9 Tipps für effektiveres Email-Management (auch für Fotografen)

Schauen wir der Wahrheit ins Auge: Auch Fotografen sitzen meist deutlich mehr am Computer als sie hinter der Kamera arbeiten. Einer der Gründe sind die vielen Emails, die man als Freiberufler bekommt: Auftragsanfragen, Geschäftsberichte, Dankesbriefe, Einladungen, Pressemeldungen, Kooperationsvorschläge, Info-Anforderungen und so weiter.

Ich habe mal gezählt: An einem durchschnittlichen Wochentag empfange ich über 60 Mails – und ja, die Verkaufsbenachrichtigungen der Bildagenturen habe ich schon deaktiviert. 🙂

Deswegen ist es notwendig, sich eine effektive und effiziente Arbeit mit Emails anzugewöhnen, um die oft unnötige Zeit zu verkürzen, die wir uns mit dem Schreiben und Beantworten von Emails widmen müssen.

  1. Benutze Filter-Systeme:
    Sowohl Google Mail, Thunderbird, Outlook, The Bat und alle anderen Email-Anbieter oder -Clients bieten Methoden, um eingehende Mails automatisch zu bearbeiten. Zum Beispiel habe ich einen Filter, der alle Freischalt- und Ablehnungsemails von Bildagenturen in einen eigenen Ordner verschiebt, den ich 1x die Woche mit meiner Excel-Tabelle abgleiche. Model-Bewerbungen haben einen eigenen Ordner, meine verschiedenen Projekte und so weiter.
  2. Sei streng mit Newslettern:
    In den letzten Jahren hat die Sitte um sich gegriffen, dass man entweder ein kostenloses Ebook, einige Gratis-Fonts, ein Hörbuch oder was auch immer nur bekam, wenn man sich bereit erklärte, eine Emailadresse anzugeben, mit der man einen Newsletter bestellte. Meist monatlich, oder schlimmer noch wöchentlich, ganz zu schweigen von den dämlichen „Deal des Tages“-Newslettern, die logischerweise täglich kommen. Idealerweise gibt man gleich eine Wegwerf-Emailadresse an, die man nie abruft. Ich nutze z.B. gern 10MinuteMail. Manchmal lässt es sich jedoch nicht vermeiden, Newsletter zu abonnieren. Wer sich dabei erwischt, mehr als 2x den gleichen Newsletter zu löschen, ohne ihn mit Gewinn zu lesen, sollte ihn gleich abbestellen.
  3. Benachrichtigungen abbestellen:
    Wo wir schon beim Abbestellen sind: Auch die ganzen Benachrichtigungen, wenn Heiner dich in einem Foto markiert hat, oder deine Freundin Maria jetzt auch den Musik-Streamingdienst deiner Wahl benutzt, sind unnütz. Weg damit.
  4. Benutze aussagekräftige Betreff-Zeilen:
    Oft genug bekomme ich Mails ohne Betreffzeile oder welche, in denen nur „Hallo“ oder „Habe eine Frage“ steht. Hilfreicher sind Betreffs wie „Modelbewerbung von Jasmin aus Wuppertal“ oder „Frage nach Video-Equipment für Zeitraffer-Aufnahmen“.
  5. Fass dich kurz und sei hilfreich:
    Meist reichen drei bis fünf Sätze, um den Zweck einer Email darzulegen. Der Rest kann weg. Wer per Mail einen Termin vereinbaren will, mache am besten gleich drei konkrete Vorschläge, wer die Unterschrift für einen Vertrag braucht, hängt diesen gleich an.
  6. Schreibe deutlich, was du willst:
    Manchmal frage ich mich, warum gerade ich eine bestimmte Email bekommen habe. Hat da jemand vergessen, mich aus der CC-Liste zu nehmen? Oder wollte jemand nur mal ein Lob loswerden, ohne eine Handlung zu erwarten? Ich weiß es nicht immer. Deshalb: Schreibe am Ende der Mail deutlich, dass der Empfänger tun sollte: „Bitte fülle das angehängte Formular aus und schicke es innerhalb einer Woche per Post an mich zurück“ oder „Wie viel kostet es, wenn wir ihre Location für einen Tag mieten wollen?“ oder „Kannst Du zu unserem Shooting deinen Hund mitbringen?“
  7. Benutze Textbausteine:
    Wer mit den immer gleichen Arten von Leuten zu tun hat, merkt bald, dass er oft das Gleiche antwortet. Deswegen gibt es Textbausteine, die man nach Belieben zusammenklicken kann. Ich habe zum Beispiel viele Textbausteine für die Kommunikation mit Models, es gibt aber auch viele andere nützliche Anwendungsbereiche. Konkret nutze ich das Quicktext-Addon für Thunderbird.
  8. Nüchtern bleiben:
    Damit meine ich nicht den Alkoholpegel, sondern den Ton der Mails. . Ich vermeide Smalltalk und persönliche Fragen in beruflichen Mails, weil das fast automatisch in unnötigen Antworten resultiert. Gleiches gilt für rhetorische Fragen und blumige Verabschiedungen, generell laden Fragezeichen zu Antworten ein. Lieber viele kurze Absätze schreiben statt langer, blumiger Texte, denn das führt mit hoher Wahrscheinlichkeit dazu, dass Rückfragen kommen, die schon am Ende der Email beantwortet wurden. Bis dahin hatte es nur keiner durchgehalten.
  9. Nicht jede Email verdient eine Antwort:
    Dieser Tipp ist etwas kniffelig, weil einige Leute es gewohnt sind, sich für alles zu bedanken. Das kann aber leicht zu sinnentleerten Email-Wechseln führen wie: „Danke für den Tipp“, „Bitte, gern geschehen“, „Ach, keine Ursache“, „Ja, trotzdem danke“ und so weiter. Deswegen versuche ich, nicht bei jeder Mail ein Dankeschön zu schicken. Leute, die ich gut kenne, die ich bald persönlich treffen werde oder von denen ich weiß, dass sie sowieso mit übervollen Postfächern zu kämpfen haben, bleiben von Danke-Emails unbehelligt. Im Zweifel bedanke ich mich beim nächsten Treffen.

