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9 Tipps für effektiveres Email-Management (auch für Fotografen)

Schauen wir der Wahrheit ins Auge: Auch Fotografen sitzen meist deutlich mehr am Computer als sie hinter der Kamera arbeiten. Einer der Gründe sind die vielen Emails, die man als Freiberufler bekommt: Auftragsanfragen, Geschäftsberichte, Dankesbriefe, Einladungen, Pressemeldungen, Kooperationsvorschläge, Info-Anforderungen und so weiter.

Ich habe mal gezählt: An einem durchschnittlichen Wochentag empfange ich über 60 Mails – und ja, die Verkaufsbenachrichtigungen der Bildagenturen habe ich schon deaktiviert. 🙂

Deswegen ist es notwendig, sich eine effektive und effiziente Arbeit mit Emails anzugewöhnen, um die oft unnötige Zeit zu verkürzen, die wir uns mit dem Schreiben und Beantworten von Emails widmen müssen.

  1. Benutze Filter-Systeme:
    Sowohl Google Mail, Thunderbird, Outlook, The Bat und alle anderen Email-Anbieter oder -Clients bieten Methoden, um eingehende Mails automatisch zu bearbeiten. Zum Beispiel habe ich einen Filter, der alle Freischalt- und Ablehnungsemails von Bildagenturen in einen eigenen Ordner verschiebt, den ich 1x die Woche mit meiner Excel-Tabelle abgleiche. Model-Bewerbungen haben einen eigenen Ordner, meine verschiedenen Projekte und so weiter.
  2. Sei streng mit Newslettern:
    In den letzten Jahren hat die Sitte um sich gegriffen, dass man entweder ein kostenloses Ebook, einige Gratis-Fonts, ein Hörbuch oder was auch immer nur bekam, wenn man sich bereit erklärte, eine Emailadresse anzugeben, mit der man einen Newsletter bestellte. Meist monatlich, oder schlimmer noch wöchentlich, ganz zu schweigen von den dämlichen „Deal des Tages“-Newslettern, die logischerweise täglich kommen. Idealerweise gibt man gleich eine Wegwerf-Emailadresse an, die man nie abruft. Ich nutze z.B. gern 10MinuteMail. Manchmal lässt es sich jedoch nicht vermeiden, Newsletter zu abonnieren. Wer sich dabei erwischt, mehr als 2x den gleichen Newsletter zu löschen, ohne ihn mit Gewinn zu lesen, sollte ihn gleich abbestellen.
  3. Benachrichtigungen abbestellen:
    Wo wir schon beim Abbestellen sind: Auch die ganzen Benachrichtigungen, wenn Heiner dich in einem Foto markiert hat, oder deine Freundin Maria jetzt auch den Musik-Streamingdienst deiner Wahl benutzt, sind unnütz. Weg damit.
  4. Benutze aussagekräftige Betreff-Zeilen:
    Oft genug bekomme ich Mails ohne Betreffzeile oder welche, in denen nur „Hallo“ oder „Habe eine Frage“ steht. Hilfreicher sind Betreffs wie „Modelbewerbung von Jasmin aus Wuppertal“ oder „Frage nach Video-Equipment für Zeitraffer-Aufnahmen“.
  5. Fass dich kurz und sei hilfreich:
    Meist reichen drei bis fünf Sätze, um den Zweck einer Email darzulegen. Der Rest kann weg. Wer per Mail einen Termin vereinbaren will, mache am besten gleich drei konkrete Vorschläge, wer die Unterschrift für einen Vertrag braucht, hängt diesen gleich an.
  6. Schreibe deutlich, was du willst:
    Manchmal frage ich mich, warum gerade ich eine bestimmte Email bekommen habe. Hat da jemand vergessen, mich aus der CC-Liste zu nehmen? Oder wollte jemand nur mal ein Lob loswerden, ohne eine Handlung zu erwarten? Ich weiß es nicht immer. Deshalb: Schreibe am Ende der Mail deutlich, dass der Empfänger tun sollte: „Bitte fülle das angehängte Formular aus und schicke es innerhalb einer Woche per Post an mich zurück“ oder „Wie viel kostet es, wenn wir ihre Location für einen Tag mieten wollen?“ oder „Kannst Du zu unserem Shooting deinen Hund mitbringen?“
  7. Benutze Textbausteine:
    Wer mit den immer gleichen Arten von Leuten zu tun hat, merkt bald, dass er oft das Gleiche antwortet. Deswegen gibt es Textbausteine, die man nach Belieben zusammenklicken kann. Ich habe zum Beispiel viele Textbausteine für die Kommunikation mit Models, es gibt aber auch viele andere nützliche Anwendungsbereiche. Konkret nutze ich das Quicktext-Addon für Thunderbird.
  8. Nüchtern bleiben:
    Damit meine ich nicht den Alkoholpegel, sondern den Ton der Mails. . Ich vermeide Smalltalk und persönliche Fragen in beruflichen Mails, weil das fast automatisch in unnötigen Antworten resultiert. Gleiches gilt für rhetorische Fragen und blumige Verabschiedungen, generell laden Fragezeichen zu Antworten ein. Lieber viele kurze Absätze schreiben statt langer, blumiger Texte, denn das führt mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu, dass Rückfragen kommen, die schon am Ende der Email beantwortet wurden. Bis dahin hatte es nur keiner durchgehalten.
  9. Nicht jede Email verdient eine Antwort:
    Dieser Tipp ist etwas kniffelig, weil einige Leute es gewohnt sind, sich für alles zu bedanken. Das kann aber leicht zu sinnentleerten Email-Wechseln führen wie: „Danke für den Tipp“, „Bitte, gern geschehen“, „Ach, keine Ursache“, „Ja, trotzdem danke“ und so weiter. Deswegen versuche ich, nicht bei jeder Mail ein Dankeschön zu schicken. Leute, die ich gut kenne, die ich bald persönlich treffen werde oder von denen ich weiß, dass sie sowieso mit übervollen Postfächern zu kämpfen haben, bleiben von Danke-Emails unbehelligt. Im Zweifel bedanke ich mich beim nächsten Treffen.

Welche Tipps und Tricks benutzt ihr, um eure Emails in den Griff zu bekommen?