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Vorteile und Nachteile einer Modelvertrag-Tabelle

Je größer das eigene Stockfoto-Portfolio wird, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Oder im Umkehrschluss: Desto wichtiger ist es, Ordnung und Struktur in den eigenen Datenbestand zu bringen. Ein Mittel, was dabei helfen kann, ist eine „Modelvertrag-Tabelle„.

Lee Torrens hat diese Art der Tabelle vor einem halben Jahr als „Release Matching Spreadsheet“ in seinem Blog vorgestellt und nachdem ich sie erstellt hatte, hat sie mir schon zwei Mal viel Arbeit erspart.

Was ist eine Modelvertrag-Tabelle?

In einer Modelvertrag-Tabelle werden alle Bilder eines Fotografen aufgelistet und welche Modelverträge und Eigentumsfreigaben zu den jeweiligen Fotos gehören. Diese Tabelle wird genutzt, um den Bildbestand eines Fotografen schneller und automatisiert zu Bildagenturen zu liefern.

Die Vorteile einer solchen Tabelle

Wer für sein gesamtes Portfolio eine Modelvertrag-Tabelle hat, kann sich das Zuordnen von Modelverträgen und Eigentumsfreigaben für jedes einzelne Foto per Hand sparen, wenn er seine Bilder bei Agenturen hochlädt. Das geht leider momentan noch nicht bei den meisten Microstock-Bildagenturen, aber beim Hochladen zu weiteren Bildagenturen wird die Tabelle hilfreich. Vor allem Macrostock-Agenturen sind es gewohnt, diese Daten als Excel-Tabelle zu erhalten.

Auch für Verhandlungen mit neuen Bildagenturen kann es ein großer Pluspunkt sein, diese Tabelle zu haben. Wenn Agenturen wissen, dass sie diese Daten automatisiert für alle Bilder übernehmen können, stärkt das die Verhandlungsmacht des Fotografen und er kann in anderen Bereich mehr herausschlagen. Tipps für erfolgreiche Verhandlungen mit Bildagenturen gibt es hier bald in einem eigenen Artikel.

Ein weiterer Vorteil ist die Übersicht, die der Fotograf mit seiner Modelvertrag-Tabelle behält. Ich habe zum Beispiel mittlerweile über 200 verschiedene Models fotografiert. Einige davon kenne ich auch privat oder habe sie so oft fotografiert, dass ich mir deren Namen problemlos merken kann. Aber es kam schon vor, dass ich bei einem Gruppenfoto wissen musste, wer die abgebildeten Personen sind. Früher musste ich mir die eingescannten Model Releases im Ordner chronologisch sortiert anzeigen lassen und suchen, damit ich den Namen finde. Heute gebe ich einfach den Dateinamen in die Suchfunktion meiner Modelvertrag-Tabelle ein und ich werde zur Zeile geführt, in der die dazugehörigen Verträge stehen.

Viele Profi-Fotografen wie Andres Rodriguez, Yuri Arcurs, Mark Butler oder Ron Chapple nutzen so eine Tabelle, um ihr Portofolio breiter streuen zu können.

Der Nachteil einer Modelvertrag-Tabelle

Der Aufbau einer solchen Tabelle bedeutet etwas Arbeit, vor allem, wenn man schon einige tausend Bilder angesammelt hat, die nachträglich zugeordnet werden müssen. Außerdem bedeutet es doppelte Arbeit bei neuen Shootings, weil einerseits die Bilder in der Excel-Tabelle erfasst und trotzdem manuell bei den meisten Microstock-Agenturen mit MR und PR versehen werden müssen.

Den Lohn für eine solche Tabelle erhalten Fotografen vor allem dann, wenn sie dabei sind, ihren gesamten Bildbestand an neue oder weitere Bildagenturen zu liefern. Fast immer ist ein Teil der Forderung bei den Verhandlungen, dass das Portfolio so automatisiert wie möglich ins Agentur-Archiv übernommen wird. Idealerweise liefert der Fotograf nur eine externe Festplatte mit den Fotos, den Verträgen in einem eigenen Ordner und der Modelvertrag-Tabelle. Um den Rest kümmert sich die Agentur. Das Risiko, viel Zeit beim manuellen Hochladen zu neuen Agenturen zu verschwenden, die sich vielleicht als nicht lukrativ erweisen, wird so minimiert.

Wie muss eine Modelvertrag-Tabelle aussehen?

Wenn ihr euch entschieden habt, auch so eine Tabelle anzulegen, gibt es nur einige Grundregeln zu beachten.