Welche Tipps und Tricks benutzt ihr, um eure Emails in den Griff zu bekommen?

9 Gedanken zu „9 Tipps für effektiveres Email-Management (auch für Fotografen)“

  1. Eine Liste mit sehr guten Tipps, danke dafür. Ich ertappe mich immer wieder dabei, mich im „Irrelevanten“ zu verlieren, sei es, an der Formulierung in E-Mails zu feilen oder mich im Informationsdschungel des Internets zu verlieren. Da geht dann massig Zeit flöten… Etwas mehr Selbstmanagement täte mir also gut.

    Ach übrigens, „Auch Fotografen sitzen meist deutlich am Computer“: hier fehlt ein „mehr“

    Grüße

  2. Ein sehr guter Hinweis! Ich habe es mir auch angewöhnt, in regelmäßigen Abständen Newsletter wieder abzubestellen. Die wenigsten sind wirklich interessant oder bieten einen tatsächlichen Mehrwert (z.B. Rabatte…).

    Ausgiebig nutze ich auch die Möglichkeit, Mails automatisch in den Papierkorb zu verschieben. Hin und wieder bleibt es nicht aus, dass E-Mail-Adressen weiterverkauft werden. Deswegen verwende ich für diverse Newsletter und Registrierungen auch eine „Müll“-Adresse, die ich sonst für nichts anderes verwende. Hier landet folglich auch die ein oder andere Spam-Mail. Da ich nicht allzu viel von automatischen Spam-Filtern halte, habe ich mir für verschiedene Schlagworte selbst einen Filter eingerichtet, der „passende“ Mails gleich in die Tonne verschiebt. So passiert es praktisch nicht, dass wichtige Nicht-Spam-Mails ausversehen aussortiert werden.

