich diese erhalte.

Übrigens habe ich weitere Informationen von den Fotolia-Mitarbeitern erhalten. Ich zitiere: „Immer auf Deutschland bezogen: Ja, laut Finance Dept wird die ITIN benötigt, um vom Steuerabzug befreit werden zu können. Mit ITIN wird im Falle von Deutschland bei US-Umsätzen nichts (0) abgezogen. Ohne ITIN werden die US-Umsätze besteuert. Jedoch sollten die Abzüge in dem Fall auch gegenüber den deutschen Steuerbehörden anrechenbar sein – denn Steuer wurde bezahlt – und exakt hierfür gibt es das Besteuerungsabkommen zwischen den Ländern.“

Was passiert, wenn die ITIN erst nachträglich eingereicht wird? „Die US Withholding Tax wird auf alle Umsätze ab dem 1. Januar 2010 angerechnet. Mit dem Nachweis der ITIN (neues Formular ausfüllen / ersetzt vorheriges, falls vorhanden) wird der Steuerabzug auf US-Umsätze (im Falle von in Deutschland Steuerpflichtigen) auf 0 gesetzt.“

Ich hoffe, das bringt etwas Klarheit in die Sache.

2. Preiserhöhung

Zum Jahreswechsel hat Fotolia auch die Preise erhöht. Die kleinste Lizenz (XS) ist mit einem Credit unverändert geblieben, alle anderen Lizenzen wurden um 1-3 Credits angehoben. Die XXXL-Lizenz für Bilder über 30 Megapixel fällt weg und wird mit der XXL-Lizenz für Bilder über 16 Megapixel zusammengelegt. Das betrifft vor allem Mittelformat-Fotografen wie Yuri Arcurs oder Illustratoren, die beliebig große Dateigrößen erstellen können.

Credits pro Lizenz alt/neu

  • XS: 1/1
  • S: 2/3
  • M: 4/5
  • L: 5/7
  • XL: 6/8
  • XXL: 7/10
  • XXXL: 8/fällt weg

3. Honoraranpassung

Während die Preiserhöhung eine gute Nachricht ist, folgt nun der saure Apfel. Die Fotografenhonorare wurden „angepasst“. Das ist Orwellsches Neusprech dafür, dass für die meisten Fotografen die prozentualen Honoraranteile sinken. Hier mal der Vergleich:

Fotografenanteil pro Rank alt/neu

  • Weiß: 30/25
  • Bronze: 32/28
  • Silber: 34/31
  • Gold: 36/34
  • Smaragd: 38/37
  • Saphir: 40/40
  • Rubin: 42/43
  • Diamant: 43/46

Für Fotografen mit dem Saphir-Rank (100.000-250.000 Verkäufe) ändert sich nichts, alle mit niederen Rängen erhalten weniger Anteile, die (meines Wissens nur drei) Fotografen darüber erhalten etwas mehr. Es ist natürlich clever, die Preiserhöhung mit einer „Honoraränderung“ zu kombinieren, so wie es auch schon istockphoto, Dreamstime usw. gemacht haben. Aber mir als Fotograf wäre es lieber gewesen, von der Preiserhöhung zu profitieren, ohne Prozente abgeben zu müssen. Unter dem Strich kann es aber passieren, dass die Fotografen trotzdem mehr pro Verkauf verdienen, da sie nur bei den XS-Verkäufen weniger erhalten, bei fast allen anderen aber mehr. Je mehr große Lizenzen gemacht verkauft, desto zufriedener sollte er sein. Nach kann ich diese Aussage nicht mit eigenen Zahlen bestätigen, aber ich hoffe, dass ich in 1-2 Monaten berichten kann, wie sich die Änderungen auf meinen RPI (Return per Image) ausgewirkt haben werden. Mehr Zahlenspiele zu den Änderungen finden sich auch hier in der Microstock-Group.

Noch ein Hinweis in eigener Sache: Alle Informationen (einschließlich der Zitate) sind ohne Gewähr. Ich bin kein Steuerexperte und darf keine rechtlich verbindlichen Aussagen in dieser Hinsicht treffen.

