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Steuerformulare bei Bildagenturen neu ausfüllen

Bei vielen wird vermutlich das Steuerformular bei den Bildagenturen abgelaufen sein, weil es nur jeweils vier Jahre gültig ist und nach der großen Einführungswelle 2009 meist 2013 erneuert wurde.

2017 ist also das Jahr, in dem ihr spätestens bei euren wichtigsten Bildagenturen kontrollieren solltet, ob euer Steuerformular noch aktuell ist und es ggf. neu ausfüllen.

Hier eine grobe Anleitung, wo das Formular bei den Agenturen zu finden ist und was ihr ausfüllen müsst.

Wichtiger Hinweis:
Die Ausfüllhilfe gilt nur für Leute, die als „Individual“ bei den Bildagenturen hochladen und ihren Sitz in Deutschland haben. Wer zum Beispiel eine GmbH oder GbR hat, in deren Namen er Bilder hochlädt, muss ggf. ein anderes Formular ausfüllen. Rechtlich verbindlich kann euch da nur euer Steuerberater weiterhelfen. Deshalb alle Hinweise hier ohne Gewähr.

Fotolia / Adobe Stock

Die Steuerbibliothek von Fotolia findet ihr unter dem diesem Link bzw. in eurem Anbieter-Dashboard unten rechts unter Tools. Dort dann oben rechts auf „Meine Steuerformulare“ klicken und ihr seht, wie lange euer Formular noch gültig ist.

Sollte es abgelaufen sein, müssen Einzelpersonen aus Deutschland das W8BEN-Formular aus der Steuerbibliothek online ausfüllen. Das Formular kann und sollte online mittels Adobe Sign ausgefüllt werden und sieht ungefähr so aus wie der Screenshot. Die Felder mit roten Sternchen sind die Pflichtfelder:

Was muss in die Felder?

  1. Euer Vor- und Nachname
  2. Euer Land (Deutschland)
  3. Eure Meldeadresse (Erste Zeile Straße und Hausnummer, ggf. Adresszusatz, zweite Zeile links der Ort und rechts noch mal das Land)
  4. Postanschrift, falls die von der Meldeadresse abweicht
  5. Wer eine US-Steuernummer (ITIN) oder US-Sozialversicherungsnummer (SSN) hat, kann diese hier eintragen, ist aber freiwillig
  6. Wer eine deutsche „Steuer-ID-Nummer“ hat, kann diese hier eintragen. Ist ebenfalls freiwillig. Ich trage hier immer meine Umsatzsteuer-ID ein.
  7. freilassen
  8. Geburtsdatum (achtet auf das Format Monat-Tag-Jahr)
  9. Deutschland eintragen als deutscher Einwohner
  10. „0“ bei % rate eintragen und bei Type of income „Royalty Income – Images/Other“. Wer zusätzlich Videos anbietet, noch „Royalty Income – Motion Picture/Television“. Bei Reason noch mal „Royalty Income – Images/Other at 0% (und ggf. „Royalty Income – Motion Picture/Television at 0%“) eintragen
  11. Dann unten noch mal „bei Sign here“ euren Namen eintippen, darunter noch mal euren Namen (muss genau identisch sein mit Feld 1.
  12. Dann auf „Abschicke“ bzw. „Submit“ klicken.

Shutterstock

Bei Shutterstock ist das Ausfüllen deutlich einfacher, weil das meiste schon vorgedruckt ist. Ihr müsst nur darauf achten, dass eure Adresse korrekt ist bzw. diese ggf. in eurem Profil aktualisieren.

Das „Tax Center“ findet ihr hier bzw. unten rechts bei „Legal“ in der Linkleiste.

Das meiste ist schon vorausgefüllt, die roten Sternchen zeigen wieder Pflichtfelder an, die nicht vorhandenen Daten sind wie oben bei Fotolia auszufüllen.

Dreamstime

Bei Dreamstime findet ihr das „Tax Center“ hier oder wenn ihr oben rechts auf „My Account“ klickt und dann unten auf „Tax Center“.

Auch hier ist das meiste vorausgefüllt, die restlichen Daten wieder wie oben übernehmen. Einen wichtigen Unterschied gibt es bei Dreamstime: Sie wollen eine ID, also einen Identitätsnachweis als JPG-Datei, der nicht größer als 500 KB sein darf. Ich habe z.B. die Vorderseite meines aktuellen Personalausweises geschickt. Es ginge auch der Reisepass oder Führerschein zum Beispiel.