    Noch ein guter Tipp, wie man Spam reduzieren kann: In offensichtlichen Spam-Mails sollte man es tunlichst vermeiden, irgendwelche Abbestell-Links anzuklicken! Spam-Versender wissen zunächst oft nicht, ob gekaufte Adressen tatsächlich aktiv sind. Manche Spammer probieren Adressen auch einfach blind aus. Sobald jemand aber auf einen Link in so einer Mail klickt, registriert der Versender, dass diese Adresse aktiv ist und wird sie in der Folge mit Spam zuschütten. Besonders fies sind E-Mails, die Grafiken und/oder Bilder enthalten, die aber nicht mit der E-Mail verschickt, sondern erst beim Lesen der Mail vom Server des Absenders abgerufen werden. Auch dabei wird registriert, dass eine bestimmte Adresse aktiv ist. Die meisten E-Mail-Programme bieten daher aus Sicherheitsgründen in den Einstellungen zur Privatsphäre an, Inhalte, die nicht in der E-Mail enthalten sind, erstmal nicht anzuzeigen. Bei Thunderbird erscheint dann z.B. über der Mail ein Balken mit einem Hinweis und einer Schaltfläche „Externe Inhalte anzeigen“. Erst der aktive Klick auf diesen Button lädt dann die Bilder nach.

    Seit ich dies konsequent durchziehe, bekomme ich tatsächlich inzwischen spürbar weniger Spam. Ganz vermeiden kann man ihn leider nicht, aber für die letzten hartnäckigen Fälle habe ich ja meinen Filter…

  3. Wenn ich jemanden um etwas bitte (Formular zumailen etc.), dann bedanke ich mich gleich im voraus. Damit erspart man sich einmal Danke und einmal Bitte.

  4. Hallo Herr Kneschke,

    jetzt weiß ich warum sie mir nicht auf meine Mail geantwortet haben, bei der Flut von Mails am Tag.
    Ist die meinige untergegangen. Nicht schlimm.
    😉
    AG Angela

  5. Eine weitere Möglichkeit um Spam zu vermeiden und ein potenzielles Sicherheitsrisiko auszuschliessen, ist es seine E-Mail Postfächer immer als IMAP anzulegen.
    Im Gegensatz zu den üblichen POP 3-Postfächern, verbleiben dann sämtliche E-Mails auf dem Server.
    Nur wenn man will werden sie, per Klick, auf den eigenen Rechner geladen. Auch das Löschen geschieht direkt auf dem Server.

  6. @tomi: Bei IMAP bleiben die Mails zwar prinzipiell auf dem Server, aber wenn Du sie Dir auf Deinem Rechner ansehen willst, müssen die Daten auch zu Dir übertragen werden. Ansonsten könntest Du die Mails ja auch gar nicht lesen. Selbst, wenn Du Dich über ein Web-Interface mittels Browser auf Deinem Mail-Account einloggst, ändert das nichts. Ein Vorteil zur Vermeidung von Spam bietet IMAP daher nicht.

    Allerdings hat IMAP jede Menge andere Vorteile, die aufzuzählen hier den Rahmen sprengen würde. Einer der wichtigsten sei nur erwähnt und das ist die Sicherheit vor dem Verlust wichtiger Mails. Da sie wie gesagt auf dem Mailserver liegen bleiben (bis Du sie löscht), werden sie dort auch gesichert. Ein Ausfall der eigenen Festplatte führt daher zumindest nicht zum Verlust der E-Mails.

  7. Gute Tipps, besonders der mit den Textbausteinen!

    Meine persönlichen Tipps:
    – kurz halten
    – auch mal Telefon nutzen
    – mit Leute, die ich regelmäßig treffe, brauche ich nicht schreiben, außer für Dokumententausch
    – Bedanken vorab (hat man früher in Briefen auch gemacht) 😉
    – auf Newsletter/Auto-Benachrichtigung verzichten
    – ausgiebig den Filter einsetzen

  8. Verwende sehr oft eine Sprachsteuerungssoftware. Diktieren statt schreiben geht wesentlich schneller.

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