Wie sind Eure ersten Erfahrungen mit den Neuerungen bei Fotolia?

Update 12.01.2010: Fotolia informiert in deren Forum – vorläufig und unter Vorbehalt – dass zur Zeit bei ausgefüllten W8-BEN-Formular doch keine ITIN erforderlich ist.

Fotolia verlangt jetzt auch Steuer-Informationen

Nachdem die Microstock-Bildagentur Shutterstock vor einem halben Jahr mit der Einführung von Steuerformularen für viel Wirbel gesorgt hat, zieht die Bildagentur Fotolia jetzt nach.

fotolia-steuer-bibliothek

Von vielen unbemerkt findet sich seit kurzem im Mitgliedsbereich ganz rechts der Menü-Eintrag „Steuer-Bibliothek“ (siehe Screenshot). Wer da raufklickt, kommt zu dem W-8 BEN-Formular, was die US-Regierung verlangt, um Steuern von us-amerikanischen Käufern korrekt abzurechnen. Da die USA mit Deutschland ein Steuerabkommen haben, empfiehlt es sich für deutsche Fotografen bei Fotolia, das Fomular korrekt auszufüllen, um in den Genuss von Steuererleichterungen zu kommen, bzw. genauer formuliert: Keine zusätzlichen Steuern zahlen zu müssen.

Einzelpersonen füllen das Formular am besten so aus:

  1. In der Steuer-Bibliothek im Abschnitt „Personen mit Wohnsitz in Ländern mit Besteuerungsabkommen“ (darunter fällt auch Deutschland) den Link „Online W-8 BEN Formular“ anklicken.
  2. Bei 1. (Name der natürlichen Person) den Namen des angemeldeten Fotografen eingeben.
  3. Bei 2. (Gründungsland der Gesellschaft) nur „N/A“ eintragen. Das steht für „not applicable“ und bedeutet „nicht zutreffend“, da Einzelpersonen ja keine Gesellschaften gründen.
  4. Bei 3. (Typ der Nutzungsberechtigten) „Einzelperson“ anklicken.
  5. Bei 4. die beim Meldeamt hinterlegte Wohnadresse angeben. Nummer steht für Hausnummer, die Felder „Wohnung“ und „Landkreis“ können ggf. frei gelassen werden.
  6. Bei 9.a (hauptansässig in) aus der Liste „Deutschland“ wählen
  7. Den Rest alles frei lassen.
  8. Auf „Vorschau“ klicken
  9. Im neuen Fenster bei „Unterschrift“ den Namen eingeben (muss identisch mit dem bei Schritt 2 sein.
  10. Auf „Absenden“ klicken.

Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass alle meine Angaben ohne Gewähr sind und jeder im Einzelfall selbst für seine Angaben verantwortlich ist.

Hilfe gibt es zum Beispiel im Steuer-Thread des Fotolia-Forums oder – komplizierter – auf der offiziellen Hilfe-Seite der us-amerikanischen Steuerbehörde IRS.

Update 06.01.2010: Hier gibt es neue Infos zur Besteuerung bei Fotolia.

Stockfotografie-News 2009-07-24

Na, habt ihr sie vermisst? Letzte Woche war ich in Berlin arbeiten und feiern, deswegen fielen die News mal aus. Dafür heute wieder frisch aus verschiedenen Quellen für Euch zusammengezapft.

  • Nach der Aufregung um Steuerzahlungen bei der Microstock-Bildagentur Shutterstock lichtet die Firma die Verwirrung etwas, indem sie ein Online-Tax Center eingerichtet hat.  Morgen werde ich einen ausführlicheren Artikel schreiben, wie die erforderlichen Anträge am besten ausgefüllt werden.
  • Die Food-Bildagentur Stockfood bietet jetzt auch Videos an. Zu Anfang sind ca. 1200 Clips verfügbar mit Preisen von 39 Euro (Online) bis 299 Euro (HD).
  • Zu einem ähnlichen Thema: Interview mit dem Shutterstock-CEO Adam Riggs über Stockvideos.
  • Die alteingesessene französische Bildagentur Gamma (Eyedea) wird zum 28.7.2009 geschlossen.