123rf

Das „Tax Center“ von 123rf findet ihr hier. Auch hier ist das meiste vorausgefüllt, der Rest siehe oben. Hilfreich ist das Baumdiagramm, durch das man sich hangeln kann, falls man nicht weiß, welches Formular das Richtige ist:

Habt ihr eure Steuerformulare überprüft? Sind sie auf dem neusten Stand?

Ausfüllen der Steuerformulare für die Bildagentur 123rf

Ich weiß nicht, warum die Bildagentur 123rf erst jetzt anfängt, bestimmte Steuerinformationen von ihren Anbietern abzufragen, während andere Agenturen wie Shutterstock oder Fotolia das schon seit über fünf Jahren verlangen.

Der Grund ist jedoch jedes Mal der Gleiche: Vorgaben der US-Finanzbehörde IRS, um steuerliche Vorgaben korrekt umsetzen zu können.

Für Fotografen ist es sinnvoll und wichtig, die Steuer-Informationen vollständig auszufüllen, weil so in den meisten Fällen eine deutlich höhere Besteuerung der Agentureinnahmen vermieden werden kann.

Während bei den anderen Agenturen bei der Umsetzung dieser Behördenanforderungen teilweise ein völliges Chaos herrschte, hat 123rf von den Fehlern der anderen Agenturen gelernt und das Ausfüllen des „W8-BEN-Antrags“ deutlich erleichtert.

Wie fülle ich das Formular richtig aus?

  1. Logge Dich bei 123rf ein und gehe dann ins „Tax Center„, der Link ist auf der Startseite ganz unten rechts zu finden.
  2. Dort startet ihr dann den „123 Tax Wizard“, also eine Art Ausfüllhilfe.
  3. Klickt auf „No“, bei „Do you know your Tax Group?“ (Kennst Du Deine Steuergruppe?)
  4. In meinem Fall klicke ich dann auf „I submit as an individual at 123rf“ (Ich liefere Bilder als Einzelperson an 123rf). Achtung: Wer Bilder als Unternehmen, Handelsgesellschaft, GmbH, LLC oder ähnliches liefert, muss unter Umständen eine der anderen Möglichkeiten anklicken.
  5. Danach wird das Land des permanenten Wohnsitzes abgefragt, in meinem Fall „Germany“.

    123rf tax-01
    Screenshot des „Tax Wizard“
  6. Klicke danach auf „Fill in E-form“ (Fülle das „W-8BEN“-Formular elektronisch aus) im roten Kästchen.
  7. Dann öffnet sich das „Form W-8BEN“, aber glücklicherweise sind die meisten Daten schon aus dem Profil von 123rf übernommen worden.
  8. Kontrolliert bitte euren Namen bei 1. sowie ihre Anschrift bei 4. Sollten da Fehler enthalten sein, müsst ihr diese Daten bei 123rf unter „Mein Konto/Anschrift ändern“ korrigieren.
  9. Bei 6. habe ich meine US-Steuernummer eingetragen, wer keine hat, klickt rechts einfach auf „I have no SSN, ITIN or EIN“ (Ich habe keine US-Steuernummer)
  10. Bei 7. habe ich meine deutsche Umsatzsteuer-ID eingetragen, bin aber ehrlich gesagt unsicher, ob nicht auch die Steueridentifikationsnummer oder die „normale“ Steuernummer ausreicht. Da das Feld aber als „optional“ (freiwillig) gekennzeichnet ist, müsstet ihr auch nichts eintragen, wenn ihr nicht wollt.

    Screenshot des W8-BEN-Formulars
    Screenshot des W-8BEN-Formulars
  11. Die Häkchen und anderen Details sind von 123rf schon korrekt vorausgefüllt, ganz unten müsst ihr dann nur noch unterschreiben, indem ihr euren Vor- und Nachnamen eintippt. Dieser muss identisch sein mit dem Namen bei 1.
  12. Fertig! Danach werdet ihr wieder zum „Tax Center“ geleitet, wo jetzt in grün „Tax Form W-8BEN Submitted“ (Steuerformular abgeschickt) stehen sollte.
  13. Nach einigen Wochen sollte sich der Status in „Tax Form W-8BEN Approved“ (Steuerformular bestätigt) ändern.

Habt ihr das Steuerformular auch schon ausgefüllt?