In die erste Spalte der Tabelle kommt immer der Name des Fotos und in die danach folgenden Spalten jeweils die Modelverträge und Eigentumsfreigaben, die zu diesem Foto gehören. Das Ganze sieht dann beispielsweise so aus:


Die Farben in der ersten Spalte sind nur intern zur Auswertung für mich.

Ganz wichtig ist, dass die Tabelle maschinenlesbar sein muss. Das heißt, das wirklich jedes Foto, welches einen Vertrag benötigt, auch in der Tabelle einzeln aufgeführt wird. Abkürzungen wie „Alle Fotos im Ordner X benötigen Vertrag Y“ funktionieren nicht. Fotos, welche keine Verträge benötigen, wie beispielsweise Obst-Freisteller oder Landschaftsaufnahmen, können, müssen aber nicht aufgeführt werden.

Die Tabelle kann mittels einer Tabellenkalkulationssoftware leicht in viele verschiedene Formate exportiert werden, aber als Standard nehmen Bildagenturen am liebsten das CSV-Format.

Sinnvoll ist es, das gesamte Portofolio in einer Tabelle abzudecken. Es wäre zwar möglich, verschiedene Tabellen für unterschiedliche Motive anzulegen, solange sie vom Format her 100% identisch sind, aber mir ist noch kein Grund eingefallen, was das für Vorteile hätte.

Nutzt ihr schon so eine Tabelle? Oder wie behaltet ihr die die Zuordnung Eurer Modelverträge?

Shutterstock – Geballte Umsatz-Statistiken

Wenn es Änderungen gibt, dann aber Schlag auf Schlag. So auch bei der Bildagentur Shutterstock *.

Vor wenigen Wochen habe ich dort die höchste Verdienststufe erreicht und bekomme nun 38 Cent pro Abo-Verkauf. Insgesamt habe ich dafür 26 Monate gebraucht, also gut zwei Jahre.

Hier das Ganze mal als Grafik. Die Säulen stehen für Einnahmen pro Monat, angefangen im August 2008 bis Oktober 2010.

Was heißt eigentlich Verdienststufe? Viele Bildagenturen haben Anreizsysteme für Fotografen, besser zu werden und mehr zu verkaufen. Bei Shutterstock sieht dieses System so aus: Pro Abo-Verkauf bekommt der Fotograf eine feste Summe. Je mehr Gesamteinnahmen der Fotograf mit seinen Verkäufen erzielt hat, desto mehr Geld bekommt er pro Verkauf.

Die Zeit, die ich für die einzelnen Verdienststufen gebraucht habe, sehen tabellarisch so aus:

1. Stufe ($0,25 pro Abo-Download, bis $500): 10 Monate
2. Stufe ($0,33 pro Abo-Download, bis $3000): 8 Monate
3. Stufe ($0,36 pro Abo-Download, bis $10.000): 9 Monate
4. Stufe ($0,38 pro Abo-Download, über 10.000): da bin ich jetzt und warte, dass Shutterstock eine neue Verdienststufe einführt, vielleicht bei $25.000 mit $0,40 pro Abo-Download?

Während ich für die ersten 500 Dollar noch zehn Monate gebraucht habe, schaffe ich das jetzt fast in einem halben Monat.

Fairerweise muss ich erwähnen, dass Shutterstock nicht nur Abos verkauft, sondern auch Bildpakete anbietet, der Kunde also die Option erwirbt, statt eines langfristigen Abos eine bestimmte Menge Bilder im Voraus zu bezahlen und innerhalb eines Jahres runterzuladen. Shutterstock nennt das Model „On Demand Downloads“ und zahlt den Fotografen einen höheren Anteil pro Verkauf, der je nach Verdienststufe und Bildgröße zwischen $0,81 und $2,85 liegt. Mittlerweile machen diese Verkäufe ca. 21% meines Umsatzes bei Shutterstock aus, Abo-Verkäufe stellen 71% und die restlichen 8% kommen durch Verkäufe von erweiterten Lizenzen. Insgesamt hat Shutterstock über 23.000 Fotos von mir verkauft. Ja, eine 23 mit drei Nullen hinten dran!

Dieser Erfolg und diese Menge an Verkäufen führt leider zur Unübersichtlichkeit . Wer hat diese Fotos verkauft? Wie viel genau habe ich pro Foto verdient? Wie viel habe ich pro Fotosession verdient?