Wenn ihr noch News habt, hinterlasst sie einfach in den Kommentaren.

Shutterstock verlangt Steuerformulare

Seit letzter Woche gibt es bei den Fotografen der Microstock-Bildagentur Shutterstock große Aufregung.

Grund ist eine Email an alle Fotografen, die nicht aus den USA stammen, dass die oberste Steuerbehörde der USA, der Internal Revenue Service (IRS), ab sofort einen Nachweis verlangt, damit die Bildagentur keine Steuern an die Behörde abführen muss. Aber wie Behörden so sind, wird es ab hier furchtbar kompliziert.

Wir konzentrieren uns vor allem auf die Details, die für deutsche Fotografen bei Shutterstock wichtig sind.

Die USA und Deutschland haben einen Vertrag zur Einkommenssteuer geschlossen, der es ermöglicht, dass Shutterstock keine 30% Steuern an die IRS abführen muss.

Um das möglich zu machen, muss jedoch ein Formular ausgefüllt werden mit dem langen Namen  „U.S. Internal Revenue Service (IRS) Form W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“ oder kurz „W-8BEN“ genannt.

Um dieses korrekt auszufüllen, wird wiederum eine Art US-Steuernummer benötigt, die sogenannte „U.S. Individual Taxpayer Identification Number„, kurz ITIN.

Jetzt wird es schwierig:
Um diese Nummer zu erhalten, muss das Formular „Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number“ ausgefüllt und per Post eingeschickt werden.

Dazu wird unter anderem entweder eine beglaubigte Kopie des Reisepasses oder mindestens zwei andere beglaubigte Kopien von Ausweis, Führerschein oder Geburtsurkunde benötigt.

Eine genaue Anleitung in deutsch, wie das Formular ausgefüllt werden muss, gibt es hier in einem deutschen Thread des Shutterstock-Forums.

Das Problem ist jedoch, dass den Fotografen bisher nur eine Email von Shutterstock vorliegt. Die IRS verlangt jedoch einen Brief des Unternehmens (inklusive Briefkopf und Unterschrift). Shutterstock behauptet zwar zur Zeit, dass es ausreiche, die Email auszudrucken und mitzuschicken, aber von vielen anderen Stellen, u.A. US-Konsulaten, wird darauf hingewiesen, dass eine Mail nicht die Anforderungen erfülle.

Eine weitere offene Frage ist, welche deutsche Steuernummer in dem Forumular stehen soll: Die „normale“ Steuernummer (die, mit dem Zahlencode des zuständigen Finanzamts vorne), die Umsatzsteuer-ID oder die neu zugeteilte „persönliche Identifikationsnummer„, welche das Bundesamt letztes Jahr herausgegeben hat?

Was passiert, wenn das W-8BEN nicht ausgefüllt wird?
Shutterstock behält dann 30% der Einnahmen des Fotografen ein, die aus Verkäufen an US-Kunden stammen und leitet diese an die IRS weiter. Wenn das W8BEN ausgefüllt wird, überweist Shutterstock wie gewohnt die kompletten Einnahmen des Fotografen.

Um obige Fragen zu klären, habe ich eine Anfrage an Shutterstock gestartet, bislang jedoch noch keine Antwort erhalten. Wenn ich mehr Informationen habe, werde ich sie hier veröffentlichen.

Bisher gibt es im Shutterstock-Forum eine offizielle FAQ, die jedoch wichtige Fragen noch nicht beantwortet.

Im Forum wurde außerdem ein eigener Bereich nur für die Steuer-Fragen eingerichtet und es existieren viele Posts mit Informationen zu bestimmten Ländern und in verschiedenen Sprachen.

Noch ein formaler Hinweis am Ende: Diese Angaben sind alle ohne Gewähr, ich bin kein Steuerberater und habe nichts in dieser Richtung studiert.

UPDATE 02.06.2009 – 10 Uhr:
Mir wurde soeben von Shutterstock bestätigt, dass in Deutschland die Email als Nachweis nicht ausreicht. Es wird deshalb gebeten, den ITIN-Antrag noch nicht abzuschicken. An einer Lösung wird gearbeitet.