Erstellen einer Excel-Tabelle zur Fotoverwaltung

Wer mehr als eine Handvoll Fotos über Bildagenturen ver­kauft, ver­liert schnell den Überblick, wel­che Datei er wann an wel­che Agentur gelie­fert hat.

Das wird schnell ärger­li­ch, wenn man z.B. ein Foto in einer Zeitung ohne Bildcredit gedruckt sieht und wis­sen möch­te, über wel­che Agentur das viel­leicht ver­kauft wor­den ist. Außerdem hilft eine gute Fotoverwaltung, zu sehen, ob Fotos kor­rekt ver­trie­ben wer­den, von denen Agenturen ver­lan­gen, dass sie nicht an Bildagenturen gege­ben wer­den dür­fen, die ihre Fotos bil­li­ger anbie­ten.

Es gibt Datenbanken wie iMatch oder ThumbsPlus, die rie­si­ge Fotobestände ver­wal­ten kön­nen. Oft haben sie jedoch den Nachteil, dass sie ers­tens etwas kos­ten, zwei­tens für vie­le Zwekce zu über­di­men­sio­niert und dar­um auch drit­tens schwer zu ler­nen sind.

Ich möch­te heu­te eine ein­fa­che, aber wir­kungs­vol­le Methode vor­stel­len, mit der bequem die Übersicht gewahrt bleibt, wel­che Fotos in wel­chen Bildagenturen schlum­mern.

excel-tabelle-fotoverwaltung
Wir neh­men eine Excel-Tabelle (das Ganze funk­tio­niert aber auch mit der Open-Source-Variante Calc) und tra­gen in die ers­te Spalte „Dateiname“ ein. Rechts dane­ben kommt in jede Spalte der Name einer Bildagentur, bei der Fotos ange­bo­ten wer­den, z.B. Getty Images, Corbis, Jupitermedia.

Jetzt kli­cken wir links auf die 2 der Zeile 2. Damit wird die gesam­te zwei­te Zeile mar­kiert. Im Menüpunkt „Fenster“ kli­cken wir jetzt auf „Fenster fixie­ren“. Das bewirkt, dass die ers­te Zeile immer oben zu sehen ist, auch wenn wir spä­ter so vie­le Fotos in der Tabelle haben, dass wir nach unten scrol­len müs­sen.

Als nächs­tes müs­sen die Fotos mit ihren Dateinamen in die Tabelle. Dafür gibt es ein klei­nes, hilf­rei­ches und kos­ten­lo­ses Programm namens MaxLister. In die­sem Programm wählt man ein­fach einen Ordner, von des­sen Inhalt dann eine sim­ple Textdatei erstellt wird, wahl­wei­se mit oder ohne Unterordner. Wenn wir dort unse­ren Foto-Ordner ange­ben, beko­men wir eine hand­li­che Liste mit den Dateinamen unse­rer Fotos, die wir ein­fach dank „Copy & Paste“ in unse­re Excel-Tabelle ver­frach­ten.

Hier wird deut­li­ch, war­um es sinn­voll ist, dafür zu sor­gen, dass die Fotos kei­ne Dateinamen bekom­men, die sich wie­der­ho­len könn­ten. Denn wer in zwei ver­schie­de­nen Ordnern die Datei „foto_01.jpg“ hat, wird spä­ter in der Excel-Tabelle nicht mehr wis­sen, wel­ches „foto_01“ gemeint ist. Ich benen­ne bei­spiels­wei­se alle mei­ne Fotos nach die­sem Schema um: „JAHRESCODE_MODELNAME_KURZE-BILDBESCHREIBUNG_ORIGINALDATEINAME.jpg“. So kann ich in mei­ner Excel-Tabelle die Fotos immer nach Jahr und dana­ch nach Model sor­tie­ren.

Nun tra­gen wir ein­fach in die Spalten mit den Bildagenturen ein, ob ein Foto dort zu fin­den ist oder nicht.