Shutterstock machte es einem nicht leicht, Antworten auf diese wichtigen Fragen zu finden. Aber innerhalb kurzer Zeit gab es aus drei verschiedenen Richtungen Hilfe.

Zum einen hat Shutterstock letzte Woche den Fotografen-Bereich neu überarbeitet. Diese sieht jetzt so aus (Klick auf den Screenshot vergrößert die Seite):


Oben links ist jetzt eine Weltkarte zu sehen, auf der in Echtzeit gezeigt wird, wo die letzten Fotos gekauft wurden. Darunter ist eine Grafik der Gesamtumsätze zu sehen, der nach verschiedenen Zeiträumen sortiert werden kann. Die dritte Grafik zeigt nur die Umsätze der Fotos, die auch innerhalb des eingestellten Zeitraums verkauft wurden. So sehe ich zum Beispiel, dass die Fotos, welche ich in den letzten drei Monaten hochgeladen habe, für 25% meines Umsatzes verantwortlich waren. In diesem Zeitraum hatte ich ca. 300 Fotos hochgeladen, ungefähr 12% meines gesamten Portfolios dort. Das heißt übersetzt: Bei Shutterstock verdiene ich mit neuen Fotos doppelt so viel wie mit alten. Die lange gehegte Vermutung vieler Fotografen, dass „das Biest gefüttert werden müsse“, kann nun mit Zahlen untermauert werden.

Wer sich den obigen Screenshot genauer anschaut, sieht, dass rechts oben ein Kästchen namens „SS SiteBoost“ ist. Hinter dieser unglücklichen Abkürzung verbirgt sich ein sehr hilfreiches Tool, welches extra installiert werden muss. Es wurde von einem polnischen Designer/Programmierer geschrieben und funktioniert als Firefox-Addon, Safari Extension, Greasemonkey-Skript und so weiter. Mit diesem Tool wird die Shutterstock-Webseite um viele nützliche Funktionen erweitert. Zum Beispiel kann ich von jeder Stelle der Webseite auf eins meiner Bilder klicken und Suchbegriffe, Beschreibung, Kategorien etc. ändern. Wenn ich im Statistik-Bereich bin und mit der Maus über ein Bild fahre, wird ein Pop-Up eingeblendet (siehe unten), welches mir die Gesamteinnahmen eines Bildes zeigt, also Abo-Download, On-Demand-Downloads und Erweiterte Lizenzen zusammen.

Außerdem zeigt es, wann das Foto hochgeladen wurde, wie viele Tage es online ist, wie viel ich mit dem Bild pro Tag verdient habe und wie der RPD (Revenue per Download) des Bildes ist. Zusätzlich berechnet das Tool auch den Gesamt- und Monats-RPI (Return per Image), den Gesamt- und Monats-RPD, die Sell-Through-Rate und vieles mehr. Wer viel bei Shutterstock verkauft, wird dieses Tool lieben!

Trotzdem fehlen mir noch Zahlen. Zum Beispiel weiß ich immer noch nicht, wie viel ich mit einer bestimmten Fotosession bei Shutterstock verdient habe. Ich fange gerade an, dafür einen Weg zu finden, der ohne Programmierkenntnisse jedoch etwas steinig ist. Am Anfang steht Excel . Vor kurzem habe ich dort eine Funktion gefunden, die sich „Neue Webabfrage“ nennt und unter „Daten/Externe Daten importieren“ versteckt ist.


Damit kann ich jede Shutterstock-Tabelle mehr oder weniger bequem in Excel importieren. Sind alle Daten drin, kann ich diese Liste nach den Bildnummern sortieren. Es liegt auf der Hand, dass die Bilder der gleichen Fotosession fortlaufende Nummernbereiche haben. Fotosession A hat beispielsweise die ID-Nummern 1402 bis 1703, Fotosession B die Nummern 2521 bis 2832 und so weiter. Mittels der Summenfunktion kann ich jetzt gut sehen, welche Fotosession mir wie viel Umsatz gebracht hat, ohne jedes einzelne Foto per Hand addieren zu müssen. Trotzdem ist das noch etwas umständlich und ich überlege gerade, ob ich die Funktion „Teilergebnis“ instrumentalisieren kann oder lieber einen Programmierer frage, mir ein kleines VisualBasic-Skript zu schreiben. Falls jemand von Euch eine Lösung hat oder sich an so ein Skript wagen möchte, bitte Kontakt mit mir aufnehmen.

Wie wertet ihr Eure Umsätze und Zahlen bei Shutterstock aus?