Ich nut­ze dazu vier Begriffe:

  • war­ten (das Foto befin­det sich in der Warteschleife der Bildagentur und muss noch frei­ge­schal­tet oder abge­lehnt wer­den)
  • drin (das Foto wur­de von der Bildagentur ange­nom­men und wird zum Verkauf ange­bo­ten)
  • abge­lehnt (das Foto ist super, nur die Bildagentur ist ande­rer Meinung *grum­mel*)
  • raus­ge­nom­men (das Foto wur­de von der Bildagentur ange­nom­men, aber ich habe es aus irgend­wel­chen Gründen spä­ter her­aus­ge­nom­men)

Wer will, kann das Ganze auch far­big mar­kie­ren. Ich mar­kie­re Felder far­big, wenn ich irgend­wann Ungereimtheiten ent­de­cke und die­se bei den Agenturen über­prü­fen will.
Hinter die Begriffe schrei­be ich immer das Datum, damit ich weiß, wie lan­ge ein Foto schon in einer Bildagentur vor­han­den ist. Fertig.

Wer das noch nie gemacht hat, wird am Anfang eine Weile brau­chen. Aber wer nach jeder Upload-Welle die Informationen in die Tabelle ein­trägt, braucht nur wenig Zeit.

Jetzt bin ich neu­gie­rig: Wie behal­tet ihr den Überblick über Eure Fotos in den Bildagenturen?

7 Gedanken zu „Erstellen einer Excel-Tabelle zur Fotoverwaltung“

  1. Ich mache das bis­her per Lightroom. Für jede Agentur habe ich eine Smartsammlung mit Untersammlungen (noch hoch­la­den, ange­nom­men, abge­lehnt, war­tend) ange­legt. Allerdings habe ich auch nicht wirk­li­ch vie­le Bilder bis dato hoch­ge­la­den, da ich in der Regel ande­re Anwendungsgebiete habe.

  2. Wieder mal ein inter­es­san­ter Artikel – auch wenn man selbst nicht Stockfotografie betreibt.
    Mein Problem ist begrenz­ter, ich arbei­te dar­an Infos über Bilduploads zu erfas­sen, ver­su­che aber die Infos in der Bilddatei selbst zu hal­ten (IPTC-Tags und Exif).

  3. Ich ver­wal­te die Bilder in Expression Media. Ein Katalogsatz pro Agentur. Ein Klick auf den Katalogsatz zeigt direkt alle Bilder in der ent­spre­chen­den Agentur.

  4. Hey Robert.
    Ich fin­de das echt né klas­se und sehr ein­fa­che Idee. Das macht alles was man braucht, ist schnell erwei­tert und man hat alles auf einen Blick was man mag. Wenn man will, kann man ja auch noch Grafen und Diagramma aus der Tabelle erstel­len las­sen. Wäre né net­te Spielerei, aber für die Übersicht bestimmt hilf­reich.
    Ich habe genauso wie OT-Foto mei­ne Verwltung „noch“ in LR. Jede Agentur hat einen eige­nen Ordner, wo abge­lehnt oder ange­nom­men Bilder ent­hal­ten sind.

  5. Ich habe bemerkt, dass sich beim arbei­ten mit gro­ßen Tabellen, das Feld/Spalte „Bemerkungen“ am Ende sehr bezahlt macht.

  6. Schöne, weil sim­ple Lösung. Excel oder das kos­ten­lo­se Open-Office Calc hat man fast immer auf dem Rechner. Und bis zu ein paar tau­send Einträgen ist das gan­ze sicher auch schön schnell und über­sicht­li­ch. Ist halt nur viel Handarbeit, die Liste zu pfle­gen. Ich habe sel­ber (noch) kei­ne Stock-Fotos im Umlauf. Aber etwa 50.000 Bilder kata­lo­gi­siert.

    Ich nut­ze die Software IDImager, die beson­ders auch für Profis mit gros­sen Datenmengen ent­wi­ckelt ist (aber nur klei­nes Geld kos­tet). Damit kann man ein­fach belie­bi­ge Status-Tags als Katalogstichwörter ver­ge­ben und sehr schnell dana­ch sor­tie­ren. Auch vir­tu­el­le Portfolios, Zeitleiste und far­bi­ge Codierung für die jewei­li­ge Agentur sind kein Problem. Kann ich nur emp­feh­len.

  7. Ich nut­ze bis­her noch die simp­len Windows-Ordner, wer­de es nun aber auch mal mit der Excel-Methode ver­su­chen.

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