* Affiliate-Link

Erstellen einer Excel-Tabelle zur Fotoverwaltung

Wer mehr als eine Handvoll Fotos über Bildagenturen verkauft, verliert schnell den Überblick, welche Datei er wann an welche Agentur geliefert hat.

Das wird schnell ärgerlich, wenn man z.B. ein Foto in einer Zeitung ohne Bildcredit gedruckt sieht und wissen möchte, über welche Agentur das vielleicht verkauft worden ist. Außerdem hilft eine gute Fotoverwaltung, zu sehen, ob Fotos korrekt vertrieben werden, von denen Agenturen verlangen, dass sie nicht an Bildagenturen gegeben werden dürfen, die ihre Fotos billiger anbieten.

Es gibt Datenbanken wie iMatch oder ThumbsPlus, die riesige Fotobestände verwalten können. Oft haben sie jedoch den Nachteil, dass sie erstens etwas kosten, zweitens für viele Zwekce zu überdimensioniert und darum auch drittens schwer zu lernen sind.

Ich möchte heute eine einfache, aber wirkungsvolle Methode vorstellen, mit der bequem die Übersicht gewahrt bleibt, welche Fotos in welchen Bildagenturen schlummern.

excel-tabelle-fotoverwaltung
Wir nehmen eine Excel-Tabelle (das Ganze funktioniert aber auch mit der Open-Source-Variante Calc) und tragen in die erste Spalte „Dateiname“ ein. Rechts daneben kommt in jede Spalte der Name einer Bildagentur, bei der Fotos angeboten werden, z.B. Getty Images, Corbis, Jupitermedia.

Jetzt klicken wir links auf die 2 der Zeile 2. Damit wird die gesamte zweite Zeile markiert. Im Menüpunkt „Fenster“ klicken wir jetzt auf „Fenster fixieren„. Das bewirkt, dass die erste Zeile immer oben zu sehen ist, auch wenn wir später so viele Fotos in der Tabelle haben, dass wir nach unten scrollen müssen.

Als nächstes müssen die Fotos mit ihren Dateinamen in die Tabelle. Dafür gibt es ein kleines, hilfreiches und kostenloses Programm namens MaxLister. In diesem Programm wählt man einfach einen Ordner, von dessen Inhalt dann eine simple Textdatei erstellt wird, wahlweise mit oder ohne Unterordner. Wenn wir dort unseren Foto-Ordner angeben, bekomen wir eine handliche Liste mit den Dateinamen unserer Fotos, die wir einfach dank „Copy & Paste“ in unsere Excel-Tabelle verfrachten.

Hier wird deutlich, warum es sinnvoll ist, dafür zu sorgen, dass die Fotos keine Dateinamen bekommen, die sich wiederholen könnten. Denn wer in zwei verschiedenen Ordnern die Datei „foto_01.jpg“ hat, wird später in der Excel-Tabelle nicht mehr wissen, welches „foto_01“ gemeint ist. Ich benenne beispielsweise alle meine Fotos nach diesem Schema um: „JAHRESCODE_MODELNAME_KURZE-BILDBESCHREIBUNG_ORIGINALDATEINAME.jpg“. So kann ich in meiner Excel-Tabelle die Fotos immer nach Jahr und danach nach Model sortieren.

Nun tragen wir einfach in die Spalten mit den Bildagenturen ein, ob ein Foto dort zu finden ist oder nicht.

Ich nutze dazu vier Begriffe:

  • warten (das Foto befindet sich in der Warteschleife der Bildagentur und muss noch freigeschaltet oder abgelehnt werden)
  • drin (das Foto wurde von der Bildagentur angenommen und wird zum Verkauf angeboten)
  • abgelehnt (das Foto ist super, nur die Bildagentur ist anderer Meinung *grummel*)
  • rausgenommen (das Foto wurde von der Bildagentur angenommen, aber ich habe es aus irgendwelchen Gründen später herausgenommen)

Wer will, kann das Ganze auch farbig markieren. Ich markiere Felder farbig, wenn ich irgendwann Ungereimtheiten entdecke und diese bei den Agenturen überprüfen will.
Hinter die Begriffe schreibe ich immer das Datum, damit ich weiß, wie lange ein Foto schon in einer Bildagentur vorhanden ist. Fertig.

Wer das noch nie gemacht hat, wird am Anfang eine Weile brauchen. Aber wer nach jeder Upload-Welle die Informationen in die Tabelle einträgt, braucht nur wenig Zeit.

Jetzt bin ich neugierig: Wie behaltet ihr den Überblick über Eure Fotos in den Bildagenturen?